Trelloをさらに活用

どんなことでも、どんな人とでも整理し、プロジェクトの見通しを立てましょう。

積み木のように自由自在なボード

Trelloアプリの理解を深めたところで、次は生産性をさらに向上させるためのTrelloの5つの活用術を見ていきましょう。

Trelloを使って以下のことを行う手順を見ていきましょう。

  1. 追跡
  2. 格納
  3. 共有する
  4. ディスカッション
  5. 組み合わせる

Trelloで追跡

Trelloの活用術としてダントツに人気なのは、プロジェクトやプロセスのタスクを追跡すること。一般的にプロジェクトには開始日と終了日があります。イベントの計画や新機能の構築がこれに当たります。一方、プロセスは継続的なもの。日々の業務や、エディトリアルカレンダーの管理などです。

これらのボードでは、カードはやるべきタスクを表し、リストは多くの場合一連の手順を表します。リストの構造はシンプルに「To Do」、「作業中」、「完了」とすることも、プロセスに応じてより詳しくすることもできます。そして進行(開始〜完了)に合わせてカードを左から右へ移動します。

便利な機能:

  • ドラッグアンドドロップ - リスト間でカードをドラッグアンドドロップして進捗を表示したり、リスト内でカードを上下に移動して優先度を設定することができます。
  • 期限 - 締め切りを忘れないようにカードに期限を追加し、終わったら期限を「完了」にします。
  • メンバーを追加 - メンバーをカードに追加することでタスクを割り当て、誰が何をしているのかが誰の目にもすぐに見えるようにします。
  • チェックリスト - タスクを大まかに分類し、見落としを防ぎます。

Trelloで格納

Trelloボードは、リソースを視覚的に格納して、絶えず更新されるドキュメントを構築する場合にも最適です。Trelloボードを格納に活用する良い例としては、従業員マニュアルやチームリソース、あとはレシピなどがあります。

これらのボードでは、リストは多くの場合バケットやカテゴリーを表し、これにより情報の整列や整理が簡単になります。アイテムごとに追加情報とともにカードが作成され、カードの説明、関連するリンク、添付ファイルがすべて各カードに格納されます。

便利な機能

  • 添付ファイル - コンピューターまたはGoogle Drive、Dropbox、OneDriveなどの有名なクラウドサービスからパワーアップ経由でファイルを添付し、ドキュメント、ファイル、アセットを整理します。
  • Markdown - Markdownフォーマットを使うと、カードの説明をより見やすくまとまりのあるものにすることができます。具体的には、テキストにヘッダー、箇条書き、太字、リンクなどを追加することができます。
  • ラベル - カードにラベルをタグ付けしてフィルター機能を使えば、関連するタグがあるカードを一度にすべて浮かび上がらせることができます。カードの表面にラベルを表示したくない場合も、グレーのラベルを使えばフィルターが可能です。
  • 検索 - Trelloの強力な検索機能を使うと、どんなカードでも探し出すことができます。どれだけ多くのカードを作っても、簡単に見つけることができます。

Trelloで共有

多くの仕事では複数の部署が関わり、多くのボードを使うことになります。この場合、関わる人々が作業内容を共有して同僚やクライアントに情報を提供するための一元管理された場所が必要になります。そんなときは、チーム全体の作業内容の全体像を反映する「会社概要」ボードや部署レベルのボードを作成するか、作業内容をクライアントやユーザーに共有するためのロードマップを作成します。

リストは月ごとまたは四半期ごとに作成される場合があります。このとき、プロジェクトを表すカードはそのプロジェクトの取り組み予定日や完了予定日に該当するリストに追加されます。カードは、ステータス更新、マイルストーンの達成、成果物に応じて定期的に更新する必要があります。

便利な機能:

  • カードとボードの添付 - 関連するプロジェクトのボードやカードを添付することで、チームメンバーはすぐに詳細を確認したり、作業が行われている場所にアクセスすることができます。
  • コメント - コメントを使って定期的に進捗を報告することができます。コメントを送信すると、追加日時が自動的に記録されます。
  • カードエイジングパワーアップ - ボードでカードエイジングパワーアップを有効にすると、アクティビティのないカードが次第にフェードアウトします。これにより、最近更新のないカードをすぐに見分けることができます。

Trelloでディスカッション

議題が設定されていない会議ばかりで予定が埋まっていることほど無益なことはありません。Trelloを使って会議を管理すれば、個人面談やチーム会議から、反省会やタウンミーティングまで、あらゆる会議の議題をしっかり設定することができます。また、Trelloはリアルタイムに機能するため、全員がTrelloで会議の最新情報を受け取ることができます。

これらのボードでは、次回の会議で話し合う予定のアイテムをリストにして議題を明確にします。それぞれの会議が始まる前に、そこに会議の日程が記載された新しいリストを作成します。そしてカードが議論されたら、これを「議論予定」リストから作成したばかりのリストに移動します。すべてのカードが移動したら、会議は終わりです。また、次回の会議で改めて話し合う必要があるアイテムについては、次回のために「議論予定」リストに残しておきます。

スプリントや大きなプロジェクトの完了後に反省会を行う場合は、「うまくいったこと」、「要改善項目」、「質問と話し合い」、「アクションアイテム」などをリストに載せると良いでしょう。事前にチームに各リストにカードを追加させることで、反省会は構造化されたものになり、短い時間で各カードについて協議することができます。

  • Whereby Power-Up - 専用のWherebyビデオルームをボードに追加し、会議ボードのリンクをWherebyにコピーアンドペーストすることで、ボードをビデオチャットに埋め込むことができます。
  • ボードをコピー - 毎回同じフォーマットで何度も行われる会議がある場合は、ボードのコピー機能を使ってテンプレート用のボードを作ることができます。テンプレートをコピーすれば時間の節約になります。
  • 関連するカードとボード - 関連するTrelloのカードとボードを話し合う予定の議題アイテムに添付することで、全員が すぐに詳細を確認したり、見通しを立てることができます。
  • 投票パワーアップ - メンバーによるカードへの投票を可能にするのが投票パワーアップ。これを使えば、チームにとって最も大切なアイディアやトピックを把握することができます。

組み合わせる

Trelloの柔軟性はピカイチ。たった1つのTrelloボード上でさまざまなコンセプトを好きなように組み合わせることができます。

たとえば、プロジェクトボードにはリソースやドキュメント、ヒントなどの格納された情報のリストを含めることもできます。

また、マーケティング部門のメンバーが作業中のプロジェクトについてざっくり説明する共有ボードに、週次会議のディスカッションリストも含めることもできます。

結局のところ、Trelloボードは自由に組み替えることができる積み木のようなもの。ぜひあなたのニーズに合うボードを作ってください。

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