Expandir seu uso do Trello

Organize e tenha perspectiva de qualquer coisa, com qualquer pessoa.

Building Blocks de Quadros

Agora que você já aprendeu sobre o app Trello, é hora de conhecer cinco maneiras de usar o Trello para ter muito mais produtividade.

Veja como usar o Trello para:

  1. Rastrear
  2. Loja
  3. Compartilhar
  4. Discutir
  5. Misture e combine

Trello para acompanhamento

Com certeza o jeito mais conhecido de usar o Trello é para acompanhar tarefas tanto em projetos quanto em processos. Normalmente, projetos possuem uma data de início e fim, como o planejamento de um evento ou a criação de um novo recurso, enquanto que processos geralmente são contínuos, como operações do dia a dia de uma empresa ou o gerenciamento de um calendário editorial.

Nesses quadros, os cartões representam tarefas que precisam ser feitas, e as listas normalmente representam uma série de etapas. A estritura da lista pode ser bem simples como A Fazer, Fazendo e Feito, ou tão detalhada quanto o seu processo precisa ser, e os cartões se movem para a esquerda e para a direita conforme começam ou terminam.

Recursos úteis:

  • Arrastar e soltar - Arraste e solte cartões nas listas para exibir o progresso e mova cartões para cima e para baixo em uma lista para priorizar.
  • Datas de vencimento - Adicione datas de vencimento a cartões para manter-se dentro de prazos e marque a data de vencimento como concluída depois de terminar.
  • Adicionar membros - Atribua tarefas adicionando membros a cartões para que todos possam ver de forma simples quem está fazendo cada tarefa.
  • Checklists - Divida tarefas em componentes chave e garanta que nada passe desapercebido.

Trello para estoques

Os quadros do Trello são uma ótima maneira de visualizar recursos de estoque e criar documentos. Alguns bons exemplos do uso de quadros do Trello para estoques são manuais de funcionários, recursos do time e até mesmo receitas favoritas.

Nesses quadros, as listas normalmente representam coisas a fazer ou categorias, além de facilitarem a ordenação e a organização de informações. Os cartões são criados para cada item com informações adicionais na descrição do cartão, links relevantes e anexos, tudo armazenado em cada cartão.

Recursos úteis

  • Anexos - Anexe arquivos de seu computador ou serviços de nuvem conhecidos como Google Drive, Dropbox e OneDrive por meio de Power-Ups para organizar documentos, arquivos e recursos.
  • Markdown - Crie descrições mais claras e organizadas de cartões com a formatação de Markdown. Isso permite adicionar cabeçalhos, listas com marcadores, itálico, negrito, links e muito mais ao seu texto.
  • Etiquetas - Marque cartões com etiquetas e depois use o filtro para destacar com rapidez todos os cartões com uma marcação relacionada. Use etiquetas cinza se não quiser que elas apareçam na frente do cartão, mas se ainda quiser usar o filtro.
  • Pesquisa - Use o recurso robusto de pesquisa do Trello para encontrar um cartão que esteja procurando. Crie quantos cartões quiser e o Trello vai tornar muito fácil para você encontrá-los.

Trello para compartilhamento

Normalmente, muito do trabalho é realizado por departamentos diferentes, em vários quadros diferentes, e você precisa de um local centralizado para que as pessoas compartilhem o que estão fazendo para manter todos informados. Crie um quadro Visão Geral da Empresa ou um quadro em nível de departamento que capture a perspectiva maior do que está acontecendo em todo o seu time, ou crie um mapa para compartilhar o que está sendo feito com clientes ou usuários.

Listas podem ser criadas para cada mês ou trimestre fiscal, e cartões, representando projetos, são adicionados à lista correspondente para quando o projeto for executado ou concluído. Os cartões devem ser atualizados regularmente com atualizações de status, conquistas e itens e a serem entregues.

Recursos úteis:

  • Anexos de cartões e quadros - Anexe quadros e cartões relacionados a projetos para que membros do time possam ficar informados sobre os detalhes e terem acesso ao local onde está sendo realizado o trabalho.
  • Comentários - Use comentários para oferecer atualizações de status regulares porque deixam um carimbo de quando o comentário foi adicionado automaticamente.
  • Power-Up de envelhecimento do cartão - Ative o Power-Up de envelhecimento do cartão em seu quadro, que retira gradualmente as cores de cartões inativos com o tempo. Assim você pode ver de imediato quais cartões não foram atualizados recentemente.

Trello para Discussões

Vamos falar a verdade, não há nada pior do que um cronograma cheio de reuniões que não têm uma agenda. Usar o Trello para organizar reuniões permite dar vida à sua agenda, quer seja individual, reunião com o time, retrospectiva ou assembleias. E mais, como o Trello funciona em tempo real, todos podem ficar sincronizados no Trello bem como a reunião.

Nesses quadros, crie uma lista para itens a serem discutidos durante a próxima reunião para definir uma agenda clara. Antes do início de cada reunião, crie uma nova lista com a data da reunião e, conforme os cartões forem discutidos, mova-os da lista "a ser discutido" para a lista que você criou. Quando todos os cartões forem movidos, a reunião acaba. Ou, caso haja algum item que precise de acompanhamento na próxima reunião, deixe-o na lista "a ser discutido" para a próxima vez.

Para retrospectivas depois de um sprint ou quando um grande projeto chega ao fim, considere uma configuração diferente de lista: O que deu certo?, O que precisa mudar?, perguntas e discussão e itens de Ação. Faça com que seu time adicione cartões a cada lista com antecedência para manter sua retrospectiva estruturada, e economize tempo suficiente para passar por cada cartão.

  • Power-Up appear.in - Adicione uma sala de vídeo appear.in dedicada ao seu quadro e copie e cole o link do quadro de sua reunião no appear.in para integrar o quadro em seu chat de vídeo.
  • Copiar quadro - Use o recurso copiar quadro para definir um quadro de modelo para reuniões recorrentes com o mesmo formato todas as vezes e copie o modelo para economizar tempo.
  • Cartões e quadros relacionados - Anexe cartões e quadros relacionados do Trello a itens de agenda a serem discutidos para que todos possam saber os detalhes e ter uma perspectiva melhor.
  • Power-Up de votação - Veja quais ideias e assuntos são mais importantes para o seu time com o Power-Up de votação, que permite que os membros votem nos cartões.

Misture e combine

O melhor da flexibilidade do Trello é que você pode misturar e combinar todos esses conceitos diferentes do jeito que quiser em um único quadro do Trello.

Por exemplo, um quadro de projetos também pode incluir listas de informações armazenadas como recursos, documentos e inspiração.

Ou um quadro de compartilhamento onde membros de um departamento de marketing oferecem uma visão de alto nível de projetos em andamento, mas também pode incluir listas de discussão para reuniões semanais.

A ideia aqui é de que os quadros do Trello são completamente personalizáveis, e esperamos que com esses building blocks você possa criar um quadro que atenda suas necessidades exclusivas.

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