SwagUp + Trello

Nové obchodní nápady nedojdou bez solidního systému podpory k úspěchu. Systémy a workflowy, které odvádí svou zákulisní práci, mohou zásadním způsobem posílit schopnost podniku odlepit se od země a – zejména v případě startupů – přizpůsobit se nově vznikajícím příležitostem k inovaci.

Když Michael Martocci zaměřil své podnikatelské cíle na odvětví propagačních produktů (AKA swagu) a založil SwagUp (jak jinak než v garáži matčina domu v New Jersey), měl v úmyslu vybudovat firmu poskytující propagační produkty startupům. Ale jako podnikatel se neustále pídil po nových nápadech a příležitostech k inovaci. Trello mu s tím pomohlo.

SwagUp nachází volné místo na trhu

Propagační materiály se za dlouhé roky hodně vyvinuly a už to nejsou jen hrníčky a lahve na vodu s firemní značkou. Vyrábí se třeba obrovské bloky Jenga a – ano, čtete správně – hoverboardy. Procesy v oboru a možnosti dodavatelů však zůstaly po léta neměnné. „Existuje 20 nebo 30 společností, které sdílí polovinu obratu. Druhá polovina je rozdělena mezi asi 30 000 společností,“ popisuje Michael.

Tato fragmentace způsobuje, mírně řečeno, nepříjemné prostředí pro zákazníky. Někteří klienti musí spolupracovat s několika dodavateli, aby získali potřebné produkty, což činí proces objednávání časově náročným, příliš komplikovaným a neosobním. Jiní se rozhodli najmout marketingové agentury, aby za ně proces objednávání řídily, což je méně bolestivé, ale dražší.

Problémy tohoto nedokonalého systému si Michael naplno uvědomil ve chvíli, kdy jej společnost požádala o „swag pack“, dárkový balíček předmětů s firemní značkou, který chtěla distribuovat novým zaměstnancům. „Udělat takový balíček je velmi namáhavý proces. Přimělo nás to zamyslet se nad tím, že když jeden náš zákazník potřeboval takovou pomoc, nejspíš existují i další,“ vypráví.

Toto uvědomění přimělo Michaela k přehodnocení obchodního přístupu a nakonec i ke změně kurzu. Namísto toho, aby se přidala ke stávajícímu těžkopádnému modelu, se společnost SwagUp rozhodla zjednodušit prostředí pro zákazníky a poskytnout nabídku snadného objednání a hladkého procesu internetového nákupu, a k tomu i služby návrhu a sestavování balíčků. Postarali by se i o skladování, plnění a přepravu objednávek. SwagUp by v podstatě nesla logistickou zátěž, která tradičně připadala na zákazníky, a znásobila by tak svou hodnotu díky efektivnímu zákaznickému prostředí.

Aby mohl Michael provést tento ambiciózní obrat, musel rychle vyvinout systém, který by řídil logistické a obchodní workflowy potřebné k tomu, aby se jeho inovativní myšlenka stala skutečností.

Sestavení kompletních obchodních workflowů

Hned, jak se dostanete na nástěnku Trello, pochopíte, jak funguje. Neexistuje tu žádné postupné učení.

„Lidem vyprávím, že jsem tuto společnost založil na platformách Wix, Typeform a Trello. Jedná se o tři jednoduše použitelné nástroje, které jsou snadno přístupné a do určité míry zdarma,“ pochvaluje si Michael.

První workflow, který Michael vyvinul, byl systém obchodního kanálu ke správě celého životního cyklu zákazníka – od odeslání objednávky po dodání produktů. Trello si zvolil pro jeho vizuální rozvržení a návrh zaměřený na procesy. Věděl také, že zaškolení zaměstnanců v řešení Trello bude jednoduché – což je klíčovým faktorem zajišťujícím rychlé rozjetí nové iniciativy. „Hned, jak se dostanete na nástěnku Trello, pochopíte, jak funguje,“ míní Michael. „Neexistuje tu žádné postupné učení.“

Michael automatizoval některé aspekty svého obchodního kanálu pomocí řešení Zapier, díky čemuž ušetřil ještě více času. Když zákazník odešle objednávku přes webové stránky SwagUp, řešení Zapier automaticky vytvoří kartu Trello, která okamžitě zašle upozornění pro SwagUp. Karta se přiřadí návrháři, poté se předá zákaznickým manažerům a tak dále. S tím, jak se karty pohybují napříč nástěnkou Trello, si může celý tým vizualizovat, v jaké fázi procesu jsou jednotliví zákazníci a co je třeba udělat dál.

Když Michael viděl, jak moc Trello pomohlo jeho obchodnímu procesu, přesunul pod tuto platformu i další týmové workflowy. Sestavil provozní nástěnku ke správě zakázek a dodavatelských objednávek. V objednávkách propagačních produktů se hodně řeší detaily – a Trello posloužilo jako centrální místo k jejich monitorování a správě. „Na příslušné nástěnce jsme sledovali vše – datum, do kterého jsme položku potřebovali, barvy – prostě vše,“ říká Michael.

Na kartách jsme měli seznamy, abychom se ujistili, že máme všechny informace, které náš tým objednávek potřeboval k odvedení své práce.

Z provozní nástěnky se odeslaly objednávkové žádosti dodavatelům, což spustilo workflow plnění. Dodavatelé na kartách Trello uvedli, zda objednávku přijali a kdy byla odeslána. Poté, když workflow plnění společnosti SwagUp nabobtnal, spatřil Michael hodnotu vylepšení nástrojů, které přidávají další funkce a integrace s jinými klíčovými obchodními nástroji na jakoukoli nástěnku Trello.

Po dobu šesti měsíců fungovala společnost SwagUp na bezplatné verzi řešení Trello. Michael však začal toužit po využití plné funkcionality, zejména po zahrnutí informací o přepravě na příslušné karty. Vylepšení Sledování zásilek umožňuje připojit sledovací čísla zásilek přímo ke kartám Trello, na kterých se pak zobrazuje aktuální průběh přepravy a data doručení. „Každý den přichází a odchází stovky zásilek. Je užitečné podívat se na kartu a hned vědět, zda balíček dorazil, nebo ne, a kde se právě nachází,“ popisuje.

SwagUp dostává, co potřebuje

Neznám jiný způsob, jak bychom to mohli dělat. Bez řešení Trello bychom nepřežili.

Za něco málo přes dva roky se inovativní podnikatelská myšlenka stala inovativním podnikem. Podle Michaela v této transformaci hrálo zásadní roli právě řešení Trello. A investice společnosti do nového zákaznického prostředí v tomto statickém odvětví přináší výsledky: Firma SwagUp získala 800 zákazníků, blíží se k objednávce číslo 2 000 a odhaduje svůj hrubý roční obrat za rok 2019 na částku mezi osmi a devíti miliony dolarů.

„Neznám jiný způsob, jak bychom to mohli dělat. Bez řešení Trello bychom nepřežili,“ tvrdí Michael. „Nejenom, že sjednotilo naše procesy a pomohlo všem pochopit, jakou mají roli, ale také jsme díky němu dokázali automatizovat klíčové kroky procesu. Díky tomu jsme se mohli posouvat mnohem rychleji a vyrostla z nás multimilionová dolarová společnost s týmem pouhých deseti lidí.“