BurgerFi + Trello

Jaké je být součástí nejrychleji rostoucího segmentu potravinářských služeb na světě? „Náročné,“ odpovídá hlavní provozní ředitel společnosti BurgerFi Steven Buckley. Síť franšíz rychlého občerstvení zaměřená na hamburgery otevřela za posledních pět let v USA skoro 100 restaurací: „Naší neustálou výzvou je být nejlepší ve své třídě - naším cílem je stát se lídry v oboru, nic menšího.“ Tato na Floridě sídlící společnost, která je známá pro své originální „ocejchované“ housky a gurmánské ingredience, cíleně vytvořila velkolepé kulinářské prostředí budované společnými silami korporátní značky a vlastníků lokálních franšíz.

Klíčovými body, na něž se naše společnost zaměřuje, jsou neustálé inovace a využívání přelomových technologií, jak co se týče našeho jídla, tak co se týče servisu.

BurgerFi je franšízový podnik, jehož cíle musí být srozumitelně sdělovány a implementovány na všech úrovních společnosti – od výkonných ředitelů po manažery jednotlivých provozoven. Když potřebujete spojit více než 300 jednotlivců na různých místech po celé zemi, není to vůbec jednoduché! Informace musí hladce a beze zmatků procházet mezi všemi odděleními a franšízami. Jak společnost BurgerFi dosáhla růstu, který chtěla? Zajistila, aby všichni členové týmu jednotně sledovali stejné priority.

Jak se Trello dostalo do menu

Když Steven počátkem roku 2015 nastoupil na svou pozici, došlo mu, že firma potřebuje komunikační a organizační nástroj, který by byl přijat a používán napříč celou organizací. Musel být uživatelsky přívětivý a přístupný bez ohledu na polohu uživatele, jeho počítačovou zdatnost či používané zařízení. Už viděl řešení Trello v akci při práci v jiné organizaci a náramně se mu zalíbilo:

O řešení Trello jsme se zpočátku začali zajímat díky možnosti vytvářet hlavní cíle, prosazovat jejich plnění pomocí komplexní systémové strategie a zároveň zajistit jasné určení zodpovědnosti na všech úrovních v organizaci.

Steven představil řešení Trello ve společnosti BurgerFi jako prostředek ke spolupráci a řízení projektů. Pak byl svědkem toho, jak si ve firmě začalo žít vlastním životem, když se zaměstnanci vydali na průzkum jeho možností v oblasti iniciativ mezi jednotlivými odděleními, například zacvičování nových franšíz, práce související s marketingem a akvizic nemovitostí.

Když společnost BurgerFi sjednotila organizaci okolo jednoho centrálního nástroje, došlo ke třem významným věcem:

1. Její firemní kultura zaznamenala pozitivní posun, co se týče zodpovědnosti a vlastnictví projektů.
2. Úsilí jednotlivců se více sjednotilo s hlavními prioritami společnosti.
3. Komunikace napříč odděleními a s franšízami se zjednodušila a stala snadněji řiditelnou.

Trello je úžasný nástroj ke spolupráci napříč odděleními.

Steven tvrdí, že se Trello během dvou let používání stalo mocným zdrojem informací a kontrolním centrem pro jednotlivce na všech úrovních jeho organizace. Podle Stevena si Trello ve firemní kultuře žije tak trochu vlastním životem – řízeným více než 300 členy týmu na 150 aktivně používaných nástěnkách. Zaměstnanci a franšízy BurgerFi pravidelně používají Trello ke všem možným činnostem:

• Organizace struktury společnosti
• Vedení schůzek
• Vytváření prezentací
• Řízení agend
• Přiložit dokumentaci
• Správa sociálních sítí
• Vývoj marketingových kampaní
• Školení nových členů týmu
• Sledování vývoje nápadů
• Řízení denního provozu restaurací
• Hledání nových obchodních lokalit

Všichni ve společnosti BurgerFi získali z používání řešení Trello stejné výhody. Každý tým si navíc vyvinul vlastní workflowy, které mu pomáhají prioritizovat cíle, jež jsou klíčem k růstu společnosti.

Hlavní nástěnky týmu BurgerFi

Co se týče nástěnek Trello, společnost BurgerFi pobídla své zaměstnance, aby vyvinuli vlastní workflowy vyhovující jejich potřebám. S cílem podpořit týmového ducha v tomto rozmanitém prostředí vytvořila společnost několik standardních pozadí nástěnek se značkou BurgerFi, ze kterých si zaměstnanci mohou vybírat. Výsledkem je rozsáhlá sbírka nástěnek, které adresují rozdílné potřeby jednotlivých týmů. Ty pak mohou společně přispívat k hlavním cílům na úrovni organizace. Zde je výběr z těch nejlepších workflowů společnosti BurgerFi v řešení Trello:

Adresář společnosti

Workflow: Adresář společnosti BurgerFi je komplexním přehledem všech oddělení a příslušných nástěnek Trello, které se v současné době ve společnosti používají.

Použití pro: Celá organizace

Tipy k sestavení nástěnky: Ve sloupcích jsou uspořádána jednotlivá oddělení podle karet, včetně členů týmu a odkazů na nástěnky používané daným týmem. Zaměstnanci mohou tuto nástěnku použít vždy, když se potřebují podívat na informace o stavu práce týmů a jejich hlavních projektů.

Řízení franšízy

Workflow: Každý nový vlastník podniku dostane k dispozici sadu franšízových nástěnek, které mu pomohou seznámit se s korporátními cíli, a kompletní sadu manažerských nástěnek pro každodenní provoz jeho restaurace.

Použití pro: Distribuované týmy

Tipy k sestavení nástěnek: Uchovejte si ukázkové verze nástěnek, jako jsou „Záznamy z provozoven“, „Stížnosti zákazníků“ nebo „Správa lidských zdrojů“, abyste novým vlastníkům usnadnili jejich nastavení.

Agenda týmových schůzek

Workflow: Steven používá zvláštní nástěnku, na kterou přidává agendu svých týdenních schůzek. Sloupce a karty jsou uspořádány podle různých projektů a hlavních cílů, které jsou sledovány celou společností.

Použití pro: Exekutivní týmy

Tipy k sestavení nástěnky: Klíčem k včasnému plnění závazků je přidání termínů splnění. Členové týmu přiřazení k jednotlivým úkolům jsou označeni v komentářích na kartách příslušných projektů. Díky opakovaným týdenním schůzkám se pak v rámci rutinních kontrol jasně určí vlastnictví.

Obchodní rozvoj

Workflow: Realitní tým společnosti BurgerFi řídí zakládání nových provozoven přes řešení Trello. Nástěnky slouží k organizaci důležitých dokumentů, například posudků, plánů, smluv a pronájmů, i k vedení schůzí výboru.

Použití pro: Týmy rozvoje

Tipy k sestavení nástěnek: Integrace se stavebním softwarem realitního týmu zajistí efektivitu procesů. Dokumenty k pořizování nových provozoven jsou uspořádány v pořadí, které odpovídá procesu schůzí výboru. Ten tak má všechny materiály snadno k dispozici jako reference.

Zpětná vazba zákazníků

Workflow: Zpětná vazba zákazníků ke službám společnosti BurgerFi se shromažďuje a přeposílá na zvláštní nástěnku, kde se pak koná další analýza a kroky.

Použití pro: Týmy podpory

Tipy k sestavení nástěnky: Užitečným nástrojem v procesu zpětné vazby je funkce nastavení e-mailu nástěnky. Veškeré komentáře zákazníků, které přijdou e-mailem, budou přesměrovány přímo na nástěnku. Rozšíření CardCounter for Trello pomáhá udržovat přehled o počtu příspěvků v každé fázi odpovědi.

Tajná přísada? Zacvičení

V týmu BurgerFi dnes není nikdo, kdo by nepoužíval Trello pro nějaký aspekt své práce. Stalo se významným nástrojem pro spolupráci a řízení projektů. Steven nicméně dodává, že kompletní implementace trvala skoro půl roku. Až poté se týmové workflowy staly tak optimalizovanými a efektivními, jaké jsou dnes.

Implementace řešení Trello byla úspěšná díky tomu, že všichni zaměstnanci podstoupili detailní školení a vedoucí pracovníci byli plně oddaní této platformě.

Jedním z nejdůležitějších kroků, které podnikli, aby využili plný potenciál řešení Trello, bylo vytvoření vlastních zacvičovacích videí, která pomáhají školit nové uživatele. V tomto videoseriálu pokrývají základy obecného používání řešení Trello i konkrétního používání ve společnosti BurgerFi.

Také poskytují zacvičovací zdroje a ukázkové nástěnky pro nové vlastníky franšíz, aby mohli doslova celý provoz řešit přes řešení Trello a spolupracovat na věcech, jako jsou záznamy z provozoven, zdravotní prohlídky a bezpečnost potravin, stížnosti (a pochvaly!) od zákazníků, návštěvy provozoven z centrály a lidské zdroje. K tomu všemu mají k dispozici snadný přístup k firemním kontaktům, které najdou v komentářové sekci na kartách nebo na stránce týmu.

Jsme odhodláni začlenit školení a podporu řešení Trello jako integrální komponentu zacvičovacích a školicích systémů BurgerFi pro všechny zaměstnance a franšízy společnosti.

Skutečný růst je o kolektivním myšlení

Steven prohlašuje, že když se projdete v centrále jeho firmy, uvidíte na obrazovkách všude kolem nástěnky Trello. „Nevím, jak bychom bez řešení Trello zvládali vše, co děláme,“ dodává.

Může to znít jako přehánění, ale čísla ve srovnání s konkurencí ukazují, že je tomu spíše naopak. Restaurační odvětví ve Spojených státech překoná podle prognóz obrat 780 miliard dolarů rozdělený mezi více než milion provozoven. Pracovat na tom, co dělá společnost BurgerFi, tedy budovat živou, nadčasovou – a lahodnou – společnost, vyžaduje značnou sílu, která vychází z toho, že naprosto všichni členové týmu pracují na stejných společných cílech.