Administratie van het team

Snelle tips om je team georganiseerd en op één lijn te houden.

Administratie van het team

Nu je een team hebt gecreëerd, leden hebt uitgenodigd, borden hebt toegevoegd en de samenwerking in volle gang is, is dit het moment om een paar manieren uit te leggen om je team beter aan te sturen.

(Heb je nog geen team? Bekijk hier ons artikel 'Aan de slag' om snel met je team in Trello aan de slag te gaan.)

Teamzichtbaarheid

Klik vanaf jouw teampagina op het tabblad 'Instellingen', waar je de zichtbaarheid van jouw team in kunt stellen.

Bij teamzichtbaarheid draait het erom of jouw team geïndexeerd zal worden door zoekmachines of zichtbaar is voor mensen buiten het team. Zichtbaarheid kan worden ingesteld als openbaar of privé. Wees gerust, dat betekent niet dat je besloten borden of borden die zichtbaar zijn voor het team ineens openbaar zichtbaar zijn. Geen zorgen!

Maar, laten we zeggen dat je van plan bent om een hoop geweldige openbare borden hebt, zoals een roadmap van een product, een communitybord voor gebruikers of een bord met middelen voor geweldige informatie over jouw team of bedrijf. In die gevallen kan het handig zijn om een publiekelijk zichtbaar team te hebben, want dan hebben jouw gebruikers, klanten en fans een toegewezen plek om jouw openbare borden te bekijken.

Wees een Slack(er)

Als jouw team Slack gebruikt, dan adviseren wij om jouw Trello- en Slack-teams te koppelen, om moeiteloos samen te kunnen werken met de twee apps. Met jouw gekoppelde Slack- en Trello-teams kunnen leden van jouw Slack-team lid worden van jouw Trello-team, zodat je zonder problemen dingen voor elkaar kunt krijgen.

Koppeling van jouw Trello- en Slack-teams geeft jouw teams ook de mogelijkheid om Trello-kaarten te creëren en bewerken, teamgenoten toe te wijzen en reacties en vervaldatums toe te voegen, direct via Slack-kanalen, zonder tussen apps te wisselen. Dit is ideaal voor wanneer er een spontane brainstormsessie uitbreekt en je wat actiepunten wilt creëren via Trello.

Je kunt ook meldingen voor updates instellen via Trello-borden op specifieke Slack-kanalen. Zo krijg je belangrijk inzicht en kun je Trello-borden en -kaarten gebruiken die aan Slack gekoppeld zijn. Nog beter: de Trello-app voor Slack is helemaal gratis!

#TrelloTips: beheerders van Business Class-teams kunnen kiezen of alle leden van een gekoppeld Slack-team lid kunnen worden van het team, of dat Slack-teamleden alleen handmatig uitgenodigd uknnen worden.

Voeg nog een beheerder (of drie) toe

Beheerders zijn de enige teamleden die leden aan een team kunnen toevoegen of verwijderen en de instellingen kunnen wijzigen, wat betekent dat het belangrijk is om altijd iemand beschikbaar te hebben voor de nodige wijzigingen. Daarom adviseren wij om een aantal extra leden in jouw team de status van beheerder te verlenen, voor het geval jij (als samensteller van het team) met verlof bent, of vakantie bent of vast zit in een vergadering wanneer er actie moet worden ondernomen.

Om een ander lid van jouw team tot beheerder te benoemen, klik je op het tabblad 'Leden' op jouw teampagina. Klik vervolgens naast de naam van een teamlid op 'Normaal' en voeg dit toe aan 'Beheerder.'

Blijf verbonden met het merk

Het is heel eenvoudig om jouw eigen team samen te stellen en je thuis te voelen. Voeg eerst een logo toe aan je team door op de lege afbeeldingsruimte naast de naam van je team te klikken en een bestand te uploaden. Dit geeft je teampagina niet alleen meer pit, maar het logo verschijnt ook op alle borden van jouw team. Dat ziet er goed uit!

Het is het ook een goed idee om het profiel van je team aan te passen. Klik op 'Teamprofiel bewerken' om de teamnaam en bijnaam (die in de URL voor jouw team staat) te wijzigen en een websitelink en teambeschrijving toe te voegen.

Er zijn twee manieren om een teambeschrijving te maken en de benadering hangt ervan af of jouw team openbaar of privé is. Als je een openbaar team hebt gecreëerd, is het misschien een goed idee om meer informatie over je team, klantenservice of verkopers toe te voegen, of wat de verschillende openbare borden betekenen.

Voor privé teams kan het handig zijn om interne contacten voor teambeheerders te markeren voor Trello-gerelateerde vragen en de borden markeren die elk teamlid moet bekijken. Borden voor een bedrijfsoverzicht, personeelshandboek, algemene vergaderingen of belangrijke afdelingsborden voor bronnen en verzoeken bijvoorbeeld.

Ledenbeheer

Als het om het beheren van teamleden gaat, denk er dan aan dat er geen limiet is voor het aantal leden dat je kunt hebben binnen je team. Wij adviseren om iedereen die mee gaat werken toe te voegen. Om nieuwe leden aan je team toe te voegen, klik je op het tabblad 'Leden' en voeg je in het gedeelte links van de ledenpagina leden toe.

Denk er bij het opzetten van je team aan dat leden onafhankelijk van het team Trello misschien al gebruikt hebben. Om deze reden is het een goed idee om je teamleden eraan te herinneren om eerder gemaakte borden aan het team te verbinden. Dit maakt samenwerking eenvoudiger voor iedereen en zorgt ervoor dat alles op één plek geordend blijft.

Als iemand uit een team moet worden verwijderd, klik je op 'Verwijderen' naast zijn of haar naam. Denk eraan dat dit diegene alleen uit het team verwijdert en dat de betreffende persoon nog steeds van afzonderlijke borden moet worden verwijderd. Business Class-teams kunnen teamleden in één keer uit het team en de bijbehorende borden verwijderen.

Pak het groots aan met Business Class

Teams die nog meer uit hun Trello-ervaring willen halen met extra beveiligingsonderdelen en administratieve functies, kunnen Business Class bekijken.

  • Beperk teamlidmaatschappen per domein en zorg ervoor dat alleen mensen met e-mailadressen die van bepaalde domeinen afkomstig zijn aan het team kunnen worden toegevoegd.
  • Stel beperkingen voor het creëren van borden en bepaal wie borden kan maken die openbaar, zichtbaar voor het team en privé zijn, zodat jouw supergeheime project niet per ongeluk openbaar wordt gemaakt.
  • Beperk de mogelijkheid om gastgebruikers uit te nodigen, als je het besloten wilt houden.
  • Deactiveer teamleden van alle teamborden in één klik, en meer!

Hebben we het ook al over onbeperkte Power-Ups op de borden van jouw teamleden gehad? Daar zullen ze gek op zijn! Meer informatie over Business Class.

Next Up:

Tips voor pro's →