BurgerFi + Trello

Millaista on olla osa maailman nopeimmin kasvavaa ruokapalvelusegmenttiä? ”Kiireistä”, sanoo BurgerFin operatiivinen johtaja Steven Buckley. Fast casual -hampurilaisketju on avannut lähes 100 ravintolaa ympäri Yhdysvaltoja viiden viime vuoden aikana. ”Meitä haastetaan jatkuvasti olemaan luokkamme parhaita – tavoitteenamme on olla segmentin johtaja.” Floridassa toimiva yritys on tunnettu brändisämpylöistään ja gurmeeainesosistaan. Yritys on pyrkinyt tarkoituksella loihtimaan puhuttavia ruokailuelämyksiä yhtiöbrändinsä ja paikallisten franchising-yrittäjiensä kautta.

Yrityksemme tärkeimmät painopisteet ovat jatkuva innovaatio ja huipputeknologian soveltaminen elintarvikkeisiimme ja palvelutapoihimme.

Franchising-yrityksenä BurgerFin tavoitteista ja päämääristä on viestittävä ja niihin on sitouduttava yhtiön kaikilla tasoilla ylimmistä johtajista toimipisteiden toimitusjohtajiin. Tiedonsiirto osastojen ja franchising-sijaintien välillä ei ole mikään pieni saavutus, kun on yhdistettävä yli 300 henkilöä ympäri maata. Saavuttaakseen toivotut kasvutavoitteet BurgerFin täytyi yhdistää kaikki työryhmien jäsenet samojen prioriteettien ympärille.

Kuinka Trello pääsi listalle

Kun Steven tuli yhtiöön alkuvuonna 2015, hän huomasi, että yhtiö tarvitsi viestintä- ja organisointityökalua käytettäväksi koko organisaatiossa. Sen oli oltava helppokäyttöinen ja käytettävissä sijainnista, digitaalisesta tietämyksestä tai laitteista riippumatta. Hän oli nähnyt Trellon käytössä toisessa organisaatiossa ja piti näkemästään.

Kiinnostuimme Trellosta ensin siksi, että se mahdollistaa ylätason tavoitteiden luonnin ja saattamisen koko järjestelmän laajuiseksi toteutustaktiikaksi, joka tarjoaa täyden vastuuvelvollisuuden kaikilla organisaation tasoilla.

Steven on nähnyt Trellon kehittyvän yhteistyö- ja projektinhallintavälineestä eteenpäin yrityksessä, kun jäsenet ovat ryhtyneet tutkimaan Trellon mahdollisuuksia osastojen välisiin hankkeisiin, kuten franchising-yrittäjien perehdytykseen, markkinointimateriaalien hallinnointiin ja kiinteistökehitykseen.

Itse asiassa BurgerFin yhdistettyä organisaationsa yhden keskeisen työkalun varaan tapahtui kolme isoa asiaa:

1. Heidän yrityskulttuurissaan siirryttiin vastuuvelvollisuuteen ja projektien omistajuuteen.
2. Yksittäisistä ponnisteluista alkoi tulla yhdenmukaisempia yhtiön tärkeimpien prioriteettien kanssa.
3. Viestintä eri osastojen välillä ja franchising-yrittäjien kanssa yksinkertaistui ja tuli helpommaksi hallita.

Trello on uskomaton työkalu osastojen väliseen viestintään.

Stevenin mukaan Trellosta on tullut yli kahden vuoden käytön aikana vankka tietolähde ja hallinnan apuväline yksilöille organisaation kaikilla tasoilla. Steven sanoo, että Trello on alkanut elää omaa elämäänsä heidän yrityskulttuurissaan, sillä sillä on jo yli 150 aktiivista yli 300:n työryhmän jäsenen käytössä olevaa taulua. BurgerFin työntekijät ja franchising-yrittäjät käyttävät Trelloa säännöllisesti kaikenlaisilla tavoilla:

• yritysrakenteen organisointiin
• kokousten järjestämiseen
• esitysten pitämiseen
• esityslistojen jakamiseen
• Liitä dokumentaatio
• sosiaalisen median hallintaan
• markkinointikampanjoiden kehittämiseen
• uusien työryhmien jäsenten kouluttamiseen
• ideoinnin seurantaan
• ravintoloiden päivittäiseen hallintaan
• uusien toimipaikkojen etsintään.

Ja vaikka BurgerFissä kaikki saavat samat edut Trellon käytöstä, kukin työryhmä on kehittänyt mukautettuja työnkulkuja priorisoidakseen tavoitteet, jotka ovat avain yrityksen kasvuun.

Suosituimmat BurgerFi-työryhmän taulut

BurgerFi on kannustanut työntekijöitään kehittämään mukautettuja Trello-tauluja, jotka sopivat heidän tarpeisiinsa. Tämän monimuotoisuuden keskellä he ovat tiimihengen edistämiseksi kehittäneet muutaman BurgerFi-brändätyn vakiotaulutaustan, joista työntekijät voivat valita. Tuloksena syntyi laaja valikoima tauluja, jotka sopivat kunkin työryhmän erilaisiin tarpeisiin huipputason organisointitavoitteiden toteuttamiseen. Tässä on joitain BurgerFin suosituimpia Trello-työnkulkuja:

Yrityksen hakemisto

Työnkulku: BurgerFin yrityshakemistotaulu on ylätason yleiskatsaus kaikista osastoista ja niiden vastaavista Trello-tauluista, jotka ovat tällä hetkellä käytössä yrityksessä.

Käyttökohde: koko organisaatio

Taulunkoontivinkkejä: Osastot järjestetään luetteloissa korttien mukaan. Kortit sisältävät työryhmän jäsenet ja linkit tauluihin, joita kukin työryhmä käyttää. Työntekijät voivat koska tahansa katsoa tästä taulusta työryhmien ja niiden huippuprojektien ylätason tilan.

Franchising-yrityksen hallinta

Työnkulku: Jokaiselle uudelle yrityksen omistajalle tarjotaan joukko franchising-tauluja, jotka auttavat heitä ottamaan yritystavoitteet käyttöön sekä antavat heille täyden valikoiman hallinnointitauluja ravintolan päivittäiseen toimintaan.

Käyttökohde: jakautuneet työryhmät

Taulunkoontivinkkejä: Säilytä näyteversiot tauluista, kuten ”Liikkeen lokit”, ”Asiakasvalitukset” ja ”Henkilöstöhallinta”, jotta aloitus olisi helppoa uusille omistajille.

Työryhmän tapaamisen esityslista

Työnkulku: Steven käyttää erillistä taulua viikoittaisten kokousten esityslistaksi. Luettelot ja kortit järjestetään erilaisten projektien ja ylätason tehtävien mukaan, ja niitä seurataan koko yhtiön laajuisesti.

Käyttökohde: johtoryhmät

Taulunkoontivinkkejä: Määräpäivät auttavat pitämään sitoutumisista kiinni ajallaan. Osoitetut työryhmän jäsenet on merkitty projektikorttien kommenteissa. Omistajuus kumpuaa rutiinitarkastuksista viikoittaisten kokousten ansiosta.

Liiketoiminnan kehittäminen

Työnkulku: BurgerFin kiinteistötyöryhmä hallinnoi uusien ravintolatoimipisteiden kehittämistä Trellossa. Tauluilla organisoidaan tärkeät asiakirjat, kuten arvioinnit, suunnitelmat, sopimukset ja vuokrasopimukset, sekä ohjataan toimipistekomitean kokouksia.

Käyttökohde: kasvutyöryhmät

Taulunkoontivinkkejä: Integrointi kiinteistötyöryhmän rakennusohjelmiston kanssa pitää prosessit virtaviivaisina. Toimipisteen kehitysasiakirjat ovat toimipistekomitean kokousprosessia täydentävässä järjestyksessä, jotta kaikki materiaalit ovat helposti saatavilla.

Asiakaspalaute

Työnkulku: BurgerFi-kokemuksesta kerätään ja välitetään asiakaspalautetta sille varatulle taululle jatkoanalyysia ja toimintaa varten.

Käyttökohde: tukityöryhmät

Taulunkoontivinkkejä: Sähköpostista tauluksi on hyödyllinen työkalu palauteprosessia varten, sillä kaikki sähköpostitse tulevat asiakaskommentit välitetään suoraan taululle. CardCounter for Trello -laajennus auttaa pitämään kirjaa lähetysten määrästä vastauksen jokaisessa vaiheessa.

Salainen ainesosa? Perehdytys

Nykyään BurgerFissä ei ole sellaista työryhmän jäsentä, joka ei käytä Trelloa missään työnsä vaiheessa. Vaikka siitä onkin tullut merkittävä yhteistyön ja projektinhallinnan väline, Steven toteaa, että kesti yli puoli vuotta saada työryhmien työnkulut käyttöön yhtä optimoidusti ja tehokkaasti kuin ne nyt ovat.

Trellon käyttöönotto oli menestys, sillä kaikki työntekijät koulutettiin perinpohjaisesti ja johto oli sitoutunut projektiin.

Yksi tärkeimmistä vaiheista Trellon kattavaan hyödyntämiseen oli mukautettujen perehdytysvideoiden luominen uusien käyttäjien koulutusta varten. Videosarjassa käydään läpi Trellon käytön perusteet työkaluna sekä sitä, kuinka sitä sovelletaan erityisesti BurgerFissä.

Niissä uusille franchising-yrittäjille tarjotaan myös perehdytysresursseja ja näytetauluja. He voivat hoitaa käytännössä kaiken Trellolla: yhteistyön esimerkiksi liikkeiden lokeissa, terveystarkastukset ja ruokaturvallisuusasiat, asiakasvalitukset (ja kehut!), yhtiön liikevierailut ja henkilöstöresurssit. Kaikki yhtiön yhteystiedot ovat helposti saatavilla korttien kommenttiosiossa tai työryhmän sivulla.

Olemme sitoutuneet sisällyttämään Trello-koulutuksen ja -perehdytyksen osaksi BurgerFin omia perehdytys- ja koulutusjärjestelmiä kaikille yrityksen työntekijöille ja franchising-yrittäjille.

Todellinen kasvu on kollektiivinen ajattelutapa

Stevenin mukaan Trello-tauluja voi nähdä kaikkialla yhtiön pääkonttorin tiloissa olevissa näytöissä. ”En tiedä, miten hoitaisimme hommamme ilman Trelloa”, hän lisää.

Tämä saattaa kuulostaa liioitellulta, mutta kilpailukykyä koskevat luvut sanovat toisin. Koko ravintolateollisuuden odotetaan nousevan 780 miljardin dollarin liikevaihtoon tänä vuonna yli miljoonalla ruokapalvelusijainnilla Yhdysvalloissa. BurgerFin toiminta – elinvoimaisen, eteenpäin suuntaavan (ja herkullisen!) yrityksen kehittäminen – vaatii voimaa, joka syntyy siitä, kun joka ainoa työryhmän jäsen saadaan mukaan yhteisiin kasvutavoitteisiin.