Instinct Dog Training + Trello

Osobní přístup k celostátní péči o psy

Když manželé Brian Burton a Sarah Fraserová před deseti lety spustili projekt Instinct Dog Training, měli vizi pomáhat psům a jejich páníčkům a paničkám díky kvalitní péči a pozitivně motivovanému výcviku. Svým způsobem nakonec dokázali totéž i pro své zaměstnance a zákazníky – s pomocí řešení Trello.

Přestože v té době Brian i Sarah působili v jiných oborech, viděli příležitost skloubit Brianovy zkušenosti v projektovém managementu s marketingovými dovednostmi jeho ženy a společnou láskou ke psům do smysluplného podnikání. Společně vybudovali nejen úspěšný celostátní franšízový řetězec, ale také působivou provozní platformu postavenou výhradně na řešení Trello. Tato platforma šetří čas, poskytuje křišťálově jasný přehled a zajišťuje dokonalé zážitky pro čtyřnohé i dvounohé zákazníky.

Řešení s vizí do budoucna

Trello bude hrát obrovskou roli v našem rozvoji. Pomůže nám nejen maximalizovat potenciál našeho týmu, ale také růst se srdcem na dlani.

Společnost Instinct se od svého založení rozrostla na franšízovou síť, která se dostala do žebříčku Inc 5000, s obratem v řádu milionů dolarů a s pobočkami v New Yorku, New Jersey, Kalifornii a Oregonu. Cílem společnosti je expandovat na 30–50 míst, která budou sloužit tisícům psů a zaměstnávat stovky zaměstnanců.

K dosažení takových ambiciózních cílů potřeboval její tým snadno použitelný a standardizovaný systém k řízení provozu. Brian a Sarah vyhodnotili více než tucet nástrojů a nakonec si vybrali Trello, především kvůli snadnému používání a otevřenému rozhraní API. Tyto funkce jim umožnily použít jednoduchý automatizační nástroj Zapier, který propojuje aplikace, a integrovat Trello s CRM systémem, online plánovací aplikací, softwarem k organizaci hlídání psů a e-mailem. Díky tomu mohou všechny jejich systémy společně fungovat jako jednotná provozní platforma.

Den ve světě pejsků a fenek v zařízeních společnosti Instinct

Dosud tato platforma ušetřila týmu péče o psy 10–20 hodin týdně, výcvikovému týmu 20–25 hodin týdně a týmu servisu pro klienty 25–40 hodin týdně.

Když Brian propojil všechny aplikace společnosti Instinct v řešení Trello, uvědomil si, že by tento nový automatizovaný systém mohl prospět úplně všem, protože lidem ulehčuje od břemene únavných administrativních úkolů, a ti tak mohou věnovat svůj čas týmové práci. Pomohlo by to týmům péče o psy i výcvikovým skupinám, aby poskytovaly rychlejší a konzistentnější péči. Usnadnilo by to klientskému servisu poskytování skvělých služeb majitelům psů. A zvýšilo by to přehled vedoucího týmu.

Podívejme se nyní na některé důležité momenty z jednoho běžného dne tří zaměstnanců: Molly pracuje v týmu péče o psy, Aaron je cvičitel a Trish poskytuje servis klientům.

6:00 Molly dorazí do práce a otevře aplikaci Trello na svém telefonu, kde uvidí automaticky vygenerovaný seznam denních provozních úkolů. Při plnění úkolů ze seznamu přetahuje příslušné karty do sloupce „Dokončeno“. Když úkol není potřeba provést nebo jej nedokončila záměrně, přetáhne jeho kartu do příslušného seznamu a přidá komentář s vysvětlením. Díky tomu může její manažer proaktivně řešit potenciální problémy, například nedostatek personálu nebo mezery ve výcviku.

9:30 Aaron vítá boxera Buddyho, který se těší na svůj pátý výcvik. Po skončení lekce dostane Buddyho panička automaticky možnost odpovědět na osobní dotazník. Protože má potíže, oznámí to společnosti Instinct výběrem možnosti „SOS“. Díky tomu se na nástěnce „Problémové programy“ v řešení Trello automaticky vytvoří příslušná karta. Pracovník dohlížející nad chováním a výcvikem se pak díky ní spojí s Aaronem a pomůže mu dostat Buddyho zpět na správnou cestu.

10:15 Trish začíná pracovat na várce uvítacích dopisů pro nové zákazníky. Po automatickém vytvoření karet Trello pro každého nového psa přiřadí Trish jednotlivým štěňatům trenéry a přetáhne jejich karty do sloupce „Výcvik“. Tato akce vyvolá automatické odeslání e-mailu majiteli pejska. V e-mailu jsou další údaje o výcviku, životopis přiřazeného trenéra a informace o tom, co očekávat během první lekce.

11:30 Přijíždí zlatý retrívr Duke a jezevčice Roxy, kteří potřebují hlídání. Molly je zařadí do systému společnosti Instinct k organizaci hlídání. Pro oba psy se automaticky vytvoří karta na nástěnce „Herní skupina“. Před začátkem chvíle na hraní otevře Molly systém k organizaci hlídání, kde se dozví více o povahách a preferencích Dukea a Roxy, a případně i o jejich kamarádech, kteří jsou hlídáni ve stejném zařízení. Dukeovu kartu přetáhne do herní skupiny 3, kde si bude moci hrát s ostatními velkými a akčními štěňaty. Roxy se dostane do sloupce „Samotáři“, protože s ostatními pejsky moc nevychází.

15:30 Bailey, hlídaná fenka plemene husky, začne kašlat. Molly otevře nástěnku „Psí kýchání nebo kašel“, kde najde pokyny, co dělat: dát Bailey do karantény, změřit jí teplotu, zavolat paničce a domluvit návštěvu veterináře. Veterinář později v ten den potvrdí, že Bailey může zůstat, takže ji Molly přivede zpátky a dá paničce vědět, že je v pořádku.

16:30 Trish udělá inventuru zásob a přidá několik položek na nástěnku „Potřeba nakoupit“. Také uvidí, že Brian přesunul několik věcí, o které žádala, do sloupce Schváleno a že zásoby, které objednala její spolupracovnice jsou už ve sloupci „Přijato“.

17:30 Panička od Bailey se má dnes večer vrátit z dovolené. Molly zkontroluje Trello a uvidí automaticky vytvořenou kartu s připomínkou, že má Bailey před vyzvednutím vykoupat.

Provozní platforma společnosti Instinct založená na řešení Trello zlepšila ve finále životy všem lidem i pejskům pod její střechou.

Jsme připraveni dostat se mezi velká zvířata

Během růstu potřebujete přehled, zodpovědnost a organizaci. Trello nám poskytlo všechny tyto věci.

Před implementací tohoto systému Brian viděl úkoly, které se ztrácely ve slepých místech, chyby v komunikaci mezi zaměstnanci a vedením a nekonzistence v péči o psy. Tyto problémy v té době ještě nebyly kritické, ale Brian věděl, že s růstem společnosti Instinct se budou jenom zhoršovat.

„Když jste malá společnost, stačí vám malý tým, který se stará o všechno. S růstem firmy však potřebujete přehled, jasně definovanou zodpovědnost a organizaci,“ vysvětluje. „Trello nám to poskytlo.“

Když se společnost Instinct rozrostla z jedné provozovny na pět, rozhodli se Brian a Sarah využít řešení Trello a vytvořit s jeho pomocí opakovatelné, ale přizpůsobitelné workflowy a systémy, které šetří čas na monotónní administrativní práci a umožňují zaměstnancům věnovat se péči a službám. „Dosud tato platforma ušetřila týmu péče o psy 10–20 hodin týdně, výcvikovému týmu 20–25 hodin týdně a týmu servisu pro klienty 25–40 hodin týdně,“ počítá.

Úspory na nákladech jsou už teď ohromné, ale budou ještě exponenciálně růst, protože Instinct v příštích letech otevře desítky dalších poboček. Brian míní, že Trello kromě organizace týmu během růstu pomůže zajistit také kvalitní péči a osobní přístup.

„Sledovat objem práce, kterou odvádíme poté, co jsme se rozšířili na pět poboček, je úžasné. Vždyť ročně zajišťujeme 250 000 psích procházek, 30 000 hodin hraní a 125 000 jídel,“ nadšeně popisuje. „Trello bude hrát obrovskou roli v našem rozvoji. Pomůže nám nejen maximalizovat potenciál našeho týmu, ale také růst se srdcem na dlani.“

Připojte se k více než dvěma milionům týmů z celého světa, které díky řešení Trello odvádí více práce.