Hoe neem je afstand van je oude tools

Maak de overstap naar Trello.

Nu dat jij het licht hebt gezien en een betere manier hebt gevonden voor je team om samen te werken met Trello, is het tijd om je team te helpen hun oude tools achter zich te laten. Of je nu hebt geprobeerd om samen te werken via e-mail, spreadsheets of geeltjes - een nieuwe tool accepteren en je manier van werken veranderen is niet niks.

Hier zijn een paar tip die je op weg kunnen helpen.

Begin klein en schaal dan op

Hoewel Trello gebruikt kan worden voor elk soort project, is het bij een introductie belangrijk dat je klein begint en vanuit daar opschaalt. We weten dat je staat te trappelen, maar maak niet gelijk tientallen borden aan voor van alles en nog wat. Kies een enkel project zodat je team makkelijk de overstap kan maken naar Trello.

Idealiter heeft het project een concreet doel dat haalbaar is binnen een paar weken. Op die manier heeft iedereen op het bord tijd om betrokken te raken, in realtime samen te werken en snel resultaten te zien. Je kunt bijvoorbeeld een socialemedia-campagne plannen, een website bouwen of een evenement plannen.

Als je het bouwt komen ze vanzelf

Maak nu met je project in je achterhoofd je eerste Trello-bord aan. Als je lijsten aan je bord toevoegt, sta dan even stil bij hoe jouw team eigenlijk werkt. Maak een proces dat handig en nuttig is voor ze.

Maak een groot project minder overweldigend door het op te breken in hapklare kaarten. Houd de titels van kaarten kort en to-the-point, zodat mensen in een oogopslag kunnen zien waar de kaart over gaat. Zet de details en verdere informatie in de beschrijving en checklisten van de kaart.

Er zijn tal van manieren waarop je je bord gastvrij en laagdrempelig kunt maken voor nieuwe gebruikers. Kies voor je bord bijvoorbeeld een fotoachtergrond met puppies, want wie houdt er nou niet van puppies? Voeg stickers en emoticons toe aan kaarten zodat ze een visuele betekenis krijgen.

Bekijk ten slotte ook even het Samenwerken-artikel in deze gids voor nog meer manieren waarop je de Trello-bordleider van je dromen kunt zijn!

Deel de voordelen

De grote dag is aangebroken! Je nieuwe Trello-bord is helemaal ingesteld en klaar, en het is tijd om het met je team te delen. Maar in plaats van alleen maar het bord te delen met je team, kun je de overgang naar Trello wat makkelijker voor ze maken door een korte training te organiseren.

Organiseer een lunch (of videochat als je team remote werkt) om Trello te introduceren. Praat over je bord en leg uit hoe dit de productiviteit gaat bevorderen. We hebben zelfs een handige presentatie voor je gemaakt om je hiermee te helpen. Je kunt je collega's natuurlijk ook verwijzen naar een paar handige webinars.

Niet iedereen zal in eerste instantie staan te springen. Maak duidelijk aan je team waarom jij denkt dat het een goed idee is om over te schakelen op een tool waarmee je naadloos kunt samenwerken, met name als je tools gebruikt zoals e-mail, spreadsheets of geeltjes.

Als je team bijvoorbeeld gek is op e-mail, kun je deze voordelen toelichten:

  • Zie wie wat aan het doen is in Trello, in plaats van door ontelbare e-mailberichten te moeten spitten.
  • Vermijd de communicatievalkuilen als vergeten om op "Antwoord allen" te klikken.
  • Of help je team een volledig lege inbox te bereiken.

#TrelloTips:Help degenen die verslaafd zijn aan e-mail makkelijk de overstap maken naar Trello met functies als E-mail naar bord of de Trello add-in voor Outlook.

Misschien zijn het wel liefhebbers van spreadsheets. Probeer het volgende te vermelden:

  • Trello geeft taken een nieuwe dimensie met beschrijvingen, checklijsten, opmerkingen en meer.
  • Bewaar al je bijlagen (zelfs spreadsheets) in een taak die je vervolgens zo vanuit Trello kunt benaderen.
  • Plus: je kan al je favoriete apps integreren in Trello.
  • Je kunt in een handomdraai de kaarten naar andere plekken verslepen en prioriteiten updaten.
  • En als je nog steeds bestanden rondstuurt, dan is het nu tijd om voor altijd afscheid te nemen van “LaatsteVersieV2.ECHTLAATSTEVERSIE.xlsx”

Of als je team geeltjes niet kan loslaten:

  • Trello-kaarten blijven namelijk altijd plakken en je raakt ze nooit kwijt.
  • In tegenstelling tot geeltjes is Trello wel altijd beschikbaar op je mobiel, waar je ook bent.
  • En - geeltjes hebben geen herinnering voor meldingen.
  • Nog even snel naar de boekhandel op en neer behoort tot het verleden; Trello-kaarten raken namelijk nooit op!

Veel succes en bereid je voor, want met een klein beetje toewijding en doorzettingsvermogen ben jij straks de nieuwe held van het kantoor!

← Terug naar de gids