Palace Law + Trello

Cuando te imaginas a un abogado trabajando, ¿qué te viene a la cabeza?

Siempre han representado la cultura del típico profesional estirado con traje y corbata que pasa muchas horas en la oficina y tiene montañas de papeles y carpetas encima de la mesa.

La profesión de la abogacía, tal como la conocemos desde hace décadas, se concibió con la figura del papel siempre presente.

Según Jordan Couch, abogado de Palace Law, también se concibió poniendo el foco en los practicantes de la profesión y no en las personas que reciben ese servicio. "Es un sector que, de alguna manera, siempre mira por los intereses del cliente", explica Jordan. "Es el caso del modelo de tarificación por hora. Al final, que el éxito del cliente va en tu contra, ya que cuanto más rápido y eficiente seas haciendo tu trabajo, menos cobrarás. Y eso supone un problema para el cliente".

Cuando Jordan estudiaba en la Facultad de Derecho, unos profesores le inspiraron a plantearse nuevas formas de ejercer la abogacía. Cuando se graduó, buscó un bufete que compartiera esa misma visión. Así fue como conoció a Patrick Palace, el fundador de Palace Law. Ambos creían que la profesión tenía que atender mejor a los clientes sin cobrarles más. "Queríamos ofrecer un mejor servicio a una mayor cantidad de personas y de forma más eficiente", explica Jordan. "Esa motivación fue la semilla de todos los cambios que hemos introducido y que seguimos introduciendo a día de hoy".

Palace Law decidió que, para lograr ese objetivo de atender mejor a sus clientes, debía crear e implementar un sistema digital que sustituyera los procesos basados en papel con los que trabajan muchos profesionales de la abogacía.

Emprendiendo la aventura digital

"Para los abogados, es muy importante poder visualizar los flujos de trabajo, pero los nuestros pueden ser difíciles de ver y entender", explica Jordan. "Por eso nos fijamos en Trello".

Cuando Palace Law emprendió su transformación digital, quería acometer dos desafíos principales.

Por un lado, quería poner los abogados a disposición de los clientes fuera de la oficina. Para ello, tenía que encontrar una forma de facilitar la consulta de información —todos esos documentos esparcidos por las mesas y estantes— desde cualquier lugar. Palace Law adoptó el informe Legal Trends Report de Clio como su sistema de gestión de prácticas basadas en la nube, que se convirtió en la sala de archivos digitales del bufete. A partir de entonces, todos los archivos y comunicaciones se empezaron a registrar y almacenar ahí.

Por otro lado, quería ayudar a los abogados a acceder a sus tareas y casos asignados en un entorno digital. "Para los abogados, es muy importante poder visualizar los flujos de trabajo, pero los nuestros pueden ser difíciles de ver y entender", explica Jordan. "Por eso nos fijamos en Trello". Palace Law adoptó Trello como su sistema de flujos de trabajo basado en la nube y, mediante Zapier, lo integró con Clio para que el personal tuviera acceso a la información necesaria según el tipo de proceso. Palace Law eligió Trello por su capacidad de integración (Slack y Google Drive también forman parte del ecosistema digital del bufete).

Una vez que implantó este entorno sin papel, el bufete revisó todos sus flujos de trabajo y los actualizó de acuerdo con el nuevo sistema digital. Por ejemplo, con el sistema de antes, una persona siempre tenía que llevar físicamente todas las carpetas de casos a un abogado y dejárselas en la mesa. Esa montaña de carpetas representaba la carga de trabajo que tenía el abogado y le obligaba a trabajar en la oficina. Sin esas carpetas, no podría terminar su trabajo.

Trello ha transformado por completo esta estructura operativa. Ahora, esas carpetas de casos se han convertido en tarjetas de Trello, que se asignan a los tableros de Trello de los abogados. Los abogados, por su lado, usan las funciones de la plataforma para priorizar su trabajo. Con el modelo operativo antiguo, los abogados tenían que indicar manualmente en las carpetas de los casos cuándo había que revisarlos otra vez. Ahora reciben un recordatorio en Trello cada vez que tienen que revisar algún caso.

Palace Law digitalizó su correo y el flujo de trabajo de comunicación con sus clientes, así como el proceso de incorporación de clientes, y ahora incluso gestiona casos de litigio con la ayuda de Trello.

"Trello nos dio algo tangible", explica Jordan. "Como ya no teníamos un archivo físico en nuestro escritorio, necesitábamos una forma de ver la carpeta de cada caso, saber en qué trabajar, identificar las prioridades y ver los archivos asociados a cada cliente".

Con este cambio, ahora los abogados pueden trabajar desde casa o tener siempre a mano cualquier documento si se reúnen con un cliente fuera de la oficina, lo que ha reducido su estrés y ha facilitado las cosas a todo el equipo. Por ejemplo, Jordan usa la aplicación móvil de Trello para mirar el correo y consultar los plazos. "La aplicación móvil va muy bien para llevar un seguimiento de todo y saber qué vendrá después", comenta Jordan.

Ahorrar 200 hojas de papel al día

"En general, los compañeros están más contentos desde que empezamos a usar Trello. Nos ha hecho la vida mucho más fácil y estamos todos menos estresados", dice Jordan.

Actualmente, el equipo de Palace Law confía en su sistema digital, pero en su momento no estaba tranquilo con lo de dejar de usar papel. "Cuando empezamos, éramos muy pocos los que nos sumamos a esta iniciativa, y eso daba un poco de miedo", explica Jordan. "No existía ningún modelo probado".

Los trabajadores de Palace Law estaban nerviosos por la transformación, pero en general estaban de acuerdo con el cambio. "Parte de nuestra cultura se basa en la creatividad, la innovación y la adaptación, por lo que siempre estamos buscando formas de mejorar la experiencia de nuestros clientes", cuenta Jordan.

El sistema ha dado muy buenos resultados a Palace Law: en tan solo 9 meses, sus ingresos han aumentado un 76 %; el bufete ha conseguido un impresionante Net Promoter Score (NPS) de 70 (según el informe Legal Trends Report de Clio, los bufetes de abogados de Estados Unidos suelen tener un NPS medio de 25); y ha reducido muchísimo el gasto de papel (ahorra, de media, 200 hojas al día).

Además, la transformación ha contribuido a mejorar el estado de ánimo de los empleados en el trabajo. "En general, los compañeros están más contentos desde que empezamos a usar Trello. Nos ha hecho la vida mucho más fácil", dice Jordan. "Estamos todos menos estresados. Es muy difícil llevar un seguimiento de todos los papeles que tienes encima de la mesa. El hecho de poder ver tarjetas de Trello con etiquetas y fechas de vencimiento ha reducido el estrés que teníamos y nos permite identificar más fácilmente las verdaderas prioridades de nuestros flujos de trabajo".