Desk Plants + Trello

Lawrence Hanley se convirtió en un #plantparent entregado cuando trabajaba como ejecutivo de publicidad en una gran empresa tecnológica.

Todo empezó con la idea de tener algo de lo que cuidar tras trasladarse de Boston a Austin por trabajo y tener que dejar a su perro (no os preocupéis, su novia lo adoptó). Su nueva vida en Austin no le iba a permitir cuidar de ninguna mascota, así que Lawrence se pasó a las plantas. De unas pocas pasó a tener muchas, y esas muchas plantas se volvieron... una jungla. "Antes de que me diera cuenta, ya tenía 40 plantas en mi piso", explica.

En casa Lawrence disfrutaba de las alegrías de ser un papá de plantas, pero fue en el trabajo donde se percató de las tendencias relacionadas con su nueva pasión que existían en el sector: "Me di cuenta de que se estaba invirtiendo mucho en empresas de plantas online y sabía que había una gran oportunidad en ese mercado".

También se dio cuenta de que los viveros online no solo tenían plantas resistentes que aguantaban sin mucha agua y en entornos con poca luz. Y así nació la misión de la fundación de Desk Plants: cualquier persona, desde los propietarios de plantas más principiantes hasta los #plantaddict sin remedio, debería poder disfrutar de los beneficios de las plantas de interior. Lawrence lanzó Desk Plants a finales de 2018 con una selección de plantas prácticamente imposibles de matar.

Rebosaba de entusiasmo por todos lados, pero en seguida tuvo que empezar a enfrentarse a los desafíos de tener un pequeño negocio. Lo que más le costaba era mantener a todo el equipo al día, tanto si iban a trabajar en la oficina, como en un invernadero o en un mercado de productores locales. Trello se le apareció como la solución a su problema, que iba empeorando por momentos.

Organizarse (y mantener la organización) con Trello

Elegimos Trello porque está bien diseñado (¡es muy bonito!), es intuitivo y realmente da en el clavo a la hora de resolver los problemas a los que nos enfrentábamos".

"Yo soy el primero en admitirlo: no nací con el don de la organización", comenta Lawrence. "Es algo que me cuesta mucho siempre. Y si ya me cuesta a mí, imagínate a mi equipo, ya que no pueden leerme la mente".

Lawrence y su equipo de empleados y contratistas gestionaban Desk Plants utilizando libretas y pizarras. "Usábamos herramientas manuales. Todo lo escribíamos a mano y no lo teníamos guardado en un mismo sitio", explica Lawrence. "Muy a menudo, perdíamos documentos o los borrábamos sin querer". Ese sistema ineficiente podía llegar a paralizar el negocio; sin acceso a esa fuente de información única, los miembros del equipo no podían tomar decisiones. Así pues, encontrar una solución digital como sustituta del sistema de libretas primitivo de Desk Plants se convirtió en la máxima prioridad.

Lawrence había oído hablar de Trello por encima antes de lanzar su negocio y se planteó que quizá tenía posibilidades de adaptarse a su equipo, así que se lo enseñó junto con otras dos herramientas digitales. Durante una tarde, se dedicaron a analizar cada opción y tomaron la decisión final entre todos. "Elegimos Trello porque está bien diseñado (¡es muy bonito!), es intuitivo y realmente da en el clavo a la hora de resolver los problemas a los que nos enfrentábamos".

Para crear un espacio centralizado, Lawrence primero tuvo que extraer la información de sus libretas e identificar qué funciones empresariales básicas y de soporte necesitaban convertirse en tableros de Trello. "Llegué a reunir cinco libretas que tenía entre la oficina, la mochila, el coche y el despacho de mi casa", explica. "Me leí todos los garabatos y los clasifiqué según las áreas en las que trabaja normalmente Desk Plants".

Lawrence creó un tablero de Trello para gestionar cada área principal:

• Eventos
• Ventas
• Marketing
• Operaciones de vivero
• Servicio de atención al cliente

También creó un tablero general para llevar un seguimiento de nuevos proyectos e ideas que no tenían nada que ver con los demás. Así todos los miembros del equipo podían ver en tiempo real qué tareas había en curso y qué otras se habían terminado, independientemente del área que tuvieran asignada.

Por ejemplo, Virginia Stroup, responsable del invernadero de Desk Plants, normalmente abre Trello en su teléfono porque pasa la mayor parte del día lejos de su ordenador. "Es muy importante que todo el mundo esté al corriente de lo que pasa en la empresa, independientemente de en qué estén trabajando", explica Lawrence. "Nos hemos quitado mucha ineficiencia de encima, y eso ha aportado muchísimo valor a la empresa".

De cuidar plantas a cuidar una empresa: consejo del propietario de una pequeña empresa

Nuestros pedidos por hora han aumentado un 30 % en las últimas seis semanas. Y no creo que sea casualidad, porque fue justo después de optimizar nuestra empresa con Trello.

Los clientes que compran una planta resistente en Desk Plants reciben una tarjeta sobre el cuidado de la planta con su envío. Desk Plants incluye estas tarjetas porque hay muchísima información en Internet sobre el cuidado de las plantas, y lo que los clientes quieren son instrucciones simples y directas para cuidar de la planta que han decidido acoger en sus vidas.

Lawrence también tiene un consejo claro para los nuevos propietarios de pequeñas empresas: "Trello es una de las herramientas que os recomiendo utilizar desde el primer día para llevar una buena organización. Cuando emprendes, es fácil que en ocasiones la situación te sobrepase. Trello te ayuda a hacer un seguimiento de todo lo que quieres sacar adelante mientras intentas cumplir con todo lo que tienes que sacar adelante".

En el caso de Desk Plants, esta estrategia tan sencilla ha dado muy buenos resultados. "Nuestros pedidos por hora han aumentado un 30 % en las últimas seis semanas", explica Lawrence. "Y no creo que sea casualidad, porque fue justo después de optimizar nuestra empresa con Trello".