SwagUp + Trello

Las nuevas ideas de negocio no tienen éxito sin un sistema de apoyo robusto. Tener implementados unos sistemas y flujos de trabajo que trabajen por su cuenta puede ayudar muchísimo a una empresa a despegar y, especialmente en el caso de las empresas emergentes, a adaptarse a medida que surjan oportunidades para innovar.

Cuando Michael Martocci puso su mirada emprendedora en el sector de los artículos publicitarios (también conocidos como regalos de empresa) y fundó SwagUp (desde el garaje de su madre en Nueva Jersey, por supuesto) tenía la intención de crear un proveedor de artículos publicitarios para nuevas empresas. Pero como buen emprendedor, andaba siempre detrás de nuevas ideas y oportunidades para innovar, y Trello lo hizo posible.

SwagUp encuentra su nicho de mercado

Ya hace tiempo que los artículos publicitarios no se limitan a tazas y botellas de agua con el logotipo de alguna marca, como demuestran los casos de los juegos de Jenga gigantes y los <em>hoverboards</em> (sí, los <em>hoverboards</em>). Sin embargo, la oferta de proveedores y las prácticas del sector siguen siendo las mismas desde hace años. "Hay 20 o 30 compañías que se llevan la mitad de los ingresos; la otra mitad se reparte entre unas 30 000 empresas", explica Michael.

Esta fragmentación contribuye, como poco, a una mala experiencia de cliente. Algunos patrocinadores tienen que colaborar con varios proveedores para conseguir los productos que buscan, lo que hace que el proceso de realización de pedidos sea lento, demasiado complicado e inconexo. Otros, en cambio, prefieren contratar a agencias de marketing para que gestionen sus pedidos, que les da menos dolores de cabeza, pero es más caro.

Michael se dio cuenta de las realidades de este sistema inoperante cuando una empresa le pidió "un paquete de regalos de empresa" (concretamente, una colección de artículos de marca) para enviárselo a los nuevos empleados. "Elaborar un paquete de estas características es muy laborioso, y eso nos hizo pensar que, si un cliente había acudido a nosotros para pedírnoslo, quería decir que otras empresas también lo harían", explica.

Esa reflexión llevó a Michael a replantearse su estrategia de negocio y, en última instancia, a cambiar de rumbo. Así pues, en vez de sumarse al caótico modelo que ya existía, SwagUp optimizaría la experiencia de sus clientes y les ofrecería un proceso cómodo y sencillo de comercio electrónico y realización de pedidos, aparte del servicio de diseño y elaboración de paquetes. Asimismo, también se encargarían del almacenamiento, los pedidos y los envíos. Básicamente, SwagUp asumiría la carga logística que tradicionalmente había recaído en los clientes y redoblaría sus esfuerzos para ofrecer una experiencia fluida.

Para poner en marcha este cambio de rumbo, Michael tuvo que desarrollar un sistema rápidamente que permitiera gestionar los flujos de trabajo logísticos y empresariales para hacer realidad su idea innovadora.

Creación de flujos de trabajo empresariales integrales

En cuanto abres un tablero de Trello, ya entiendes cómo funciona. Apenas hay una curva de aprendizaje.

"Siempre le digo a la gente que fundé esta empresa con Wix, Typeform y Trello. Estas tres herramientas innovadoras ya vienen listas para usar y, hasta cierto punto, no tienen ningún coste", cuenta Michael.

El primer flujo de trabajo que Michael creó fue un sistema de canalización de ventas para gestionar todo el ciclo de vida del cliente, desde el envío de pedidos hasta la entrega de los productos. Decidió apostar por Trello por su diseño visual enfocado a la gestión de procesos. Además, sabía que no le costaría mucho enseñar a sus trabajadores a utilizar Trello, un factor que para él era clave porque le permitía poner en marcha su idea en seguida. "En cuanto abres un tablero de Trello, ya entiendes cómo funciona", explica Michael. "Apenas hay una curva de aprendizaje".

Michael automatizó algunos aspectos de su canalización de ventas con Zapier para ahorrar aún más tiempo. De este modo, cuando un cliente hacía un pedido en el sitio web de SwagUp, Zapier automatizaba una tarjeta de Trello, que a su vez avisaba a SwagUp. La tarjeta se asignaba a un diseñador, luego pasaba a gestión de cuentas, y así sucesivamente. A medida que las tarjetas avanzaban por el tablero de Trello, el equipo podía ver en qué punto se encontraba cada cliente y qué había que hacer a continuación.

Una vez que Michael vio cómo ayudaba Trello a su proceso de ventas, transfirió el resto de los flujos de trabajo del equipo a la plataforma. Creó un tablero de operaciones para gestionar las compras y pedidos de proveedores. Los pedidos de regalos de empresa contienen muchísima información, y Trello servía de centro de operaciones para supervisar y gestionar toda esa información. "Lo controlábamos todo desde ese tablero, desde la fecha para la que necesitábamos un artículo hasta los colores", explica Michael.

Teníamos checklists en las tarjetas para reunir toda la información que necesitaba el equipo de pedidos para hacer su trabajo.

Desde el tablero de operaciones, las solicitudes de pedidos se enviaban a los proveedores, lo que iniciaba un flujo de trabajo de pedidos. Los proveedores indicaban en las tarjetas de Trello si habían aceptado un pedido y cuándo se iba a enviar. Con el tiempo, a medida que el flujo de trabajo de pedidos de SwagUp se volvió más robusto, Michael empezó a apreciar las ventajas de los Power-Ups, que aportaban a los tableros de Trello más funciones e integraciones con otras herramientas empresariales clave.

Durante seis meses, SwagUp trabajó con la versión gratuita de Trello. Sin embargo, Michael cada vez tenía más ganas de ampliar las funciones de la plataforma, sobre todo para poder incluir la información de los envíos en las tarjetas. El Power-Up Rastreador de paquetes adjunta los números de seguimiento de los envíos a las tarjetas de Trello, lo que permite controlar el avance y las fechas de entrega de los pedidos directamente desde Trello. "Cada día entran y salen cientos de paquetes. Es muy útil poder consultar desde una tarjeta si un paquete ha llegado a su destino y, si no es así, ver por dónde va".

SwagUp se corona

No sé cómo lo hubiéramos hecho si no. No habríamos sobrevivido sin Trello.

En poco más de dos años, una idea de negocio innovadora se ha convertido en una empresa innovadora, y Michael alaba a Trello por su papel clave en esa transformación. Y la inversión de la empresa en una nueva experiencia de cliente en un sector tan estático está dando sus frutos: en 2019 SwagUp consiguió 800 clientes, llegó al pedido número dos mil y sus ingresos brutos anuales rondaron los 8-9 millones de dólares estadounidenses.

"No sé cómo lo hubiéramos hecho si no. No habríamos sobrevivido sin Trello", comenta Michael. "No solo unificó nuestro proceso y nos ayudó a todos a entender nuestra función, sino que pudimos automatizar los pasos esenciales del proceso para movernos mucho más rápido y convertirnos en una empresa multimillonaria con un equipo de diez personas".