McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works nació en 1925 y atesora una larga trayectoria de artesanía e innovación. El detallista, fabricante e instalador de chapa de CVAA ha experimentado un gran crecimiento a lo largo de sus casi 100 años de historia, durante los que ha convertido una tienda familiar local en una compañía presente en varios estados, que ya va por la cuarta generación de la familia McCorvey y cuenta con cientos de empleados dedicados. Esta empresa de manufactura, que tiene instalaciones en Houston, Orlando y Dallas, es un claro ejemplo de cómo escalar un negocio estable y de éxito.

McCorvey Sheet Metal también tiene una larga tradición de varias décadas utilizando papel (es decir, sistemas de archivado de papel). Hasta hace poco, la empresa utilizaba un sistema analógico de administración compuesto por tickets escritos a mano que se usaban internamente y se enviaban a sus partners. Chris Mondeau, coordinador de tecnología, enseguida supo que esta tradición del negocio familiar no iba a escalar igual de bien que el resto de la empresa:

La documentación se perdía y la gente no podía controlar en qué punto estaban los artículos en el proceso de fabricación o de oficina.

El objetivo era trasladar las operaciones a un sistema sin papel que fuera fácil de utilizar y, sobre todo, fácil de mantener por todas las personas implicadas.

Construir un centro de operaciones

Chris empezó a buscar una plataforma de programación donde pudiera visualizar la cantidad de tareas disponibles en cada etapa del proceso de fabricación. Ahora bien, lo que más les hacía falta era un sistema de software con el que los empleados pudieran interactuar fácilmente en cualquier etapa del proceso sin necesidad de tener una gran capacidad técnica. Buscaba un programa que sirviera de centro digital, que reuniera los archivos y procesos en los que estaban trabajando los empleados de McCorvey en programas como Word y Dropbox. En el aspecto más técnico, tener una API abierta para las integraciones (como la de Trello) ayudaría a la empresa a prepararse para la futura adopción de una herramienta de organización central, a medida que se incorporaran más herramientas digitales para cada equipo en el flujo de trabajo de la empresa.

Durante la fase de investigación, se pusieron a prueba numerosas herramientas orientadas al equipo, como Trello, Mavenlink, Wrike y software de CRM. Trello se convirtió en el principal "sustituto del papel" por varias razones:

1. Los usuarios de la empresa se acostumbraron en seguida a sus funciones sencillas y colaborativas.
2. Poder hacer un seguimiento de las tareas de todo el proceso de producción desde una vista de Tablero era simple y efectivo.
3. El carácter visual de los flujos de trabajo resultó intuitivo para los empleados.

Primero, una prueba de campo de Trello

Trello arrancó la fase de pruebas con 15 usuarios en el proceso de fabricación. Su equipo observó una mejora instantánea en el control de calidad: los trabajadores podían ver el estado de los proyectos del taller en tiempo real y verificar que se hubiera proporcionado toda la información necesaria. Además, ya no tenían que estar llamando o enviando correos electrónicos constantemente al taller para hacer un seguimiento o preguntar algo.

Trello va bien a nuestros equipos porque es muy orgánico. Si no te gusta cómo funciona el proceso en el tablero, lo puedes cambiar. Trello se adapta perfectamente a las tareas que realizamos en nuestro día a día.

Otros equipos de la empresa empezaron a darse cuenta de los buenos resultados que daba trasladar los equipos a un centro digital colaborativo:

• Cuando el vicepresidente Charlie McCorvey observó el impacto que Trello estaba teniendo en el proceso del taller, incorporó el equipo de peritación a un flujo de trabajo digital. Tras hacer un seguimiento visual de las tareas que había en la canalización, se dieron cuenta de que el número de tareas pendientes de la tabla disminuía. Asimismo, podían identificar las tareas que llevaban más tiempo de lo previsto y quién necesitaba ayuda para terminar una tarea.
• El equipo de fabricación empezó a elaborar un historial de registro de los problemas que surgían en el proceso de fabricación. A partir de ese momento, todos los informes de fabricación dejaron de elaborarse en papel.

En general, a los empleados les gusta poder encontrar y consultar toda la información que necesiten gracias a la transparencia de los tableros de Trello. Por ejemplo, si hay alguna incidencia con el detallado, se pueden dejar comentarios en la tarjeta de la tarea para que el detallista los vea y mientras tanto se pueden realizar otras tareas.

Crear una cultura de empresa basada en Trello

Una de las formas en que Chris ha integrado Trello en el día a día de la empresa ha sido instalándolo en modo quiosco en varios dispositivos, que se encuentran en cada taller y oficina, para que los empleados puedan iniciar sesión y usar Trello en cualquier momento y lugar. La aplicación móvil también permite que los miembros del equipo que trabajan fuera de las instalaciones dispongan del mismo acceso estén donde estén.

Los empleados del taller y la oficina están encantados con Trello.

Más allá de la formación básica en Trello (que suele llevar medio día), Chris pasa una semana con cada equipo de McCorvey para ayudarles a crear tableros adaptados a sus procesos. Partiendo de las típicas listas de kanban "Por hacer", "En proceso" y "Finalizado", supervisa a los equipos y les ayuda a mejorar sus flujos de trabajo con diseños de lista más personalizados, etiquetas y Power-Ups.

Una de las cosas que más aconseja es aprovechar el directorio de plantillas de Trello para coger ideas y utilizar tableros de muestra que se pueden personalizar en vez de empezar desde cero. También es importante reunirse con los equipos periódicamente para ponerse al corriente de todo. Chris intenta estar disponible siempre para simplificar los flujos de trabajo de forma continua si ve que las listas y los tableros se vuelven demasiado largos o difíciles de gestionar.

Los mejores tableros de equipo de McCorvey

Estos son algunos de los mejores flujos de trabajo de Trello utilizados en McCorvey Sheet Metal:

Lluvias de ideas para equipos

Flujo de trabajo:: Para ayudar a fomentar la creatividad en la empresa, se utiliza un tablero central de lluvia de ideas para animar a los empleados a crear tarjetas de ideas con las que mejorar o probar nuevos procesos. El tablero se revisa de manera colectiva cada dos semanas y se seleccionan las mejores ideas para ponerlas en marcha.

Quién lo utiliza: Toda la organización.

Consejos para crear tableros: Usa el Power-Up Votos para colaborar de forma abierta y recopilar opiniones sobre cada idea.

Distribución de la carga de trabajo en distintas ubicaciones

Flujo de trabajo: Un tablero compartido entre las instalaciones de Houston y Florida en el que se puede visualizar el flujo de trabajo de fabricación. Los responsables de los talleres usan el tablero para repartir las cargas de trabajo del equipo entre las dos ubicaciones, según el backlog.

Quién lo utiliza: Los responsables de equipo.

Consejos para crear tableros: Usa etiquetas para indicar de forma visual qué tareas se asignarán a cada ubicación. Con los ajustes de correo electrónico a tablero, los peritos pueden reenviar fácilmente las solicitudes de los clientes al tablero y crear las tareas correspondientes en la canalización.

Apuntar más alto

Sin duda, McCorvey se ha beneficiado internamente de la colaboración y la transparencia que ha aportado Trello a sus operaciones diarias, pero también se ha convertido en líder de su sector gracias a la transformación digital que llevó a cabo.

Durante una licitación para el proyecto de un centro médico importante, Trello ayudó a McCorvey a desmarcarse de las 14 empresas que competían por el proyecto. En su presentación incluyeron un tablero común donde ambas partes podrían comunicarse y llevar un seguimiento del proceso de fabricación en tiempo real. El factor de la colaboración abierta que podían ofrecer al cliente le impresionó. Tal como nos cuenta Chris, "la transparencia siempre es un factor determinante en una venta. Al utilizar Trello, transmitimos el mensaje de que nos gusta hacer las cosas bien".

Una nueva era de productividad sin papel

Cuando Chris Mondeau se propuso encontrar un programa que ayudara a organizar los procesos de fabricación, puede que no se hiciera una idea del gran efecto que podría llegar a tener para toda la empresa. Al final, Trello se acabó convirtiendo en el catalizador que motivó a sus equipos a dejar de usar papel:

McCorvey es una empresa que trabajó con papel durante 60 o 70 años, y se volvió totalmente digital de la noche a la mañana gracias a Trello. Esto tuvo una gran repercusión y el resultado fue del todo inesperado. Cosa que nos encanta.

Los objetivos que Chris tenía previstos inicialmente al introducir Trello en la empresa (es decir, aumentar la colaboración, la transparencia y la comunicación entre todos los equipos) se han alcanzado con resultados tangibles y han ayudado a las oficinas, talleres y lugares de trabajo de Florida y Texas a ir coordinadas. Para McCorvey Sheet Metal Works, contar con un centro de operaciones digital que escale a medida que lo hace la organización ha supuesto un gran paso adelante para los próximos 100 años de crecimiento y éxitos.