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Palace Law + Trello

Weniger Papier, mehr Umsatz und zufriedenere Mandanten

Palace Law-Logo

Anwaltskanzleien kann die Digitalisierung als gewaltiges Unterfangen erscheinen. Dennoch erklärte Palace Law diesen Schritt zur wichtigsten Mission, als die Kanzlei erkannte, dass die Umstellung der traditionell papierbasierten Vorgänge und Abläufe auf ein digitales System für alle Beteiligten von Vorteil wäre – für Mandanten, Mitarbeiter und nicht zuletzt die Umwelt. Dank Trello ist Palace Law heute in der Lage, eine größere Anzahl von Mandanten zu betreuen. Der Stresspegel der Anwälte konnte gesenkt werden, und die Kanzlei spart mehr als 200 Blatt Papier am Tag ein.

Welches Bild hast du vor Augen, wenn du dir einen Anwalt bei der Arbeit vorstellst?

Klassischerweise denken wir an ein Büro voller biederer Anzugträger, lange Arbeitstage und stapelweise Akten und Schriftstücke.

Der Anwaltsberuf baute jahrzehntelang auf einem papierbasierten System auf.

Laut Jordan Couch, einem Anwalt bei Palace Law, lag der Fokus außerdem vorwiegend auf den Menschen, die den Beruf ausüben, statt auf den Menschen, die ihn als Dienstleistung in Anspruch nehmen. "Es ist ein Berufsstand, der den besten Interessen des Mandanten in mancherlei Hinsicht entgegenwirkt", so Couch. "Nehmen Sie zum Beispiel das Modell der stundenbasierten Abrechnung. Hier wird der Erfolg des Mandanten zu Ihrem Nachteil – je schneller und effizienter Sie arbeiten, desto weniger verdienen Sie. Für den Kunden ist das problematisch."

Während des Jurastudiums wurde Couch von seinen Professoren dazu inspiriert, bei der Anwaltstätigkeit neue Wege zu gehen. Nach seinem Abschluss suchte er sich einen gleichgesinnten Arbeitgeber. Das führte ihn zu Patrick Palace, dem Gründer von Palace Law. Sie teilten die Ansicht, dass der Anwaltsberuf einen besseren Service bieten muss, ohne dafür mehr Geld zu verlangen. "Wir wollten mehr Menschen bessere und effizientere Dienstleistungen zur Verfügung stellen", erinnert sich Couch. "Dieses Ziel war die Grundlage für alle Änderungen, die wir vorgenommen haben und heute noch vornehmen."

Palace Law kam zu dem Schluss, dass man den Mandanten am besten helfen würde, indem man ein digitales System entwickelte und implementierte, um den immer noch gängigen papierbasierten Arbeitsalltag zu transformieren.

Der Beginn des Weges in die Digitalisierung

"Für Anwälte ist es wirklich wichtig, Workflows visualisieren zu können, aber unsere Workflows können schwer darstellbar und nachvollziehbar sein", so Couch. "Deshalb war Trello für uns so interessant."

Zu Beginn der digitalen Transformation bei Palace Law konzentrierte sich die Kanzlei auf zwei zentrale Herausforderungen.

Die erste bestand darin, den Mandanten auch außerhalb des Büros Zugang zu Anwälten zu ermöglichen. Dazu musste die Anwaltskanzlei einen Weg finden, die über Schreibtische und Regale verteilten Informationen – überwiegend in Papierform – standortunabhängig verfügbar zu machen. Palace Law setzte auf Clio als cloudbasiertes Kanzleiverwaltungssystem, das zum ersten digitalen Archiv der Kanzlei wurde. Hier wurden sämtliche Korrespondenzen und Akten erfasst und gespeichert.

Die zweite Herausforderung bestand darin, den Anwälten in einer digitalen Umgebung Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Fälle und Aufgaben zu bieten. "Für Anwälte ist es wirklich wichtig, Workflows visualisieren zu können, aber unsere Workflows können schwer darstellbar und nachvollziehbar sein", so Couch. "Deshalb war Trello für uns so interessant." Palace Law führte Trello als cloudbasiertes Workflow-System ein und integrierte es über Zapier in Clio. So erhielten die Kanzleimitarbeiter Zugriff auf die erforderlichen Informationen für eine Vielzahl von Abläufen. Die Entscheidung für Trello gründete auch auf den erstklassigen Integrationsmöglichkeiten. Slack und Google Drive sind jetzt Teil der digitalen Umgebung von Palace Law.

Als diese papierlose Umgebung einsatzbereit war, überprüfte die Kanzlei alle internen Workflows, um sie an das neue digitale System anzupassen. Im alten System sammelten sich Stapel von Fallakten in Papierform auf den Schreibtischen der Anwälte und mussten von Raum zu Raum getragen werden. Ein Aktenstapel stellte sozusagen das Pensum eines Anwalts dar und band ihn an sein Büro. Ohne diese Unterlagen war er nicht in der Lage, seine Arbeit zu erledigen.

Trello hat diese Betriebsstruktur vollkommen verändert. Fallakten werden jetzt durch Trello-Karten dargestellt. Diese Karten werden den Trello-Boards der zuständigen Anwälte zugewiesen, die ihre Aufgaben mithilfe von Trello-Funktionen priorisieren. Im alten Modell mussten Anwälte per Hand auf Fallakten kennzeichnen, wann diese einer erneuten Prüfung unterzogen werden sollten. Jetzt erhalten sie dafür einfach eine Erinnerung in Trello.

Palace Law digitalisierte seine internen und externen Kommunikationsabläufe sowie seine Mandantenaufnahme. Selbst Fälle, die sich bereits im Rechtsstreit befinden, werden mit Trello verwaltet.

"Trello hat unsere Arbeit greifbar gemacht", sagt Couch. "Da wir keine physischen Akten mehr auf unserem Schreibtisch liegen hatten, benötigten wir eine andere Möglichkeit der Einsichtnahme, um eine Übersicht der erforderlichen Aufgaben und Prioritäten zu erhalten und die Akten eines Mandanten durchsehen zu können."

Dank dieser Änderung können unsere Anwälte von zu Hause arbeiten oder bei einem Kundenbesuch jederzeit auf ihre Unterlagen zugreifen. Das bedeutet weniger Stress und hat die Arbeit allgemein erleichert. Couch selbst nutzt die Trello-App, um seine E-Mails abzurufen und Fristen im Blick zu behalten. "Die App ist ein wichtiges Hilfsmittel, um den Überblick über aktuelle und anstehende Termine zu behalten", sagt er.

200 Blatt Papier weniger –pro Tag

"Seitdem wir Trello verwenden, sind alle ausgeglichener. Es hat vieles vereinfacht und die Mitarbeiter sind weniger gestresst", so Couch.

Heute hat das Team von Palace Law großes Vertrauen in das digitale System, doch die Umstellung war nicht leicht. "Als wir anfingen, unser System umzustellen, waren wir damit eine der ersten Kanzleien", erinnert sich Couch. "Ein bewährtes Modell gab es nicht."

Die Mitarbeiter von Palace Law waren angesichts der Umstellung zwar nervös, doch die Entscheidung wurde weitgehend unterstützt. "Kreativität, Innovationsvermögen und Anpassungsfähigkeit sind Teil unserer Firmenkultur. Wir suchen immer nach neuen Möglichkeiten, unseren Mandanten noch bessere Resultate zu bieten", so Couch.

Die bisher erzielten Ergebnisse können sich sehen lassen. In nur 9 Monaten steigerte Palace Law seinen Umsatz um 76 %. Außerdem erzielte die Kanzlei einen beeindruckenden Net Promoter Score (NPS) von 70. Laut dem Legal Trends-Bericht von Clio belief sich der durchschnittliche NPS für Anwaltskanzleien landesweit auf 25. Der Papierverbrauch konnte ebenfalls stark reduziert werden. Im Schnitt spart Palace Law jeden Tag 200 Blatt Papier ein.

Ein zusätzlicher Vorteil: Die Transformation hat sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter ausgewirkt. "Seitdem wir Trello verwenden, sind alle ausgeglichener. Es hat vieles vereinfacht", so Couch. "Die Mitarbeiter sind weniger gestresst. Mit einem Stapel Akten auf dem Schreibtisch ist es schwer, den Überblick zu behalten. Die Verwendung von Trello-Karten mit Labels und Fälligkeitsdaten hat unseren Stresspegel gesenkt und erleichtert die Prioritätensetzung in unseren Workflows."

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