Palace Law + Trello

Když si představíte právníka v práci, co vás napadne?

Lidé si obvykle představí padnoucí obleky a kravaty, dlouhé hodiny v kanceláři a hromadu složek s papíry a dokumenty.

Právnická profese byla odjakživa postavena na papírových základech.

Podle Jordana Couche, advokáta ve firmě Palace Law, byla také postavena s důrazem na lidi, kteří se této práci věnují, místo na ty, kteří využívají jejich služeb. „Je to odvětví, které jde – určitým způsobem – proti nejlepším zájmům klienta,“ míní Jordan. „Vezměte si třeba model fakturovaných hodin. Úspěch klienta je pro vás nežádoucí, protože čím rychleji a efektivněji pracujete, tím méně vyděláte. To je pro klienta problematické.“

Profesoři na univerzitě Jordana inspirovali k tomu, aby se zamyslel nad novými a odlišnými způsoby právnické praxe. Po promoci začal hledat firmu se shodnou filozofií. V rámci svého pátrání narazil na Patricka Palace, zakladatele společnosti Palace Law. Oba věřili v myšlenku, že by ve své profesi měli lépe sloužit klientům, aniž by jim účtovali více. „Chtěli jsme efektivněji poskytovat lepší služby více lidem,“ vypráví Jordan. „Tato aspirace byla základem pro všechny změny, které jsme provedli a nadále provádíme.“

Společnost Palace Law dospěla k závěru, že svého cíle lépe sloužit klientům dosáhne vytvořením a implementováním digitálního systému, který nahradí papírovou strukturu, jež je středobodem pracovního života mnoha profesionálních advokátů.

Začátek digitální cesty

„Možnost vizualizace pracovního postupu je pro právníky skutečně důležitá. Naše workflowy je však někdy velmi obtížné zobrazit a pochopit,“ vypráví Jordan. „Proto jsme se začali zajímat o Trello.

Když se společnost Palace Law poprvé vydala na cestu digitální transformace, zaměřila se v praxi na dvě klíčové výzvy.

První výzvou bylo zajistit, aby byli advokáti klientům k dispozici i mimo kancelář. K tomu bylo potřeba, aby firma našla způsob, jak shromáždit všechny informace rozptýlené na stolech a policích – všechny ty složky s papíry – a zpřístupnit je odkudkoli. Jako digitální firemní sklad využila společnost Palace Law řešení Clio – systém správy založený na cloudu. Zde se začala ukládat veškerá komunikace i dokumenty.

Druhou výzvou bylo zajistit právníkům přístup k jejich případům a úkolům v digitálním prostředí. „Možnost vizualizace pracovního postupu je pro právníky skutečně důležitá, Naše workflowy je však někdy velmi obtížné zobrazit a pochopit,“ vypráví Jordan. „Proto jsme se začali zajímat o Trello.“ Společnost Palace Law si osvojila Trello jako svůj cloudový systém ke správě workflowů a pomocí řešení Zapier jej integrovala se systémem Clio. Díky tomu zaměstnanci firmy získali přístup ke všem informacím potřebným v rozličných procesech. Společnost Palace Law si Trello vybrala také díky rozsáhlým možnostem integrace. Součástí digitálního ekosystému firmy jsou také služby Slack a Disk Google.

Jakmile jsme toto bezpapírové prostředí zavedli, firma přezkoumala všechny své workflowy a přizpůsobila je novému digitálnímu systému. Ve starém systému například určený člověk fyzicky nosil hromadu případových složek příslušnému právníkovi a pokládal je na jeho stůl. Hromada složek se přidala k pracovní zátěži právníka a upoutala jej k jeho kanceláři. Bez nich by nemohl dělat svou práci.

Trello tuto provozní strukturu zcela transformovalo. Složky případů jsou nyní reprezentovány kartou Trello. Tyto karty jsou přiřazeny k nástěnkám příslušných právníků a ti pak pomocí funkcí řešení Trello určují priority své práce. Ve starém modelu musel právník ručně označit složku případu, pokud jej bylo nutné znovu přezkoumat. Nyní si může nechat zaslat automatické připomenutí z řešení Trello, které dostane přesně ve chvíli, kdy bude na přezkoumání případu správná doba.

Společnost Palace Law digitalizovala workflow pošty a komunikace s klienty stejně jako proces příjmu zákazníků. Trello využívá dokonce i ke správě případů v soudních sporech.

„Trello nám poskytlo něco hmatatelného,“ popisuje Jordan. „Vzhledem k tomu, že už nemáme na stole fyzickou složku, potřebovali jsme způsob, jak si složky jednotlivých případů vizualizovat – vědět, na čem pracovat, pochopit priority a vidět dokumenty vztahující se ke klientovi.“

Díky této změně mohou advokáti pracovat z domova a při schůzce s klientem mimo kancelář mají po ruce všechny potřebné dokumenty. To znatelně snížilo zátěž a usnadnilo život všem zúčastněným. Jordan například používá mobilní aplikaci Trello ke kontrole pošty a termínů. „Mobilní aplikace je skvělý nástroj k rychlé kontrole všeho možného a sledování blížících se událostí,“ pochvaluje si Jordan.

Úspora 200 listů papíru denně

„Od té doby, co jsme začali používat Trello, jsou naši lidé spokojenější. Hodně nám to usnadnilo život,“ tvrdí Jordan.

Dnes tým Palace Law svému digitálnímu systému plně důvěřuje. Přechod na práci bez papírů však vzbuzoval obavy. „Když jsme začínali, dělalo to jen velmi málo lidí, a tak jsme z toho měli trochu strach,“ vypráví Jordan. „Neexistoval žádný osvědčený model.“

I když byli zaměstnanci firmy Palace Law z transformace nervózní, jako celek byli pro. „Součástí naší kultury je být kreativní, inovativní a přizpůsobiví. Neustále hledáme způsoby, jak dělat věci pro naše klienty ještě lépe,“ tvrdí Jordan.

Systém přinesl některé pozoruhodné výsledky. Za pouhých 9 měsíců se obrat společnosti Palace Law zvýšil o 76 %. Firma také získala působivé skóre NPS (Net Promoter Score) – 70. Podle zprávy Clio Legal Trends je celostátní průměr NPS u právních kanceláří pouhých 25. K tomu výrazně snížili spotřebu papíru – v průměru ušetří 200 listů denně.

Příjemným vedlejším efektem transformace byl vliv na pracovní spokojenost zaměstnanců. „Od té doby, co jsme začali používat Trello, jsou naši pracovníci spokojenější. Hodně nám to usnadnilo život,“ míní Jordan. „Lidé se méně stresují. Když máte na stole plno papírů, je těžké udržet si v nich přehled. Díky tomu, že máme před očima karty Trello se štítky a termíny splnění, se už tolik nestresujeme a můžeme snadno identifikovat důležité priority v našich workflowech.“