Desk Plants + Trello

Lawrence Hanleysta tuli innokas kasvien kasvattaja eli #plantparent ollessaan vielä mainosjohtajana suuressa tekniikkayhtiössä.

Kaikki alkoi yksinkertaisesta halusta saada jotakin huolehdittavaa, kun Lawrence muutti Bostonista Austiniin ja joutui jättämään koiransa Bostoniin (ei hätää, koira jäi tyttöystävän hoiviin). Lawrencen uuteen elämään Austinissa ei sopinut lemmikkieläin, joten hän kääntyi kasvien puoleen. Muutaman kasvin jälkeen hänellä oli jo paljon kasveja – ja lopulta viidakko. ”Ennen kuin huomasinkaan, asunnossani oli 40 kasvia”, hän muistelee.

Kotona Lawrence nautti kasvien hoidosta, ja töissä hän seurasi trendejä, jotka liittyivät tähän uuteen intohimoon. ”Huomasin, että verkossa oleviin kasviyrityksiin tehtiin paljon investointeja, ja tiesin, että siinä markkinaraossa piili suuri mahdollisuus.”

Hän myös huomasi, että verkkokaupoissa ei keskitytty helppohoitoisiin kasveihin, eli niihin, jotka kestävät vähäistä valoa ja satunnaista kastelua. Ja niin syntyi Desk Plants -yrityksen missio: jokaisen aina aloittelevasta kasvinomistajasta täysin retkahtaneeseen kasviaddiktiin (#plantaddict) täytyisi pystyä nauttimaan sisäkasvien tuomista hyödyistä. Lawrence lanseerasi Desk Plantsin loppuvuodesta 2018 tarjoten valikoidun valikoiman kasveja, jotka on käytännössä mahdoton saada hengiltä.

Hänen innostuksensa kävi ylikierroksilla, mutta hyvin nopeasti hän huomasi, mitä kaikkia haasteita pienyrityksen pyörittämiseen liittyy. Hänellä oli erityisesti vaikeuksia tiiminsä pitämisessä ajan tasalla yritykseen liittyvistä ajankohtaisista tiedoista, työskentelivätpä he toimistossa, kasvihuoneella tai maatilatorilla. Trello näyttäytyi ratkaisuna tähän kasvavaan ongelmaan.

Järjestäytymisen aloittaminen (ja siinä pysyminen) Trellon avulla

Valitsimme Trellon, koska se on hyvin suunniteltu, hienosti toteutettu ja intuitiivinen – juuri sellainen ratkaisu, jota tarvitsemme.

”Myönnän vapaaehtoisesti, että minulla ei ole synnynnäistä organisaatiogeeniä”, Lawrence sanoo. ”Se on minulle jatkuva haaste. Ja jos se tuottaa vaikeuksia minulle, se on vielä pahempaa tiimilleni, sillä he eivät ole ajatuksenlukijoita.”

Lawrence hoiti Desk Plantsia työntekijätiiminsä ja urakoitsijoidensa kanssa muistilehtiöiden ja valkotaulujen avulla. ”Käytimme aataminaikaisia työkaluja. Kaikki oli käsin kirjoitettua, eikä tiedoille ollut mitään keskitettyä paikkaa”, Lawrence huokaisee. ”Usein asioita katosi tai pyyhkiytyi pois.” Tällainen tehoton järjestelmä pystyy lamauttamaan yrityksen. Ilman pääsyä yhteen ainoaan tiedonlähteeseen tiimin jäsenet eivät pystyneet tekemään päätöksiä. Tärkeimmäksi prioriteetiksi tuli löytää digitaalinen ratkaisu Desk Plantsin primitiivisen muistilehtiöjärjestelmän korvaajaksi.

Lawrence oli yleisluontoisesti kuullut Trellosta ennen kuin aloitti liiketoimintansa, ja hän alkoi uskoa, että se saattaisi sopia hänen tiimilleen. Niinpä hän esitteli sen ja kaksi muuta digitaalista työkalua. He tutustuivat yhden iltapäivän ajan kuhunkin vaihtoehtoon ja tekivät päätöksen yhdessä. ”Valitsimme Trellon, koska se on hyvin suunniteltu, hienosti toteutettu ja intuitiivinen – juuri sellainen ratkaisu, jota tarvitsemme.”

Voidakseen luoda keskitetyn keskuksen Lawrencen täytyi ensin poimia muistikirjojensa tiedot ja tunnistaa, mitkä tukevat, ydinliiketoiminnan toiminnot tarvitsivat Trello-tauluja. ”Keräsin viisi yleisesti käyttämääni muistikirjaa, joita pidin toimistoni, reppuni, autoni ja kotitoimistoni välillä”, hän selittää. ”Luin kaikki harakanvarpaat ja järjestin Desk Plantsin eri alueet, joita säännöllisesti käsittelimme.”

Lawrence kehitti Trello-taulun kunkin eri ydinalueen hallinnoimiseen:

• tapahtumat
• Myynti
• Markkinointi
• taimistotoiminnot
• asiakaspalvelu.

Hän loi myös taulun yleisille asioille, jotta he pysyvät kärryillä uusista ideoista ja projekteista, jotka eivät ole samassa linjassa muiden projektien kanssa. Näin jokainen voi reaaliajassa nähdä, mitkä tehtävät ovat kesken ja mitkä valmiita, huolimatta siitä, missä työskentelevät.

Esimerkiksi Virginia Stroup, Desk Plantsin kasvihuonepäällikkö, käyttää Trelloa puhelimellaan, koska suurimman osan päivästä hän on poissa tietokoneeltaan. ”On erittäin tärkeää, että kaikki pysyvät kärryillä asioista olinpaikastaan huolimatta”, Lawrence toteaa. ”Trello on lisännyt huomattavasti tehokkuutta, ja se on tuonut suurta arvoa liiketoiminnalle.”

Kasvien hoidosta liiketoiminnan hoitoon: pienyrityksen omistaja neuvoo

Olemme kasvattaneet tuntikohtaisia tilausmääriä 30 prosentilla edellisten kuuden viikon aikana. En usko, että on sattumaa, että näin kävi alettuamme käyttää Trelloa.

Asiakkaat, jotka tilaavat helppohoitoisen kasvin Desk Plantsilta, saavat lähetyksen mukana kasvin hoitokortin. Verkossa on valtavat määrät kasvien hoito-ohjeita, mutta Desk Plants lähettää nämä kortit kasviensa mukana, koska asiakkaat toivovat selkeitä ohjeita valitsemilleen kasveille.

Lawrencella on selkeitä ohjeita myös uusille pienyritysten omistajille. ”Trello on yksi niistä työkaluista, joita kannattaa käyttää järjestäytymiseen heti alusta alkaen”, hän sanoo. ”Kun aloitat yrityksen, töihin on helppo hukkua. Trello auttaa pysymään niskan päällä kaikissa niissä asioissa, jotka haluat tehdä, samalla kun saat tehtyä kaikki ne asiat, jotka on tehtävä.”

Desk Plantsin tapauksessa tällä yksinkertaisella strategialla on ollut merkittävä vaikutus. ”Olemme kasvattaneet tuntikohtaisia tilausmääriä 30 prosentilla edellisten kuuden viikon aikana”, Lawrence kertoo. ”En usko, että on sattumaa, että näin kävi alettuamme käyttää Trelloa.”