Comment quitter vos anciens outils

Choisissez Trello.

Maintenant que les vertus collaboratives de Trello sont établies, il est temps d'aider votre équipe à abandonner les anciens outils. Que vous utilisiez des e-mails, des tableurs ou des notes adhésives par le passé, ce n'est pas une mince affaire de remporter l'adhésion de vos collègues et de changer leurs méthodes de travail.

Voici quelques conseils pour vous aider à franchir le pas.

Commencer petit, puis se développer

Si Trello peut servir à organiser pratiquement n'importe quel aspect de votre vie, il est toutefois recommandé de commencer petit, puis d'augmenter au fur et à mesure le nombre de tableaux pour familiariser les utilisateurs avec ce nouvel outil. Nous savons que vous avez hâte de le développer, mais nous vous recommandons de choisir un seul projet pour une transition en douceur, plutôt que de foncer tête baissée et de créer des tableaux pour tout.

L'idéal est de créer un projet qui présente un objectif concret et réalisable en quelques semaines. Tout utilisateur du tableau peut ainsi être impliqué, collaborer en temps réel et voir les résultats rapidement. Vous pouvez envisager de planifier une campagne sur les médias sociaux, de créer un site Web ou de planifier un événement. Vous avez saisi l'idée.

Si vous faites le nécessaire, l'adoption sera aisée

Lorsque vous créez votre premier tableau Trello pour votre projet, présentez-le de façon claire et simple. Par exemple, lorsque vous ajoutez des listes au tableau, pensez à la façon dont votre équipe travaille et mettez en place un processus dans lequel elle se retrouve.

Réduisez le sentiment de surcharge de travail en décomposant un gros projet en cartes facilement gérables. En outre, utilisez des titres de cartes courts et évocateurs que les utilisateurs peuvent comprendre d'un simple coup d'œil. Gardez tous les détails pour la description de la carte et les checklists.

Il existe de nombreuses façons de rendre votre tableau attrayant et convivial pour les nouveaux utilisateurs. Par exemple, utilisez une photo que votre équipe aimera en fond d'écran. Vous pouvez en choisir une avec des chiots : tout le monde aime ces petites bêtes. Ajoutez des stickers et des émoticônes aux cartes pour leur donner un aspect plus amusant et visuellement plus expressif.

Enfin, assurez-vous de consulter l'article Collaboration du Guide pour découvrir d'autres moyens d'être le maître incontesté des tableaux Trello.

Partager les avantages

C'est le jour J ! Vous avez terminé la configuration de votre nouveau tableau Trello et vous êtes prêt à le partager avec l'équipe. Cependant, évitez de proposer abruptement un tableau à votre équipe en exigeant des résultats dès le lendemain. Accompagnez-la plutôt dans sa transition vers Trello avec une petite formation.

Organisez un déjeuner de travail (ou une discussion vidéo si vous travaillez avec des collègues à distance) pour présenter Trello. Montrez votre tableau et expliquez la façon dont cela permettra d'améliorer la productivité. À cet effet, nous avons même créé ces diapositives pratiques pour vous aider. Vous pouvez également diriger les membres de votre équipe vers des webinaires utiles.

Au début, il peut y avoir certaines réticences. Si c'est le cas, expliquez à votre équipe pourquoi vous pensez que basculer vers un nouvel outil conçu pour une collaboration transparente est une bonne idée, particulièrement si vous utilisez des outils comme des e-mails, des tableurs ou des notes adhésives.

Par exemple, si votre équipe utilise principalement des e-mails, mettez l'accent sur les avantages suivants :

  • Dans Trello, vous pouvez voir qui fait quoi au lieu de chercher dans une chaîne d'e-mails interminable.
  • Évitez de tomber dans certains pièges de la communication, comme oublier d'utiliser l'option « répondre à tous ».
  • Vous pouvez également faire simple en aidant votre équipe à atteindre l'objectif de zéro e-mail dans la boîte de réception.

#TrelloTips:Aidez les mordus d'e-mails à effectuer la transition vers Trello avec des fonctionnalités, telles que E-mail vers tableau ou le complément Trello pour Outlook.

S'il s'agit d'utilisateurs qui ne jurent que par les tableurs, essayez ceci :

  • Trello apporte une autre dimension aux tâches avec des descriptions, checklists, commentaires et plus encore.
  • Avec Trello, toutes les pièces jointes d'une tâche, y compris les tableurs, sont accessibles en un clic. Personne ne sait en effet les efforts que vous déployez pour centraliser tous les documents liés à vos tâches.
  • Le point fort de Trello : vous pouvez l'intégrer à toutes vos applications préférées.
  • Vous pouvez facilement déplacer des cartes et mettre à jour les priorités.
  • Si vous continuez à envoyer des fichiers, renoncez aux noms de fichiers de type « FinalV2.DEFINITIFFINAL.xlsx »

Si votre équipe ne parvient pas à se décoller des notes adhésives :

  • Les cartes Trello ne risquent pas de se décoller, contrairement aux notes adhésives. Aucun risque de les perdre.
  • Contrairement aux notes adhésives, Trello est disponible en permanence pour tous les utilisateurs où qu'ils soient grâce aux applications mobiles.
  • De plus, les notes adhésives ne comprennent pas de rappels intégrés.
  • Plus besoin de vous rendre en magasin, les cartes Trello sont toujours disponibles !

Bonne chance et préparez-vous bien ! Avec un peu de dévouement et de persévérance, vous deviendrez le nouveau héros du bureau !

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