Administration des équipes

Voici quelques conseils pour garder votre équipe organisée et sur la même longueur d'onde.

Administration des équipes

Après avoir créé votre équipe, invité des membres, ajouté des tableaux et commencé activement la collaboration, prenez un instant pour réfléchir à des manières d'améliorer la gestion de votre équipe.

(Vous n'avez pas encore d'équipe ? Consultez notre article Bien commencerpour rendre votre équipe rapidement opérationnelle et commencer à utiliser Trello.)

Visibilité de l'équipe

Sur la page de votre équipe, cliquez sur l'onglet Paramètres pour définir la visibilité de l'équipe.

La visibilité de l'équipe indique si votre équipe est répertoriée par les moteurs de recherche ou si elle est consultable par des utilisateurs en dehors de l'équipe. Elle peut être publique ou privée. Ne vous inquiétez pas : une équipe avec une visibilité publique ne signifie pas que vos tableaux privés ou visibles par les membres d'une équipe seront tout d'un coup accessibles au public.

Cependant, imaginons que vous prévoyez de créer un grand nombre de tableaux publics formidables, tels qu'un calendrier de lancement des produits, un tableau pour la communauté des utilisateurs ou un tableau de ressources contenant des informations pertinentes sur votre équipe ou votre entreprise. Dans ces situations, la meilleure solution consiste probablement à instaurer une équipe accessible au public, car cela fournira un endroit dédié pour vos utilisateurs, clients et fans qui souhaitent découvrir vos tableaux publics.

Devenez un Slacker

Si votre équipe utilise Slack, nous vous recommandons d'associer vos équipes Trello et Slack pour favoriser une collaboration transparente entre les deux applications. Avec vos équipes Slack et Trello liées, les membres de votre équipe Slack peuvent rejoindre votre équipe Trello et pourront ainsi mener à bien leurs tâches sans aucun obstacle.

En associant vos équipes Trello et Slack, celles-ci peuvent créer et modifier des cartes Trello, désigner des membres d'équipe et ajouter des commentaires et des dates limites directement depuis des canaux Slack, sans avoir à changer d'application. Ces fonctionnalités sont très utiles lorsque vous choisissez d'organiser une séance de brainstorming impromptue et que vous souhaitez créer des actions dans Trello.

Vous pouvez également définir des alertes pour des mises à jour depuis des tableaux Trello dans des canaux Slack, et obtenir des informations clés ou interagir avec des tableaux et des cartes Trello qui sont liés dans Slack. Encore mieux : l’application Trello pour Slack est entièrement gratuite !

#Conseil Trello : les administrateurs d'équipes Business Class peuvent choisir s'ils veulent que les membres d'une équipe Slack associée puissent rejoindre l'équipe, ou s'ils doivent être invités manuellement pour la rejoindre.

Ajoutez un autre administrateur (ou trois)

Les administrateurs sont les seuls membres d'équipe capables d'ajouter et de supprimer les membres d'une équipe et de modifier les paramètres. Cela signifie qu'il est important de pouvoir compter sur un administrateur pour apporter les modifications nécessaires. Par conséquent, nous vous recommandons de définir plusieurs membres de votre équipe en tant qu'administrateur, si jamais vous (le créateur de l'équipe) partez en congé parental ou en vacances, ou si vous êtes contraint d'assister à une réunion alors que des actions sont requises.

Pour définir un autre membre de votre équipe en tant qu'administrateur, cliquez sur l'onglet Membres sur la page de votre équipe, puis cliquez sur Normal à côté du nom du membre et sélectionnez Admin.

Soyez en harmonie avec votre marque

Il est très simple de personnaliser votre équipe pour la rendre unique. Commencez par ajouter un logo à votre équipe en cliquant sur la zone d'image blanche à côté du nom de votre équipe et en téléchargeant un fichier. Non seulement le logo égayera la page de votre équipe, mais il s'affichera également sur tous les tableaux de votre équipe. Génial !

De plus, il est recommandé de personnaliser le profil de votre équipe. Cliquez sur Modifier le profil de l'équipe afin de changer le nom de votre équipe et son nom raccourci (qui se trouve dans l'URL de votre équipe) et d'ajouter un lien vers le site Web ainsi qu'une description de l'équipe.

Il existe deux façons d'aborder la description de l'équipe, selon qu'il s'agit d'une équipe publique ou privée. Si vous avez créé une équipe accessible au public, il est recommandé d'ajouter des informations à propos de votre équipe et de votre service d'assistance ou les coordonnées des intermédiaires commerciaux, ou encore de décrire le rôle de chaque tableau public.

Pour les équipes privées, il peut être intéressant de mettre en évidence les contacts internes des administrateurs d'équipe pour les questions liées à Trello, ainsi que les tableaux qui doivent être obligatoirement consultés par chaque membre de l'équipe. Il peut s'agir par exemple des tableaux qui contiennent une vue d'ensemble de l'entreprise, le manuel de l'employé, les réunions globales ou les tableaux des services de haut niveau en matière de ressources et de demandes.

Gestion des membres

Pour la gestion des membres de votre équipe, n'oubliez pas qu'il n'y a aucune limite quant au nombre de membres que peut compter votre équipe. Nous vous conseillons d'ajouter toutes les personnes qui seront amenées à collaborer avec vous. Pour ajouter de nouveaux membres à votre équipe, cliquez sur l'onglet « Membres » et ajoutez des membres dans la section de gauche de la page des membres.

Lors de la création de votre équipe, n'oubliez pas que certains membres utilisent certainement déjà Trello de manière individuelle pour des projets liés à l'équipe. Il peut donc être utile de rappeler aux membres de votre équipe d'associer leurs tableaux précédemment créés à l'équipe. Cela permet de simplifier la collaboration pour tout le monde et de conserver toutes les ressources au même endroit, de manière bien organisée.

Si des membres doivent être retirés de l'équipe, cliquez sur Supprimer à côté de leur nom. Veuillez noter que cette action ne les retire que de l'équipe. Il faudra donc toujours les retirer des tableaux auxquels ils appartiennent individuellement. Les équipes Business Class peuvent retirer des membres de l'équipe et des tableaux auxquels ils sont associés en une seule action.

Voyez les choses en grand avec Business Class

Pour les équipes qui veulent compléter leur expérience Trello avec des fonctionnalités de sécurité et administratives supplémentaires, consultez la version Business Class.

  • Restreignez l'adhésion à une équipe selon le domaine, afin de vous assurer que seules les personnes disposant d'une adresse e-mail avec un des domaines spécifiés peuvent intégrer l'équipe.
  • Définissez des restrictions en matière de création de tableaux publics, visibles par les membres d'une équipe ou privés, afin d'éviter de dévoiler au public votre projet top secret.
  • Restreignez l'accès au tableau en autorisant uniquement les invitations de membres d'équipe.
  • Désactivez en un seul clic des membres d'équipe de tous les tableaux d'équipe, et plus encore !

Avons-nous également mentionné le nombre illimité de Power-ups sur les tableaux des membres de votre équipe ? Ils vont en raffoler ! En savoir plus sur Business Class.

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