Samenwerking

Beproefde werkwijzen voor een uitmuntende samenwerking met je hele team.

Werk samen

Een van de kenmerken van Trello is dat het heel makkelijk is om samen te werken met anderen. Of het nou om collega's, je partner of wat vrienden gaat; Trello-borden bieden iedereen een gedeeld perspectief. Je kunt alles wat je nodig hebt en alle informatie op één plek bekijken. Dat klopt: zorg dat je nooit meer door lange e-mails over en weer heen hoeft te ploegen. Je kunt ons later bedanken.

Wees een leider

Een productief team heeft vaak een geweldige leider. Als jij die leider, bordmaker en visionair bent, kun je jouw visie met jouw andere blije bordleden delen, zodat iedereen een gemeenschappelijk doel heeft en weet welke richting het opgaat:

  • Zorg dat iedereen op één lijn zit met een instructiekaart die eenvoudig toegankelijk is bovenaan de eerste lijst op het bord. Voeg doelen, tijdlijnen, middelen en links toe aan relevante chatkanalen. Misschien is het ook handig om hier het werkproces uit te leggen.
  • Zie direct wat er niet gedaan wordt met de Power-Up voor kaartveroudering, waarmee de kleur van de kaarten na verloop van tijd verbleekt, wanneer ze een tijd niet actief zijn geweest.
  • Creëer een speciale ontmoetingsplek op het bord met de Google Hangouts of appear.in Power-Ups. Organiseer periodieke bijeenkomsten waarin leden kunnen delen wat zij hebben gedaan, waar ze mee bezig zijn en waar ze tegenaan lopen.

Opmerkingen, vermeldingen en nog meer zaken

Samenwerking leidt vaak tot geweldige discussies over hoe het werk gedaan wordt, constructieve feedback en (verdiende!) felicitaties voor een geweldig resultaat. Hier zijn een paar snelle tips om de dialoog op gang te brengen:

  • Laat een reactie achter op een kaart om een status-update over jouw team te geven. Zo weten ze waar aan gewerkt wordt en hoef jij je daar later niet meer mee bezig te houden.
  • Wil je de aandacht van iemand trekken? @vermeld hem of haar in een reactie om een melding te versturen die hem of haar naar de juiste taak wijst. Dit is een geweldige manier om om input te vragen, informatie te delen of een taak door te spelen aan de volgende persoon in de workflow.
  • Vermeld iedereen op een kaart of een compleet bord met respectievelijk @card en @board. Wees voorzichtig met je nieuwe @-vermeldingskrachten!
  • Voel je je... emojineel? Voor momenten waarop emoticons meer dan 1000 woorden zeggen, klik je op het 😄 onderin het reactievak om jouw 'stem' te laten horen.

Markeer wat klaar is

Het aardige van effectief samenwerken is dat minder vaak meer betekent. Wanneer iedereen zonder daarnaar te hoeven vragen op de hoogte is van wat anderen doen, wordt veel tijd bespaard. We laten je wat effectieve manieren zien om je werk in een goed daglicht te zetten:

  • Sleep de kaart simpelweg naar de lijst 'Gedaan'. Al die superproductieve teams die meerdere gedaan-lijsten bij willen houden, kunnen de lijst opbreken in week- of maandoverzichten.
  • Markeer kaarten met vervaldatums in één klik als klaar, zodat iedereen kan genieten van dat groene symbooltje dat succes symboliseert.
  • Gebruikers die van labels houden, kunnen een label met 'Klaar' aanbrengen op een kaart en verdergaan met de volgende belangrijke taak in de pijplijn.

#TrelloTips:Zorg ervoor dat op lange lijsten geen enkele belangrijke vervaldatum vergeten wordt. Als een lijst kaarten heeft met vervaldatums, klik dan op het menupictogram van de lijst en selecteer “Sorteren op datum” om alle kaarten met vervaldatums naar voren te halen.

Leden toevoegen vs. volgen

Hier is een veel voorkomende situatie: jij bent het meesterbrein achter de creatie van grote projecten. Je wil altijd op de hoogte zijn van alle activiteiten op het bord en daarom voeg je jezelf link s en rechts toe aan kaarten. Wacht eens even, Mozart... Er is een veel betere manier.

Het probleem met het toevoegen van jouw profielafbeelding aan kaarten waarvoor je niet direct verantwoordelijk bent, is dat dit het minder helder maakt voor anderen om in één oogopslag te kunnen zien wie waaraan werkt. In plaats daarvan kun je proberen om kaarten te volgen om al die smakelijke meldingen te ontvangen.

In feite kun je zelfs individuele lijsten of een compleet Trello-bord volgen, wat de productiviteit van sommige workflows flink kan verbeteren.

  • Managers van een team of een project die een melding willen ontvangen wanneer taken zijn voltooid, kunnen de 'Klaar'- lijst op het bord volgen.
  • Als je een kritiek onderdeel van een workflow vormt, zoals een tekstschrijver of een QA-tester voor een team met ontwikkelaars, kun je de van toepassing zijnde lijst volgen. Tuurlijk, je mag verwachten dat je aan een kaart wordt toegevoegd of vermeld wordt in een reactie, maar waarom zou je niet het zekere voor het onzekere nemen?
  • Volg een 'Inkomende' lijst als je in de verkoop werkzaam bent en een nieuwe lead hebt waar contact mee moet worden opgenomen, of als je voor de klantenservice werkt en er een nieuw ticket is ingediend. Wat je workflow ook is, door lijsten of borden te volgen, blijf je op de hoogte van de dingen die het belangrijkst voor je zijn.

Blijf verbonden

Zorg ervoor dat de communicatielijnen tussen de verschillende apps niet alleen via de Power-Ups lopen. Maak gebruik van de jou vertrouwde apps en diensten zoals Google Drive of Salesforce om de voor jouw werkproces benodigde informatie op je Trello-borden te krijgen.

Met bijvoorbeeld de Slack Power-Up kun je belangrijke gesprekken aan Trello-kaarten toevoegen en van een bespreking een actie maken. Je kunt ook Trello-kaarten naar Slack sturen om daarmee een brainstormsessie beginnen, of in Trello een Slack-melding te krijgen voor de belangrijkste items voor je team.

Dit bespaart niet alleen tijd en voorkomt onnodig omschakelen, maar Trello wordt daarmee ook de thuisbasis voor alles wat met je productiviteit te maken heeft.

Daar hebben we het, de sleutel tot het rijk van de samenwerking. Nu komt het erop aan je grondgebied te vergroten.

Volgende onderwerp:

Maak een team aan→