Doe meer met Trello

Organiseer en houd met iedereen zicht op alles.

Bouwstenen van een bord

Nu je meer kennis hebt van de Trello-app, is het tijd om te kijken naar vijf manieren waarop je Trello kunt gebruiken om je productiviteit flink op te voeren.

Laten we eens kijken hoe je Trello kunt gebruiken voor:

  1. Volgen
  2. Opslaan
  3. Deel
  4. Bespreken
  5. Combineren en koppelen

Trello voor het volgen

Trello wordt het meest gebruikt voor het bijhouden van taken in een project of een proces. Projecten zoals het plannen van een evenement of het programmeren van een nieuwe functionaliteit, hebben over het algemeen een begin- en einddatum, terwijl processen veelal van doorgaande aard zijn, zoals de dagelijkse gang van zaken in een bedrijf of het beheren van de redactionele agenda.

Kaarten op deze borden vertegenwoordigen taken die gedaan moeten worden en lijsten geven vaak de te nemen stappen weer. De lijst is eenvoudig in te delen met Te doen, Bezig en Gedaan, of met meer gedetailleerde tussenstappen zoals jij dat wilt. De kaarten verschuiven vanaf de start van links naar rechts naarmate de taak dichter bij het einde komt.

Nuttige functies:

  • Slepen en plaatsen - Sleep en plaats kaarten op lijsten om de voortgang te laten zien en verplaats kaarten naar boven en beneden om prioriteiten aan te geven.
  • Vervaldatum - Voeg de vervaldatum toe aan de kaarten om op tijd klaar te zijn en vink de vervaldatum af wanneer de taak is afgerond.
  • Leden toevoegen - Deel taken toe door door leden toe te voegen aan kaarten zodat iedereen kan zien wie waarmee bezig is.
  • Checklijsten - Splits taken op in subtaken en zorg ervoor dat niets aan de aandacht ontsnapt.

Trello voor opslaan

Trello-borden zijn ook heel goed te gebruiken voor het visueel bewaren van hulpmiddelen en het maken van live-documenten. Een paar goede voorbeelden van visueel opslaan zijn medewerkershandboeken, hulpmiddelen voor teams, maar ook bijvoorbeeld favoriete recepten.

De lijsten op deze borden worden vaak gebruikt als opbergvakken of categorieën, waardoor informatie eenvoudig gesorteerd en georganiseerd kan worden. Voor ieder onderwerp worden kaarten gemaakt met aanvullende informatie in de omschrijving van de kaart, relevante links en de op de kaart opgeslagen bijlagen.

Nuttige functies

  • Bijlagen - Voeg via Power-Ups bestanden toe vanaf je computer of vanuit populaire cloud-diensten zoals Google Drive, Dropbox en OneDrive waarmee je documenten, bestanden en middelen kunt beheren.
  • Markdown - Maak heldere en goed gestructureerde kaartbeschrijvingen met de format-mogelijkheden van Markdown. Met Markdown kun je kopteksten, opsommingstekens, cursieve of vette tekst, links en nog veel meer toevoegen aan je tekst.
  • Labels - Geef kaarten een label en gebruik de filterfunctie om snel alle kaarten met het gerelateerde label op te halen. Gebruik grijze labels als je niet wilt dat deze voor op de kaart verschijnen, maar wel te gebruiken zijn om te filteren.
  • Zoeken - Gebruik de krachtige Trello-zoekfunctie voor het ophalen van de kaart die je nodig hebt. Je kunt net zoveel kaarten aanmaken als je wilt, want Trello maakt het terugvinden heel eenvoudig voor je.

Trello om te delen

Veel werk wordt vaak door verschillende afdelingen uitgevoerd die allerlei verschillende borden gebruiken, zodat je behoefte hebt aan een centrale plek waar alle betrokkenen hun informatie kunnen delen. Daar kun je een bord Bedrijfsoverzicht of Afdelingsoverzicht voor maken om daarop het totale plaatje weer te geven of een activiteitenschema om aan klanten en gebruikers te laten zien waaraan gewerkt wordt.

Je kunt lijsten maken voor iedere maand of fiscaal kwartaal en daaraan kaarten toevoegen die projecten vertegenwoordigen. Hierdoor houd je zicht op de status van het project. Kaarten moeten uiteraard regelmatig een statusupdate krijgen van mijlpalen en op te leveren resultaten.

Nuttige functies:

  • Kaart- en bordbijlagen - Voeg de relevante projectborden en -kaarten toe zodat de teamleden details kunnen bekijken en toegang hebben tot de plekken waar het werk wordt gedaan.
  • Opmerkingen - Gebruik opmerkingen om regelmatig status-updates te geven, omdat jouw toevoeging op deze manier automatisch een tijdstempel meekrijgt.
  • Kaartveroudering Power-Up - De Kaartveroudering Power-Up laat de kleur van verouderde kaarten vervagen. Voeg deze dus aan je bord toe om in één oogopslag te zien welke kaarten niet meer worden bijgewerkt.

Trello voor besprekingen

Laten we wel wezen, er is niets ergers dan een werkweek met teveel meetings zonder agenda. Als je Trello gebruikt om jouw meetings te organiseren, komt je agenda daadwerkelijk tot leven. Of het nu gaat om een 1 op 1-afspraak, een evaluatiebijeenkomst of een informele meeting, met Trello is iedereen voor, tijdens en na de meeting op de hoogte.

Op deze borden kun je een lijst van te bespreken onderwerpen op de volgende bijeenkomst zetten, zodat er een strakke agenda is. Maak voorafgaand aan de bijeenkomst een nieuwe lijst met de datum van de meeting erop en als kaarten worden besproken kun je deze simpelweg van 'te bespreken' verplaatsen naar de lijst die je zojuist gemaakt hebt. Wanneer alle kaarten zijn verplaatst, is de vergadering voltooid. Of, als er een item is dat de volgende vergadering moet worden bijgewerkt, laat je het voor de volgende keer staan in de lijst 'te bespreken'.

Maak eens een andere opzet voor een lijst als je een project- of sprintevaluatie gaat doen: Wat ging goed? Wat moeten we veranderen? Vragen/discussie en actiepunten. Laat je team van te voren kaarten aan elke lijst toevoegen om je retrospectief gestructureerd te houden en genoeg tijd te besparen om elke kaart door te nemen.

  • appear.in Power-Up - Voeg een speciale appear.in-videoruimte toe aan je bord en kopieer en plak de link van je meeting in de appear.in om het bord in je videogesprek in te sluiten.
  • Kopieer bord - Gebruik deze functie voor het maken van een template voor periodieke bijeenkomsten waarvoor hetzelfde bordformat nodig is, zodat je elke keer alleen maar de template hoeft te kopiëren.
  • Gerelateerde kaarten en borden - Voeg de relevante Trello-kaarten en -borden toe aan de te bespreken agendapunten, zodat iedereen naar behoefte toegang heeft tot de details en meer perspectief krijgt.
  • Stemming Power-Up - Houd met de Stemming Power-Up, die teamleden de mogelijkheid geeft om op kaarten te stemmen, bij welke ideeën en onderwerpen voor jouw team het belangrijkst zijn.

Combineren en koppelen

Het mooie van de flexibiliteit van Trello is dat je al deze verschillende concepten op je eigen manier op jouw Trello-bord kunt mixen, koppelen en combineren.

Een projectbord kan bijvoorbeeld ook lijsten bevatten met opgeslagen informatie zoals bijvoorbeeld documentatie en hulp- en inspiratiebronnen.

Of deel een bord waarop leden van de afdeling marketing op hoofdlijnen een overzicht van de onder handen zijnde projecten laten zien of lijsten met discussiepunten voor de wekelijkse bijeenkomsten.

Het concept van de Trello-borden is dat ze volledig op maat aangepast kunnen worden en wij hopen dat deze bouwstenen jou helpen om jouw unieke bord te maken.

Next Up:

Samenwerking →