Aller encore plus loin avec Trello

Organisez tout ce que vous voulez avec qui vous voulez et élargissez l'horizon des possibles.

Composants des tableaux

Maintenant que vous savez comment l'application Trello fonctionne, nous allons passer en revue cinq façons d'utiliser Trello pour accroître votre productivité.

Regardons les façons d'utiliser Trello pour :

  1. Suivre
  2. Stocker
  3. Partager
  4. Discuter
  5. Des possibilités infinies

Se tenir informé avec Trello

Le suivi de tâches de projets ou de processus est de loin l'utilisation la plus répandue de Trello. Les projets présentent généralement des dates de début et de fin, pour la planification d'un événement ou la création d'une fonctionnalité, par exemple. Quant aux processus, ils se présentent généralement sous forme d'éléments en cours, tels que les opérations quotidiennes d'une entreprise ou la gestion d'un calendrier éditorial.

Sur ces tableaux, les cartes représentent les tâches à accomplir et les listes correspondent généralement à une série d'étapes. Vous pouvez choisir une structure simple comprenant des listes À faire, En cours et Terminé, ou une structure plus détaillée si vous en avez besoin. Lorsqu'une carte est terminée, elle est déplacée de la gauche vers la droite.

Fonctionnalités pratiques :

  • Glisser-déposer – Glissez-déposez des cartes entre les listes pour afficher la progression et déplacez les cartes vers le haut et le bas dans une liste pour définir leur priorité.
  • Dates limites – Ajoutez des dates limites aux cartes pour respecter les échéances, et marquez la date limite comme respectée une fois que les opérations sont terminées.
  • Ajouter des membres – Attribuez des tâches en ajoutant des membres à des cartes afin que chacun puisse voir facilement qui fait quoi.
  • Checklists – Décomposez les tâches en fonction de leurs composants principaux et assurez-vous de toutes les traiter.

Conserver des informations avec Trello

Les tableaux Trello sont également la solution idéale pour conserver et consulter vos ressources ainsi que pour créer des documents évolutifs. Ils peuvent par exemple être utilisés pour enregistrer un manuel de l'employé, des ressources d'équipe ou même vos recettes favorites.

Sur ces tableaux, les listes représentent généralement des paquets ou des catégories, ce qui permet de simplifier le tri et l'organisation des informations. Des cartes sont créées pour chaque tâche avec des informations supplémentaires dans la description de la carte, des liens pertinents et des pièces jointes, le tout inclus dans chaque carte.

Fonctionnalités pratiques

  • Pièces jointes – Ajoutez en pièces jointes des fichiers de votre ordinateur ou de services cloud populaires comme Google Drive, Dropbox et OneDrive via des Power-ups afin d'organiser des documents, fichiers et ressources.
  • Markdown – Créez des descriptions de carte claires et organisées grâce à la mise en forme Markdown. Il vous permet d'ajouter des en-têtes, des listes à puce, du texte en italique ou en gras, des liens et bien plus encore.
  • Étiquettes – Ajoutez des étiquettes aux cartes puis utilisez la fonctionnalité de filtre afin d'afficher rapidement toutes les cartes associées à une étiquette. Utilisez des étiquettes grises si vous ne voulez pas que les étiquettes s'affichent à l'avant des cartes, mais que vous souhaitez quand même pouvoir les filtrer.
  • Recherche – Trello dispose d'un outil de recherche fiable qui vous permet d'afficher la carte de votre choix. Quel que soit le nombre de cartes que vous avez créées, Trello saura toujours les retrouver en un instant.

Partager avec Trello

Bien souvent, lorsqu'une grande quantité de travail est effectuée au sein de nombreux services et tableaux différents, vous avez besoin d'une page centralisée où chacun peut partager ce qu'il est en train de faire et ainsi tenir ses collègues et les clients informés. Créez un tableau pour l'ensemble de l'entreprise ou pour un service spécifique afin d'obtenir une vue d'ensemble des tâches accomplies par chaque membre de votre équipe, ou créez un calendrier de lancement afin d'informer les utilisateurs ou les clients du travail en cours.

Pour chaque mois ou trimestre fiscal, des listes peuvent être créées. Des cartes, qui représentent des projets, sont alors ajoutées à la liste correspondante pour indiquer les dates auxquelles tel ou tel projet est en cours d'exécution ou doit se terminer. Les cartes doivent être mises à jour régulièrement avec des mises à jour de statut, les avancées notoires et les éléments livrables du projet.

Fonctionnalités pratiques :

  • Carte et tableau en pièces jointes – Ajoutez en pièces jointes des cartes et tableaux de projet connexe afin que les membres de l'équipe puissent obtenir des détails et accéder à l'espace de travail.
  • Commentaires – Utilisez des commentaires afin de fournir régulièrement des mises à jour de statut qui comportent automatiquement la date et l'heure des commentaires ajoutés.
  • Power-up Carte inactive – Activez le Power-up Carte inactive sur votre tableau pour que les cartes inactives s'estompent progressivement. Cela vous permet d'identifier instantanément les cartes qui n'ont pas récemment été mises à jour.

Trello pour les discussions

Admettons-le, il n'y a rien de pire qu'un emploi du temps comportant trop de réunions qui n'ont aucun ordre du jour. En utilisant Trello pour organiser des réunions, vous pouvez concevoir un ordre du jour pour divers types de réunions : individuelles, en équipe, de rétrospective ou en assemblée publique. En outre, comme Trello fonctionne en temps réel, chacun peut rester informé dans Trello et pendant la réunion.

Sur ces tableaux, créez une liste d'éléments à discuter lors de la prochaine réunion pour définir un ordre du jour clair. Avant le début de chaque réunion, créez une liste présentant la date de la réunion. Déplacez ensuite les cartes de la liste : « sujets de discussion » vers la liste que vous venez de créer à mesure qu'elles ont été abordées. Lorsque toutes les cartes ont été déplacées, cela signifie la fin de la réunion. Si un élément nécessite un suivi lors de la prochaine réunion, laissez-le dans la liste : « sujets de discussion » pour la prochaine fois.

Pour faire le point après un sprint ou lorsqu'un grand projet arrive à son terme, pensez à créer d'autres listes intitulées « Quelles ont été nos réussites ? », « Que peut-on améliorer ? », « Questions et discussions » et « Mesures à prendre ». Demandez à votre équipe d'ajouter des cartes dans chaque liste à l'avance pour obtenir une rétrospective structurée et ainsi consulter les cartes plus rapidement.

  • Power-up Whereby : ajoutez une salle vidéo dédiée Whereby à votre tableau, puis copiez et collez le lien de votre tableau de réunion dans Whereby afin d'intégrer le tableau à votre discussion vidéo.
  • Copier le tableau - Utilisez la fonctionnalité Copier le tableau pour configurer un modèle de tableau destiné aux réunions récurrentes suivant toujours le même modèle, puis copiez le modèle pour gagner du temps.
  • Cartes et tableaux connexes – Ajoutez en pièces jointes des cartes et tableaux Trello connexes à des éléments d'ordre du jour à aborder afin que chacun puisse accéder aux détails pour avoir une meilleure perspective.
  • Power-up Vote – Identifiez les idées et les thèmes qui importent le plus à votre équipe grâce au Power-up Vote permettant aux membres de voter pour des cartes.

Des possibilités infinies

Le principal avantage apporté par la flexibilité de Trello est que vous pouvez mélanger ces différents concepts en des combinaisons infinies sur un seul tableau Trello.

Par exemple, le tableau d'un projet peut également comprendre des listes d'informations enregistrées, telles que des ressources, de la documentation et des sources d'inspiration.

Mais également un tableau de partage où les membres d'un service marketing peuvent fournir un aperçu détaillé des projets en cours ou consulter les points qui seront abordés à la prochaine réunion hebdomadaire.

Notre objectif est de rendre les tableaux Trello entièrement personnalisables, et nous espérons que ces composants vous aideront à créer un tableau adapté à vos besoins.

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