SwagUp + Trello

Ohne ein zuverlässiges Supportsystem sind neue Geschäftsideen selten erfolgreich. Wenn die zugrunde liegenden Systeme und Workflows reibungslos funktionieren, haben Unternehmen eine deutlich bessere Chance, Fuß zu fassen und neue Innovationsmöglichkeiten wahrzunehmen – das gilt insbesondere für Start-ups.

Als Michael Martocci seine unternehmerische Energie auf die Werbeartikelbranche richtete und SwagUp gründete (natürlich aus der Garage seiner Mutter in New Jersey), bestand das Ziel darin, Werbeartikel für Start-ups bereitzustellen. Als Unternehmer war er jedoch ständig auf der Suche nach neuen innovativen Ideen und Möglichkeiten, und Trello machte dies möglich.

SwagUp findet seine Nische

Die Auswahl von Werbeartikeln ist nicht mehr nur auf Kaffeebecher und Wasserflaschen beschränkt. Firmen können ihre Logos mittlerweile auf Jenga-Spielsteine und Hoverboards drucken lassen. Bei den branchenspezifischen Verfahren und den Anbieteroptionen hat sich jedoch seit Jahren nichts geändert. "Es gibt 20 oder 30 Unternehmen, die die Hälfte des Umsatzes ausmachen, und die andere Hälfte ist auf etwa 30.000 weitere Firmen aufgeteilt", erklärt Michael.

Diese Zerstückelung sorgt für ein eher unangenehmes Kundenerlebnis. Einige Kunden müssen mit mehreren Anbietern zusammenarbeiten, um die gewünschten Produkte zu erhalten. Das macht den Bestellvorgang zu einer zeitaufwendigen, übermäßig komplizierten und unzusammenhängenden Angelegenheit. Andere Kunden beauftragen zur Durchführung des Bestellvorgangs Marketingfirmen, was zwar weniger Aufwand bedeutet, aber höhere Kosten zur Folge hat.

Die Realitäten dieses fehlerhaften Systems wurden Michael vor Augen geführt, als er von einem Unternehmen den Auftrag erhielt, ein Werbepaket – eine Auswahl von Artikeln, die mit dem Logo der jeweiligen Firma versehen sind – für neue Mitarbeiter zusammenzustellen. "Die Erstellung eines Werbepakets ist ein mühsamer Prozess. Da kam uns der Gedanke, dass es sicher noch andere Kunden geben musste, die dieselben Anforderungen haben", so Michael.

Diese Erkenntnis veranlasste Michael, seinen Geschäftsansatz zu überdenken und letztendlich die Ausrichtung des Unternehmens zu ändern. Anstatt sich in das umständliche bestehende Modell zu fügen, würde SwagUp den Kunden neben Designservices und der Zusammenstellung von Werbekits einfache Bestellvorgänge und nahtlose E-Commerce-Umgebungen bieten und dadurch das Kundenerlebnis optimieren. Lagerung, Abwicklung und Versand würde man auch noch übernehmen. Im Grunde genommen würde SwagUp sich um den logistischen Aufwand kümmern, der bis dato traditionell auf die Kunden entfiel, und damit den Mehrwert einer nahtlosen Erfahrung signifikant erhöhen.

Für die Umsetzung dieses ehrgeizigen Plans musste Michael schnellstens ein System entwickeln, das die logistischen und geschäftlichen Workflows ermöglicht, die zur Verwirklichung seiner innovativen Idee erforderlich waren.

End-to-End-Business-Workflows

Wenn du ein Trello-Board öffnest, verstehst du direkt, wie es funktioniert. Da gibt es nicht viel zu erlernen.

"Ich erzähle immer, dass ich dieses Unternehmen mit Wix, Typeform und Trello gegründet habe. Das sind drei sofort einsatzbereite Tools, die leicht zugänglich und bis zu einem gewissen Grad kostenlos sind", erklärt Michael.

Der erste Workflow, den er entwickelte, war ein Vertriebspipeline-System zur Verwaltung des gesamten Kundenlebenszyklus, von der Bestellaufgabe bis zur Zustellung der Werbeartikel. Er wählte Trello aufgrund des visuellen Layouts und seines prozessorientierten Designs. Außerdem wusste er, dass es einfach sein würde, seinen Mitarbeitern die Arbeit mit Trello beizubringen – ein entscheidender Faktor für die schnelle Umsetzung einer neuen Initiative. "Wenn du ein Trello-Board öffnest, verstehst du direkt, wie es funktioniert. Da gibt es nicht viel zu erlernen."

Um noch mehr Zeit zu sparen, automatisierte Michael ausgewählte Aspekte seiner Vertriebspipeline mit Zapier. Wenn ein Kunde auf der Website von SwagUp eine Bestellung aufgab, automatisierte Zapier eine Trello-Karte, über die wiederum SwagUp benachrichtigt wurde. Die Karte wurde einem Designer zugewiesen und dann an das Account-Management übergeben und so weiter. Anhand der Bewegung der Karten über das Trello-Board konnte das Team visualisieren, an welchem Punkt im Prozess sich die einzelnen Kunden befanden und was als Nächstes passieren musste.

Als Michael sah, wie gut sein Verkaufsprozess in Trello unterstützt wurde, verlagerte er zusätzliche Team-Workflows auf die Plattform. Er erstellte ein Board namens "Operations" (Vorgänge), um Beschaffung und Händlerbestellungen zu verwalten. Bei der Auftragsabwicklung für Werbeartikel müssen viele Details beachtet werden und Trello diente als zentraler Ort für die Erfassung und Verwaltung dieser Details. "In diesem Board haben wir alles erfasst – das Datum, an dem wir einen Artikel brauchten, die Farben –, einfach alles", so Michael.

Mithilfe von Checklisten in unseren Karten wurde sichergestellt, dass unser Bestellteam alle nötigen Informationen hatte, um seine Arbeit zu erledigen.

Vom "Operations Board" wurden Auftragsanfragen an Lieferanten gesendet, was einen Abwicklungs-Workflow auslöste. Die Lieferanten gaben auf Trello-Karten an, ob sie einen Auftrag angenommen hatten und wann die Bestellung versandt wurde. Als die Auftragsabwicklung von SwagUp zuverlässiger wurde, erkannte Michael den Nutzen von Power-Ups, die die Funktionalität eines Trello-Boards erweitern und weitere Integrationen in wichtige Geschäftstools ermöglichen.

Sechs Monate lang nutzte SwagUp eine kostenlose Version von Trello, aber Michael wollte die Funktionalität der Lösung erweitern, insbesondere um auf den Karten Versandinformationen einfügen zu können. Das Power-Up "Sendungsverfolgung" fügt Sendungsverfolgungsnummern in Trello-Karten ein, sodass aktuelle Bearbeitungs- und Lieferdaten direkt in Trello verfügbar sind. "Jeden Tag gehen bei uns Hunderte von Paketen ein und aus. Da ist es hilfreich, eine Karte aufzurufen und direkt zu sehen, ob ein Paket schon geliefert wurde bzw. wo es sich gerade befindet", so Michael.

SwagUp nimmt Fahrt auf

Ich habe keine Ahnung, wie wir das alles ohne Trello geschafft hätten. Wir wären gar nicht so weit gekommen.

In knapp über zwei Jahren hat sich eine innovative Geschäftsidee in ein innovatives Unternehmen verwandelt und laut Michael kam Trello bei dieser Transformation eine entscheidende Rolle zu. Die Investition in eine neue Kundenerfahrung in einer statischen Branche hat sich für das Unternehmen gelohnt: SwagUp hat 800 Kunden gewonnen, nähert sich dem zweitausendsten Auftrag und rechnet mit einem Bruttojahresumsatz von 8 bis 9 Mio. $ im Jahr 2019.

"Ich habe keine Ahnung, wie wir das alles ohne Trello geschafft hätten. Wir wären gar nicht so weit gekommen", sagt Michael. "Die Lösung hat nicht nur unsere Prozesse vereinheitlicht und dafür gesorgt, dass jeder seine Rolle kennt. Mithilfe von Trello konnten wir auch grundlegende Schritte unseres Workflows automatisieren, wodurch wir unsere Arbeit viel schneller erledigen konnten und mit einem Team von zehn Mitarbeitern zu einem millionenschweren Unternehmen aufgestiegen sind."