McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works wurde 1925 gegründet und blickt auf eine lange Geschichte der Handwerkskunst und Innovation zurück. Das außergewöhnliche Wachstum des Konstrukteurs, Herstellers und Installateurs von Blechschächten für Klimaanlagen ließ aus dem Familienbetrieb im Lauf von fast 100 Jahren ein in mehreren US-Bundesstaaten tätiges Unternehmen werden, das mittlerweile in vierter Generation von der Familie McCorvey geführt wird und Hunderte Mitarbeiter beschäftigt. Mit Werken in Houston, Orlando und Dallas ist der Hersteller ein Musterbeispiel für stete, erfolgreiche Skalierung.

Auch Papier spielte in der Geschichte von McCorvey Sheet Metal eine große Rolle – zumindest im Büro. Noch bis vor Kurzem lief die Administration im Unternehmen analog ab, mit handschriftlichen Tickets, die sowohl intern verwendet, als auch an Partnerfirmen geschickt wurden. Tech Coordinator Chris Mondeau war schnell klar, dass diese Tradition des Familienbetriebs die Skalierung des Unternehmens nicht überdauern würde:

Papierdokumente gingen verloren und niemand konnte nachvollziehen, in welchem Bearbeitungsschritt sich unsere Produkte befanden.

Ziel war die Umstellung auf ein papierloses System, das allen Beteiligten eine einfache Einarbeitung bot und vor allem leicht zu pflegen war.

Einen zentralen Hub erstellen

Chris suchte nach einem Zeitplanungsprogramm, mit dem sich die Menge der anstehenden Tasks in jeder Stufe des Fertigungsprozesses visuell darstellen ließ. Am wichtigsten war jedoch, dass Mitarbeiter das Softwaresystem an jedem Punkt des Prozesses und unabhängig von ihren technischen Kenntnissen problemlos verwenden können. Das Programm sollte zu einem digitalen Hub für alle Dateien und Prozesse werden, mit denen Mitarbeiter von McCorvey bereits in Programmen wie Word und Dropbox arbeiteten. Auf technischer Seite sollte eine offene API für Integrationen (wie bei Trello) die Einführung eines zentralen Organisationstools zukunftssicher machen, um später teamspezifische digitale Tools in den Workflow integrieren zu können.

Im Lauf der Recherche kamen diverse teamorientierte Tools auf den Prüfstand, darunter Trello, Mavenlink, Wrike und CRM-Software. Trello erwies sich dabei aus folgenden Gründen als bester "Papierersatz":

1. Die unkomplizierten, kollaborativen Funktionen fanden schnell Anklang bei den Benutzern im Unternehmen.
2. Tasks aus dem gesamten Fertigungsprozess ließen sich einfach und effektiv auf nur einem Board nachverfolgen.
3. Die Mitarbeiter empfanden die visuelle Darstellung der Workflows als intuitiv.

Zunächst ein Praxisversuch mit Trello

Trello wurde mit 15 Benutzern für den Fertigungsprozess getestet. Es kam zu einer sofortigen Verbesserung der Qualitätssicherung: Mitarbeiter im Außendienst konnten den Stand von Projekten im Werk in Echtzeit nachverfolgen und prüfen, ob alle benötigten Informationen vorlagen. Das Sahnehäubchen? Sie mussten nicht mehr ständig im Werk anrufen oder E-Mails schreiben, um sich nach dem Stand zu erkundigen oder kleinere Fragen zu klären.

Trello ist gut für unsere Teams, weil es so flexibel ist. Funktioniert ein Prozess auf dem Board nicht wie gewünscht, lässt er sich einfach ändern. Trello reiht sich nahtlos in unser Tagesgeschäft ein.

Immer mehr Teams im Unternehmen begannen, die Vorteile eines kollaborativen digitalen Hubs zu erkennen:

• Als Vice-President Charlie McCorvey die Auswirkungen von Trello auf den Fertigungsprozess erkannte, veranlasste er den Umstieg des Projektmanagementteams auf einen digitalen Workflow. Durch die visuelle Nachverfolgung laufender Aufträge blieben weniger Aufträge auf der Strecke. Das Team konnte auch erkennen, wenn Aufträge länger als geplant dauerten und wer zum Abschluss Hilfe benötigte.
• Das Fertigungsteam begann mit der Aufstellung eines Verlaufsprotokolls für Probleme, die bei der Fertigung auftraten. Danach erfolgten Fertigungsberichte hauptsächlich papierlos.

Für Mitarbeiter ist es angenehm, dank der Transparenz von Trello-Boards schnell alle nötigen Informationen finden zu können. Liegt zum Beispiel ein Problem bei der Konstruktion vor, können auf der Karte des Tasks Kommentare für den Konstrukteur hinterlassen werden, ohne den Ablauf anderer Arbeiten zu stören.

Eine Trello-Unternehmenskultur aufbauen

Chris hat dafür gesorgt, dass Trello in den Unternehmensalltag integriert ist, indem es auf Geräten im Kioskmodus in allen Werken und Büros installiert wird. Auf ihnen können sich Mitarbeiter jederzeit anmelden und Trello überall nutzen. Über die mobile App können Teammitglieder auch unterwegs mit ihren Mobilgeräten auf Trello zugreifen.

Trello findet in den Werken und Büros großen Anklang.

Zusätzlich zu einer grundlegenden Trello-Schulung (die meist nur einen halben Tag dauert) arbeitet Chris mit den einzelnen Teams von McCorvey je eine Woche lang an Boards für ihre Prozesse. Ausgangspunkt sind einfache Kanban-artige Listen mit anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Aufgaben. Er beobachtet dann das Team und unterstützt es bei der Entwicklung des Workflows mit angepassten Listenlayouts, Labels und Power-Ups.

Er empfiehlt, sich im Verzeichnis der Trello-Vorlagen Anregungen und Beispiel-Vorlagen zu holen, anstatt von Grund auf neue Boards zu entwickeln. Die regelmäßige Rücksprache mit den Teams ist ebenfalls wichtig. Chris ist jederzeit bereit, Workflows laufend zu vereinfachen, wenn Boards und Listen zu lang oder unpraktisch werden.

Die wichtigsten Team-Boards von McCorvey

Hier einige der wichtigsten Trello-Workflows von McCorvey Sheet Metal:

Team-Brainstorming

Der Workflow: Um die Kreativität im Unternehmen zu fördern, können Mitarbeiter auf einem zentralen Brainstorming-Board Karten mit Vorschlägen für Verbesserungen oder neue Prozesse erstellen. Gemeinsam werden alle paar Wochen die besten Vorschläge auf dem Board ausgewählt und umgesetzt.

Geeignet für: die gesamte Organisation

Tipps zur Board-Erstellung: Nutze das Power-Up "Abstimmung" für das Crowdsourcing von Feedback zu jedem Vorschlag.

Standortübergreifende Arbeitsverteilung

Der Workflow: Ein gemeinsames Board der Standorte in Houston und Florida zur visuellen Darstellung des Fertigungsworkflows. Werksleiter nutzen das Board, um die Auslastung der Teams je nach Backlog auf die beiden Standorte zu verteilen.

Geeignet für: Teammanager

Tipps zur Board-Erstellung: Verwende Label, um visuell darzustellen, welche Standorte welche Aufgaben übernehmen. Mit E-Mail an Board können Projektmanager per E-Mail eingehende Kundenanfragen einfach an das Board weiterleiten und Aufträge in Arbeit geben.

Höhere Ziele

Intern hat McCorvey deutlich von der Zusammenarbeit und Transparenz profitiert, die Trello im alltäglichen Betrieb ermöglicht. Und dank seiner digitalen Transformation wurde das Unternehmen zu einem der führenden Anbieter der Branche.

Bei einer Ausschreibung für eine große medizinische Einrichtung konnte sich das Unternehmen durch Trello unter den 13 Mitbewerbern für das Projekt abheben. Im Rahmen der Firmenpräsentation wurde ein gemeinschaftliches Board eingerichtet, über das beide Parteien kommunizieren und den Fertigungsprozess in Echtzeit nachverfolgen konnten. Die offene Zusammenarbeit beeindruckte den Kunden. Chris merkt an: "Transparenz ist immer ein wichtiges Verkaufsargument. Durch den Einsatz von Trello zeigen wir, dass wir gewissenhaft arbeiten."

Ein neues Zeitalter papierloser Produktivität

Als Chris mit der Suche nach einem Organisationsprogramm für Fertigungsprozesse begann, erahnte er möglicherweise gar nicht die vollen Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Trello erwies sich dabei als Katalysator für die Umstellung auf papierlosen Betrieb:

McCorvey ist seit ca. 70 Jahren Papierhersteller und wechselte dank Trello über Nacht zur Digitalisierung. Es war ein echter Erfolg und ein wirklich unbeabsichtigtes Ergebnis – wir sind mehr als zufrieden.

Alle Ziele, die Chris ursprünglich mit der Einführung von Trello verfolgte, also bessere Zusammenarbeit, höhere Transparenz und einfachere teamübergreifende Kommunikation, wurden mit konkreten Resultaten erreicht: Büros, Werke und Auftragssorte in ganz Florida und Texas sind jetzt vernetzt. Für McCorvey Sheet Metal Works ist ein skalierbarer digitaler Hub ein wichtiger Schritt für das erfolgreiche Unternehmenswachstum der nächsten 100 Jahre.