Instinct Dog Training + Trello

Asiakaslähtöistä ja erinomaista koirien hoitoa kautta Yhdysvaltain

Kun aviopari Brian Burton ja Sarah Fraser perustivat Instinct Dog Training -yrityksensä yli kymmenen vuotta sitten, heidän tavoitteenaan oli tarjota apua ja toivoa koirille ja niiden omistajille antamalla laadukasta hoitoa ja positiivista vahvistamista hyödyntävää koulutusta. Tavallaan he ovat päätyneet tekemään samaa henkilöstölleen ja asiakkailleen Trellon avulla.

Vaikka Brian ja Sarah työskentelivät tuolloin eri aloilla, he näkivät mahdollisuuden yhdistää Brianin projektinhallintataidot Sarahin markkinointitaustaan ja intohimoon koiria kohtaan merkitykselliseksi liiketoiminnaksi. Yhdessä he eivät ole ainoastaan rakentaneet menestyneen Yhdysvaltojen laajuisen franchising-yrityksen, vaan myös vaikuttavan toimintoalustan, joka on rakennettu kokonaan Trelloon. Trellon avulla he voivat säästää aikaa, tarjota kristallinkirkasta näkyvyyttä ja varmistaa, että heidän neli- ja kaksijalkaiset asiakkaansa saavat parhaan mahdollisen koirakokemuksen.

Pitkän tähtäimen ratkaisu

Trellolla on merkittävä rooli skaalautuvuudessamme. Se ei pelkästään auta maksimoimaan tiimimme potentiaalin, vaan myös skaalautumaan koko sydämellä.

Instinctin perustamisen jälkeen se on kasvanut useiden miljoonien dollareiden arvoiseksi Inc 5000 ‑franchise-yrityksesi, ja sillä on useita toimipisteitä New Yorkissa, New Jerseyssä, Kaliforniassa ja Oregonissa. Yrityksen tavoitteena on laajentua 30–50 lisätoimipisteeseen, jolloin he voisivat palvella tuhansia koiria ja työllistää satoja henkilöitä.

Näiden aggressiivisten kasvutavoitteiden saavuttamiseksi tiimi tarvitsi helppokäyttöisen ja standardoidun järjestelmän toimintojen hallintaan. Brian ja Sarah arvioivat yli kymmenen työkalua, ja lopulta valitsivat Trellon sen helppokäyttöisyyden ja avoimen APIn vuoksi. Näiden ominaisuuksien avulla he voivat käyttää Zapieria, yksinkertaista automaatiotyökalua, joka yhdistää sovellukset toisiinsa, integroi Trellon Instinctin asiakkuudenhallintaan, verkossa olevaan aikataulusovellukseen, koirahoitolan sovellukseen ja sähköpostiin. Tällöin kaikki järjestelmät toimivat yhdessä yhdellä toimintoalustalla.

Päivä Instinctin hyvien tyttöjen ja poikien kanssa

Tähän mennessä alusta on säästänyt koirien hoitotiimin aikaa 10–20 tuntia viikossa, koulutustiimin aikaa 20–25 tuntia viikossa ja asiakaspalvelutiimin aikaa 25–40 tuntia viikossa.

Brianin yhdistettyä kaikki Instinctin sovellukset Trelloon hän alkoi huomata, kuinka tämä uusi automatisoitu järjestelmä hyödyttää kaikkia ja vapauttaa tiimille aikaa monista tylsistä hallinnollisista tehtävistä. Se auttaa koirien hoito- ja koulutustiimejä antamaan hoitoa nopeammin ja johdonmukaisemmin, asiakaspalvelua tarjoamaan koirien omistajille erinomaista palvelua helpommin sekä kasvattamaan näkyvyyttä johtoryhmälle.

Katsotaanpa kohokohtia kolmen työntekijän päivästä: Mollyn koiranhoitotiimistä, Aaronin koirien koulutustiimistä ja Trishin asiakaspalvelutiimistä.

Kello 6 Molly saapuu töihin ja avaa puhelimellaan Trellon nähdäkseen automaattisesti luodun luettelon päivittäisistä tehtävistä. Suorittaessaan luettelon tehtäviä hän vetää kortteja Valmis-sarakkeeseen. Jos tehtävää ei edellytetä tai sitä ei ole tarkoituksella tehty, hän vetää vastaavan kortin oikeaan luetteloon ja jättää kommentin, jossa on tarkemmat tiedot. Siten Mollyn esihenkilö voi ennakoivasti ratkaista mahdollisia ongelmia, kuten henkilöstön vajausta tai koulutusaukkoja.

Kello 9.30 Aaron toivottaa Buddy-bokserin tervetulleeksi viidennelle koulutustunnille. Tunnin jälkeen Buddyn omistaja saa automaattisen henkilökohtaisen kyselyn. Omistaja valitsee SOS-vaihtoehdon ilmoittaakseen Instinctille, että hänellä on vaikeuksia. Tällöin Trellon Vaarassa olevat ohjelmat ‑taululle luodaan automaattisesti kortti, jotta käyttäytymisen ja koulutuksen johtaja voi työskennellä Aaronin kanssa auttaakseen Buddyn takaisin oikeille raiteille.

Kello 10.15 Trish alkaa työstää tervetulokirjeitä uusille koulutusasiakkaille. Kun jokaiselle uudelle koiralle on automaattisesti luotu Trello-kortit, Trish osoittaa jokaiselle pennulle kouluttajan ja vetää kortit Koulutus-luetteloon. Toiminto lähettää omistajalle sähköpostin, jossa on lisätietoja koulutuksesta, esittely hänelle osoitetusta kouluttajasta ja tietoja siitä, mitä odottaa ensimmäiseltä tunnilta.

Kello 11.30 Kultainennoutaja Duke ja saksanpaimenkoira Roxy tuodaan hoitoon. Molly kirjaa koirien saapumisen Instinctin hoitojärjestelmään, ja kummallekin koiralle luodaan automaattisesti Trello-kortti Leikkiryhmä-taululle. Leikkiajan alkaessa Molly avaa hoitojärjestelmän saadakseen lisätietoja Duken ja Roxyn luonteista, mieltymyksistä ja hoitolassa olevista ystävistä. Molly vetää Duken Trello-kortin leikkiryhmään 3, jotta se voi leikkiä toisten isojen ja aktiivisten pentujen kanssa. Hän vetää Roxyn kortin Erillinen-luetteloon, koska leikkiminen ei suju hyvin toisten koirien kanssa.

Kello 15.30 Hoidossa oleva husky Bailey alkaa yskiä. Molly avaa Koira aivastaa tai yskii ‑taulun saadakseen toimintaohjeita: hänen tulee asettaa Bailey karanteeniin, mitata lämpö, soittaa omistajalle ja sopia aika eläinlääkärille. Myöhemmin samana päivänä eläinlääkäri tutkii Baileyn ja se saa jäädä, joten Molly tuo koiran takaisin ja kertoo omistajalle, että Bailey on kunnossa.

Kello 16.30 Trish tekee tarvikeinventaariota ja lisää muutamia tarvikkeita Tarvittavat tarvikkeet ‑taululle. Hän huomaa myös, että Brian on siirtänyt muutamia hänen pyytämiään tarvikkeita Hyväksytty-luetteloon ja että kollegan tilaamat tarvikkeet ovat nyt Saapuneet-luettelossa.

Kello 17.30 Baileyn omistajan on määrä palata lomalta tänä iltana. Molly tarkistaa Trellon ja huomaa automaattisesti luodun kortin, joka muistuttaa Mollya kylvettämään Baileyn ennen kuin omistaja hakee sen.

Päivän päättyessä Instinctin Trello-pohjainen toimintoalusta on parantanut jokaisen henkilön ja pennun elämää tässä hoitolassa.

Valmiina isompiin ympyröihin

Skaalautumisessa tarvitaan näkyvyyttä, vastuullisuutta ja organisointia. Trello on tarjonnut meille kaiken tämän.

Ennen tämä järjestelmän toteuttamista Brian huomasi tehtävien unohtuvan, pullonkauloja työntekijöiden ja johtoportaan välillä sekä epäjohdonmukaisuuksia koirien hoidossa. Kyseiset haasteet eivät silloin tuottaneet ongelmia, mutta hän tiesi niiden pahentuvan Instinctin kasvaessa.

”Silloin saa paljon anteeksi, kun on pieni yritys ja pieni tiimi, joka tekee kaikkea. Skaalautuessa tarvitaan kuitenkin näkyvyyttä, vastuullisuutta ja organisointia”, Brian kertoo. ”Trello on tarjonnut meille kaiken tämän.”

Instinctin kasvettua yhdestä toimipaikasta viiteen Brian ja Sarah ovat luoneet Trellon avulla toistettavia, mutta muokattavissa olevia työnkulkuja ja järjestelmiä, jotka nopeuttavat pitkästyttävää hallinnollista työtä. Siten työntekijät voivat keskittyä eläinten hoitoon ja palveluun. ”Tähän mennessä alusta on säästänyt koirien hoitotiimin aikaa 10–20 tuntia viikossa, koulutustiimin aikaa 20–25 tuntia viikossa ja asiakaspalvelutiimin aikaa 25–40 tuntia viikossa”, Brian laskee.

Kustannussäästöt ovat jo nyt suuria, ja ne tulevat kasvamaan räjähdysmäisesti, kun Instinct avaa tulevina vuosina kymmeniä uusia toimipaikkoja. Brianin mukaan Trello ei ainoastaan auta tiimiä pysymään organisoituneena heidän kasvaessaan, vaan se myös varmistaa, että he tarjoavat laadukasta hoitoa ja henkilökohtaisen kokemuksen.

”Pelkkä työn määrä tulee olemaan melko hurja, kun laajennamme viiteen uuteen toimipaikkaan. Vuositasolla puhutaan 250 000 koiranulkoilutuksesta, 30 000 leikkitunnista ja 125 000 ateriasta”, hän selittää. ”Trellolla on merkittävä rooli skaalautuvuudessamme. Se ei pelkästään auta maksimoimaan tiimimme potentiaalin, vaan myös skaalautumaan koko sydämellä.”

Maailmassa on jo yli kaksi miljoonaa työryhmää, jotka saavat enemmän aikaan Trellon avulla. Liity joukkoon!