Scan2Cad + Trello

Einfacher, flexibler und sichtbarer – wie Scan2CAD mit Trello wächst

Für die meisten Unternehmen bedeutet Wachstum mehr Mitarbeiter, mehr Prozesse, mehr Komplexität und mehr Aufwand. Doch Scan2CAD, Entwickler der weltweit führenden Konvertierungssoftware für Architektur- und Konstruktionsentwürfe, trotzt diesem Trend mithilfe von Trello.

Scan2CAD setzt darauf, seinen Betrieb zu erweitern und gleichzeitig zu vereinfachen. Während andere Unternehmen angesichts des Wachstums auf über 90.000 Kunden wahrscheinlich automatisch neue Mitarbeiter eingestellt und neue Bürofläche angemietet hätten, bleibt das Team von Scan2CAD weiterhin überschaubar (nicht einmal 25 Mitarbeiter, einschließlich Auftragnehmer!) und verteilt. Während andere Firmen möglicherweise schnell versucht hätten, neue Produkte einzuführen und neue Märkte zu erschließen, konzentriert sich Scan2CAD weiter unbeirrt auf ein einziges Produkt für zwei Kernzielgruppen.

Und während die Zahl der verwendeten Systeme und Tools in anderen Betrieben ständig zulegt, setzt Scan2CAD Trello auf kreative Weise ein, um sämtliche Anforderungen in puncto Projektverwaltung, Vertrieb und Produktmanagement zu erfüllen.

Schnittstelle zwischen physischer und digitaler Welt

Scan2CAD hilft Architekten und Ingenieuren, Projekte und Produkte zum Leben zu erwecken. Die Software des Unternehmens erleichtert den Benutzern, gescannte Baupläne und Bilder in herkömmlichen Dateiformaten für Bearbeitungs- und Dokumentationszwecke in CAD- (Computer-Assisted Drawing) und CAM-Dateien (Computer-Assisted Manufacturing) zu konvertieren. Diese intelligente Technologie und die zugrunde liegende Mission hatten für CEO Luke Kennedy oberste Priorität, als er das Unternehmen 2010 erwarb.

Die Rolle des Eigentümers war Luke neu, aber das Unternehmen selbst war ihm vertraut. Sein Vater hatte Scan2CAD mehr als 20 Jahre zuvor gegründet. Nachdem er in Rente gegangen war, wurde die Firma übernommen, doch als der Käufer Jahre später eine andere Richtung mit dem Unternehmen einschlagen wollte, nutzte Luke die Chance, um es zurückzukaufen und das Vermächtnis seines Vaters fortzuführen.

Kaum hatte er die Rolle des CEO übernommen, erkannte er Möglichkeiten, Abläufe zu vereinfachen, die Produktivität zu erhöhen und die Sichtbarkeit zu verbessern. "Unsere Kunden nehmen unseren Service nur für eine Sache in Anspruch – zum Konvertieren von Dateien. Deshalb wollte ich den Vorgang für sie so einfach wie möglich gestalten", erklärt er. "Dann habe ich überlegt, dass man vielleicht auch unseren Betrieb vereinfachen könnte."

Im Sinne der Rationalisierung machte sich Luke daran, ein zentrales, flexibles System zu finden, mit dessen Hilfe sich sein Team organisieren könnte und das auch für zukünftige Anforderungen geeignet wäre. Also öffnete er sein zuverlässiges persönliches Board und machte seine Scan2CAD-Kollegen mit Trello bekannt.

Ein Tool, viele Möglichkeiten

Ohne Trello würden wir wahrscheinlich 10 verschiedene Apps verwenden … Wir haben uns eine Menge Aufwand gespart und sehr viel Geld.

Bei der Koordination mit den einzelnen Teams stellte Luke einige Ideen für die Nutzung von Trello vor, von der Verwaltung von Aufgabenlisten bis hin zu komplexen Workflows. Nach einer Weile wurden die Ideen von den Mitarbeitern angenommen. Schließlich stellte das gesamte Unternehmen für alle kritischen Prozesse auf Trello um (einschließlich Vertrieb und Recruiting, Ideenfindung und Inhaltserstellung, Softwareentwicklung und Bug-Tracking) und führte verschiedene Tools in einer Plattform zusammen. "Ohne Trello würden wir wahrscheinlich 10 verschiedene Apps verwenden", so Luke. "Da wir nur eine Lösung nutzen, sparen wir uns eine Menge Aufwand und sehr viel Geld."

Das Content-Team von Scan2CAD setzt Trello zum Beispiel ein, um per Brainstorming Ideen für Hilfeartikel und Kundenressourcen zu erarbeiten. Dabei erstellen die Mitarbeiter für jedes Thema oder Ziel eine neue Karte, organisieren die Karten nach Monat und ordnen ihnen jeweils Autoren zu. Die Autoren bearbeiten ihre Karten und verschieben sie von "Entwurf" über "In Bearbeitung" nach "Einführung". Außerdem verwenden die Redakteure das Power-Up "Karte wiederholen" und die Checkliste von Trello, um sicherzustellen, dass keine Bearbeitungsaufgabe übersehen wird.

Der Scan2CAD-Vertrieb nutzt Trello auf eine ähnliche Weise. Wenn ein neuer Lead oder ein bestehender Kunde Aufmerksamkeit erfordert, erstellt ein Vertriebsmitarbeiter eine Karte im Trello-Board "Geschäfte", um die Abwicklung sicherzustellen.

Auch die Scan2CAD-Entwickler haben Trello einfach an ihre Anforderungen angepasst, statt ein weiteres Tool einzusetzen. Für automatisierte Tests verwenden sie zwar Skripts, aber die Bereitstellung erfordert dennoch viele manuelle Eingaben. Um die mentale Belastung zu reduzieren und sicherzustellen, dass jede Aufgabe erledigt wird, erstellt das Entwicklerteam deshalb für jeden Release Trello-Karten. Anschließend wird die Checklistenfunktion genutzt, um automatisch Checklisten für Bereitstellung und Einführung auszufüllen.

Die Entwickler nutzen Trello außerdem zur Nachverfolgung und Behebung von Bugs. Sie erstellen Karten für einzelne Bugs, weisen zuständige Benutzer hinzu (sodass die Arbeitslast verteilt wird) und tauschen sich über Kartenkommentare über das jeweilige Problem aus. Laut Luke hat sich dieser Workflow für das Team als so nützlich erwiesen, dass die Mitarbeiter jetzt nicht mehr darauf verzichten wollen. "Ohne Trello würden wir keinen Release mehr machen", meint er. "Und da wir Mitarbeitern nur Karten zuweisen, deren Inhalt für sie relevant ist, können sie sich ganz auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren. Das sorgt für ein gutes Maß an Transparenz, \[ohne] die Mitarbeiter zu überlasten."

Ein einfaches, flexibles System, das Daten und Ideen lebendig macht

Trello ist unsere zentrale Informationsquelle.

Scan2CAD setzt Trello gleichermaßen für sehr lineare Prozesse (wie die Inhaltserstellung) als auch für iterative Aufgaben (wie das Bug-Tracking) ein. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Lösung ausreichende Flexibilität für alle wichtigen Workflows bietet.

Darüber hinaus konnte das Unternehmen mithilfe von Trello die Sichtbarkeit und die Zusammenarbeit in seinem weltweit verteilten Remote-Team verbessern. Luke erklärt: "Es ist unsere zentrale Informationsquelle. Alle Teammitglieder, selbst neue Mitarbeiter, die noch eingearbeitet werden, können Trello nutzen und alle erforderlichen Informationen abrufen."

Die breite Annahme und den Erfolg von Trello bei Scan2CAD schreibt Luke dem intuitiven Design und der hohen Flexibilität zu. Auch ohne technische Vorkenntnisse oder Schulung lernen Benutzer schnell, die Lösung einzusetzen und Boards an ihre individuellen Anforderungen anzupassen. "Trello ist so flexibel wie eine Tabelle, aber leistungsfähiger. Man kann es als einfache Liste verwenden oder als vollständige App, die in andere Systeme integriert ist, um ganze Teile des Unternehmens voranzutreiben."

Scan2CAD hat Trello von einem einzelnen persönlichen Board zu einem unternehmensweiten System ausgeweitet, das Luke und sein Team einsetzen, um Ideen zum Leben zu erwecken. "Trello ist für uns zu einem Dateityp geworden. Mit anderen Apps ist das gar nicht vergleichbar", meint Luke. "Wir verwenden Trello, weil wir damit unsere Daten zum Leben erwecken können. Aus einer einfachen Liste werden reale Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, die echten Personen zugewiesen und mit anderen Apps verknüpft sind. Die Möglichkeiten sind schier endlos."