Collaboration

Recommandations pour garantir une excellente collaboration avec l'ensemble de votre équipe.

Collaborez

La facilité de collaboration et de travail avec d'autres utilisateurs constitue l'un des principaux atouts de Trello. Les tableaux Trello permettent à vos collègues, à votre conjoint ou à certains de vos amis de bénéficier d'une perspective partagée. Vous pouvez consulter tous les éléments dont vous avez besoin et accéder à l'ensemble des informations depuis une seule plateforme. Vous avez bien compris : vous pouvez dire adieu aux infernales chaînes d'e-mails. Vous nous remercierez plus tard.

Devenez un leader

Une équipe productive est souvent dirigée par un excellent leader. Si vous êtes ce leader (le créateur et visionnaire du tableau), partagez votre point de vue avec vos collègues membres de tableau afin que tout le monde ait un objectif commun et suive la même direction :

  • Impliquez tout le monde avec une carte « Informations pratiques », facilement accessible en haut de la première liste du tableau. Ajoutez-y des objectifs, des délais, des ressources et des liens vers des canaux de discussion pertinents. Il peut également s'avérer utile d'expliquer dans cette carte le flux de travail.
  • Visualisez instantanément ce qui n'a pas été fait avec le Power-up Carte inactive. Il permet de faire en sorte que la couleur des cartes s'estompe progressivement si celle-ci n'a enregistré aucune nouvelle activité depuis un moment.
  • Vous pouvez disposer d'un lieu de réunion dédié accessible via un tableau avec Google Hangouts ou le Power-up Whereby. Organisez régulièrement des réunions « standups » avec les membres du tableau afin que chacun puisse partager ce qu'il a fait, les éléments sur lesquels il travaille et ceux qui bloquent l'avancement de son travail.

Commentaires, mentions et plus

La collaboration entraîne souvent des discussions intéressantes à propos des tâches en cours, des commentaires constructifs et des félicitations (bien méritées !) pour le travail rondement mené. Voici quelques conseils rapides pour engager le dialogue :

  • Publiez un commentaire sur une carte afin de faire le point pour votre équipe. Ainsi, les membres savent ce qui fonctionne et n'auront pas à vous poser la question ultérieurement.
  • Vous voulez attirer l'attention de quelqu'un ? Utilisez @ pour mentionner cette personne dans un commentaire et lui envoyer une notification qui la redirigera directement vers la tâche en question. Il s'agit d'une fonctionnalité idéale pour demander des données, partager des informations ou transférer une tâche à la personne suivante dans le flux de travail.
  • Mentionnez tous les personnes d'une carte ou d'un tableau entier avec les termes @card et @board, respectivement. Utilisez donc minutieusement vos nouveaux pouvoirs de @mention !
  • Vous vous sentez d'humeur… à utiliser des émoticônes ? Lorsque les émoticônes sont plus éloquentes que les mots, cliquez sur 😄 en bas de la zone de commentaire et laissez-vous porter par votre inspiration.

Indiquer comme terminée

Ce qui est parfois étonnant avec la collaboration efficace, c'est qu'avec moins, on peut faire beaucoup. Lorsque tous les membres savent ce qui est accompli sans avoir à poser de questions, toutes les personnes impliquées gagnent du temps. Voici plusieurs solutions efficaces pour informer tous vos collègues de votre progression :

  • Il vous suffit de faire glisser la carte vers la liste Terminé. Si un centre de productivité nécessite plusieurs listes Terminé, créez une liste par semaine ou par mois.
  • Indiquez en un seul clic que la date limite d'une carte a été respectée afin que chacun puisse profiter du symbole vert synonyme de réussite.
  • Pour les amateurs d'étiquettes, appliquez une étiquette Terminée à une carte et passez à la prochaine étape du pipeline.

#TrelloTips:Assurez-vous de ne pas oublier une seule date limite importante. Si une liste contient des cartes avec des dates limites, cliquez sur l'icône du menu de la liste et sélectionnez « Trier par date » afin d'afficher toutes les cartes avec des dates limites.

Ajouter un membre contre Suivre

Voici un exemple commun : vous êtes le maestro responsable du tableau et vous orchestrez le travail collaboratif. Vous voulez toujours être au courant des activités de votre tableau et pour cela, vous vous ajoutez sur toutes les cartes. Attendez une minute, Mozart : il existe une bien meilleure façon.

En ajoutant votre avatar aux cartes dont vous n'êtes pas directement responsable, vous risquez de nuire à la visibilité des autres utilisateurs sur les tâches de chacun. Vous pouvez plutôt suivre les cartes afin de recevoir ces notifications pertinentes.

En fait, vous pouvez même suivre chaque liste ou l'ensemble du tableau Trello, ce qui peut considérablement améliorer la productivité de certains flux de travail.

  • Les responsables d'une équipe ou d'un projet qui souhaitent être avertis lorsque des tâches sont terminées peuvent suivre la liste Terminé sur le tableau.
  • Si vous êtes un élément essentiel du flux de travail, tel qu'un réviseur pour un brouillon ou un testeur de qualité d'une équipe de développement, suivez la liste appropriée. Bien sûr, vous serez probablement ajouté à la carte ou mentionné dans un commentaire, mais il vaut mieux prévoir toutes les possibilités.
  • Suivez une liste « En cours » si vous faites partie du service commercial et que vous devez contacter un nouveau prospect, ou si vous faites partie de l'assistance et qu'un nouveau ticket a été envoyé. Peu importe votre flux de travail, utilisez « Suivre » pour rester informé à propos des choses qui vous importent le plus.

Restez connecté

Assurez-vous que la communication entre les différentes applications n'est pas cloisonnée grâce aux Power-ups. Connectez les applications et les services que vous utilisez au quotidien, tels que Google Drive ou Salesforce, à vos tableaux Trello pour intégrer les informations dont vous avez besoin directement à votre flux de travail.

Par exemple, le Power-up Slack vous permet de joindre des conversations importantes aux cartes Trello afin de transformer vos discussions en tâches concrètes. De plus, vous pouvez envoyer des cartes Trello sur Slack pour lancer une séance de brainstorming ou recevoir des alertes Slack afin que votre équipe reste informée des actions importantes effectuées sur Trello.

En plus de gagner du temps et de ne jamais perdre le fil de votre travail, vous pouvez ainsi faire de Trello une plateforme de productivité personnalisée.

Et voilà, vous êtes fin prêt à entamer votre expérience de collaboration. À vous de jouer pour élargir votre domaine d'action !

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