Scan2CAD + Trello

Cómo Scan2CAD utiliza Trello para crecer con simplicidad, flexibilidad y visibilidad

Para la mayoría de las empresas, crecer trae consigo más personal, más procesos, más complejidad y más dolores de cabeza. Ahora bien, Scan2CAD, el software de conversión líder en el mundo para el diseño arquitectónico y de ingeniería, planta cara a esta tendencia con la ayuda de Trello.

El objetivo de Scan2CAD es escalar y, a la vez, simplificar. Puede que otras organizaciones hayan incorporado personal y también hayan ampliado sus instalaciones de manera impulsiva tras superar los 90 000 clientes, pero el equipo de Scan2CAD ha optado por mantenerse pequeño (tiene menos de 25 personas, contando los contratistas) y distribuido. Puede que otras empresas se den prisa para sacar nuevos productos y mercados, pero Scan2CAD sigue centrando todos sus esfuerzos en un solo producto para dos públicos principales.

Y puede que otros adopten más y más sistemas y herramientas, pero Scan2CAD se centra cada vez más en Trello y lo utiliza de manera creativa para satisfacer todas sus necesidades de administración de proyectos, ventas y gestión de productos.

Reducir la brecha entre lo físico y lo digital

Scan2CAD ayuda a arquitectos e ingenieros a dar vida a sus proyectos y productos. Su software permite convertir los planos e imágenes escaneados con formatos de archivo tradicionales en archivos compatibles con CAD (dibujo asistido por ordenador) y CAM (fabricación asistida por ordenador) para fines de edición y documentación. Esta tecnología inteligente y su misión subyacente eran la máxima prioridad del director ejecutivo Luke Kennedy cuando adquirió la empresa en 2010.

Luke era nuevo en esto de ser propietario, pero era un viejo conocido para la empresa. Su padre había fundado Scan2CAD hacía más de 20 años. Cuando se jubiló, otra persona compró la empresa, pero esta quiso llevarla en otra dirección años después, por lo que cuando se dio la oportunidad, Luke volvió a comprar la empresa y siguió con el legado de su padre.

En cuanto Luke asumió la dirección de la empresa, detectó oportunidades para simplificar procesos, aumentar la productividad y mejorar la visibilidad. "Sabemos que nuestros clientes nos utilizan con un objetivo claro: convertir archivos. Por eso, quería simplificarles esa tarea al máximo", explica. "Y luego empecé a pensar en cómo podíamos simplificar nuestra empresa también".

Con la idea de simplificar, Luke estaba decidido a encontrar un único sistema flexible que permitiera al equipo mantenerse organizado tanto en aquel momento como cuando crecieran en el futuro. Así pues, abrió su tablero de Trello personal en el que tanto confiaba y mostró todas sus bondades a los compañeros de Scan2CAD.

Una herramienta con un sinfín de posibilidades

Si no fuera por Trello, probablemente estaríamos utilizando 10 aplicaciones diferentes... Nos hemos ahorrado muchas horas de tiempo y dolores de cabeza, por no hablar de dinero".

Para coordinarse con los equipos, Luke fue reuniéndose con cada uno y les propuso ideas sobre cómo usar Trello para gestionarlo todo, desde listas de tareas hasta flujos de trabajo complejos. Con el tiempo, los empleados hicieron esas ideas suyas y las aplicaron en su día a día. Al final, toda la empresa adoptó Trello para gestionar los procesos más importantes (como los de ventas y contratación, ideación y creación de contenido, desarrollo de software y seguimiento de errores) y combinó todas las herramientas en una sola. "Si no fuera por Trello, probablemente estaríamos utilizando 10 aplicaciones diferentes", comenta Luke. "Al usar solo una herramienta, nos hemos ahorrado muchas horas de tiempo y dolores de cabeza, por no hablar de dinero".

Por ejemplo, el equipo de contenido de Scan2CAD usa Trello para proponer ideas de artículos de ayuda y recursos para clientes. Crea una tarjeta para cada tema o entrega y luego organiza todas las tarjetas por mes y les asigna autores. Cada autor mueve las tarjetas que le corresponden de "Borrador" a "Edición" y "Publicación" a medida que el equipo va avanzando. Los editores también utilizan el Power-Up Repetidor de tarjetas de Trello y la función de checklist para asegurarse de que no se quede ninguna tarea sin terminar.

El equipo de ventas de Scan2CAD usa Trello de forma similar: cuando un cliente potencial o uno existente tienen que realizar alguna acción, el representante de ventas crea una tarjeta en el tablero de Trello "Ofertas" para hacer un seguimiento de esos casos.

Los desarrolladores de Scan2CAD también han adaptado Trello a sus necesidades, en vez de sumar una herramienta más a la fiesta. Si bien utilizan scripts para las pruebas automatizadas, para las implementaciones tienen que introducir muchos datos manualmente. Para reducir la carga mental y asegurarse de que se termine cada tarea, el equipo de desarrollo crea tarjetas de Trello para cada publicación. Luego utiliza la función de checklist para rellenar checklists automáticamente en el caso de las implementaciones y publicaciones.

Los desarrolladores también usan Trello para hacer un seguimiento de los errores y resolverlos. Para ello, crean una tarjeta para cada error, le asignan usuarios para que lo solucionen (así los demás tampoco tienen tanto ruido visual) y van hablando sobre la incidencia escribiéndose comentarios en la tarjeta. Luke comenta que este flujo de trabajo ha sido tan útil para el equipo que ahora depende de este que todo salga bien. "No publicaríamos nada sin él", afirma. "Y como solo asignamos a las tarjetas las personas que tienen que controlarlas, pueden dedicarse a trabajar solo en ellas y saber exactamente cuáles son sus responsabilidades. Así garantizamos un equilibrio entre transparencia y \[no] sobrecargar al equipo".

Un sistema sencillo y flexible que da vida a los datos y los sueños

Trello es nuestra única "fuente de información".

Scan2CAD ha descubierto que Trello es lo suficientemente flexible como para adaptarse a sus flujos de trabajo más importantes, tanto si se trata de los procesos más lineales (como la creación de contenido) como de los más iterativos (como el seguimiento de errores).

Gracias a Trello, la empresa también ha mejorado la visibilidad y colaboración en su equipo global, que teletrabaja al 100 %. Según cuenta Luke: "Es nuestra única fuente de información. Cualquier miembro del equipo, incluidos los nuevos que se incorporan, puede acceder a Trello y encontrar todo lo que necesite".

Luke atribuye la amplia adopción y el éxito de Scan2CAD con Trello a su diseño intuitivo y su flexibilidad. No importa el nivel de conocimientos tecnológicos que tenga cada uno; cualquiera puede aprender a usarlo rápidamente sin tener que realizar una formación y puede adaptarlo a sus necesidades concretas. "Trello es igual de flexible que una hoja de cálculo, solo que más potente. Se puede usar como una lista de tareas básica o como una aplicación completa que se integra con otros sistemas para gestionar partes enteras de tu negocio", explica.

Scan2CAD venía de usar Trello como un solo tablero personal y lo convirtió en un sistema para toda la empresa, y ahora Luke y su equipo lo utilizan para hacer realidad todas sus ideas. "Trello ha pasado a ser un tipo de archivo para nosotros. No se puede comparar con otras aplicaciones", explica Luke. "Usamos Trello porque nuestros datos cobran vida. Una lista con puntos importantes se convierte en tareas reales que se asignan a personas reales con fechas de vencimiento y conexiones a nuestras otras aplicaciones. El poder que conlleva eso es fantástico".