McCorvey + Trello

Vuonna 1925 perustetulla McCorvey Sheet Metal Worksillä on rikas historia täynnä ammattitaitoa ja innovaatioita. Tämä LVI-alan peltien suunnittelija, valmistaja ja asentaja on kokenut mahtavaa kasvua 92-vuotisen historiansa aikana, nousten paikallisesta perheyrityksestä useamman osavaltion laajuiseksi konserniksi, jossa McCorveyn suvun jäsenet neljännessä polvessa työskentelevät rinnakkain satojen omistautuneiden työntekijöiden kanssa. Tämä teollisuusyritys, jolla on toimitiloja Houstonissa, Orlandossa ja Dallasissa, on huomionarvoinen esimerkki siitä, miten vakaa ja menestyvä liiketoiminta voi skaalautua.

McCorvey Sheet Metalilla on myös vankka historia paperialalla – tarkemmin sanottuna paperiarkistojen saralla. Yritys toimi viime vuosiin saakka analogisen hallintojärjestelmän avulla, joka koostui käsinkirjoitetuista asiakirjoista, joita käytettiin sisäisesti sekä lähetettiin kumppaniyrityksille. Tekninen koordinaattori Chris Mondeau huomasi nopeasti, että tämä oli sellainen perheyrityksen perinne, joka ei menestyksekkäästi skaalautuisi muun yrityksen rinnalla:

Papereita katosi, eivätkä ihmiset pysyneet kärryillä siitä, missä kohtaa valmistus- tai toimistoprosessia nimikkeet olivat.

Tavoitteena oli siirtää toiminta paperittomaan järjestelmään, joka olisi helppo oppia ja, mikä tärkeintä, kaikille osallisille helppo ylläpitää.

Keskuspaikan muodostaminen

Chris alkoi etsiä aikataulutusohjelmaa, joka voisi visualisoida valmistusprosessin kussakin vaiheessa suoritettavien tehtävien määrän. Suurin tarve oli kuitenkin ohjelmistojärjstelmälle, joka olisi kaikille helppo käyttää riippumatta prosessin vaiheesta tai teknisten taitojen tasosta. Hän halusi ohjelman, joka tarjoaisi digitaalisen keskuksen ja toisi siinä yhteen tiedostot ja prosessit, joiden parissa McCorveyn työntekijät jo työskentelivät käyttäen Wordin ja Dropboxin kaltaisia ohjelmia. Teknisemmästä näkökulmasta katsottuna integroinneille avoin ohjelmointirajapinta (kuten Trello) auttaisi varmistamaan keskitetyn organisointityökalun hyödyt myös tulevaisuudessa, kun useampia tiimikohtaisia digitaalisia työkaluja otettaisiin käyttöön yrityksen työnkulussa.

Tutkimusvaiheen aikana testattiin useampia tiimipohjaisia työkaluja, mukaan lukien Trello, Mavenlink, Wrike ja ERP-ohjelmisto. Trellosta tuli paras ”paperinkorvaaja” muutamasta eri syystä:

1. Suoraviivaiset ja yhteistyön mahdollistavat ominaisuudet otettiin nopeasti käyttöön yrityksen käyttäjien keskuudessa.
2. Tehtävien seuranta koko tuotantoprosessin laajuudelta yhdessä taulunäkymässä oli yksinkertaista ja tehokasta.
3. Työnkulkujen visuaalinen luonne tuntui työntekijöistä intuitiiviselta.

Alussa oli Trellon kenttätesti

Trello otettiin käyttöön testausvaiheella, johon osallistui 15 valmistusprosessin käyttäjää. Heidän tiiminsä koki välittömän parannuksen laadunvarmistuksessa: kenttätyöntekijät pystyivät nyt näkemään projektien tilan työpajalla reaaliaikaisesti ja varmistamaan, että kaikki tarvittava tieto oli saatu. Ja mikä vielä parempaa, heidän ei enää tarvinnut jatkuvasti soittaa työpajalle tai lähettää sähköposteja ilmoituksien tai vähäpätöisten kysymysten vuoksi.

Trello toimii meidän tiimeissämme, koska se on niin orgaaninen. Jos et pidä siitä, miten prosessi toimii taululla, voit muuttaa sitä. Trello sopii tismalleen siihen, mitä teemme päivittäin.

Useampi yrityksen tiimi alkoi ymmärtää, mikä vaikutus olisi työryhmien tuonnilla yhteistyötä tukevaan digitaaliseen solmukohtaan:

• Kun varapääjohtaja Charlie McCorvey näki Trellon vaikutuksen työpajan prosessiin, hän siirsi arviointitiimin digitaaliseen työnkulkuun. Meneillään olevien töiden visuaalinen seuranta auttoi heitä vähentämään tekemättä jääviä töitä. He näkivät myös, milloin työt veivät odotettua enemmän aikaa ja kuka tarvitsi apua saadakseen työtehtävänsä valmiiksi.
• Valmistustiimi alkoi kerätä historialokia ongelmista, joita valmistusprosessissa esiintyi. Sen jälkeen valmistusraportit olivat enimmäkseen paperittomia.

Kaiken kaikkiaan työntekijät pitävät siitä, että he voivat löytää ja käyttää kaikkea tarvitsemaansa tietoa, kiitos Trellon taulujen läpinäkyvyyden. Jos esimerkiksi suunnitelmassa on ongelma, suunnittelijalle voidaan jättää kommentteja tehtävän kortille, ja muut työt voivat jatkua sillä aikaa.

Yrityksen laajuisen Trello-kulttuurin muodostaminen

Yksi Chrisin käyttämistä tavoista tuoda Trello yrityksen päivittäiseen käyttöön on sen asentaminen kioskimoodissa laitteisiin jokaisessa työpajassa ja toimistossa, jotta työntekijät voivat kirjautua sisään ja käyttää Trelloa missä vain, milloin vain. Mobiilisovellusten ansiosta kentällä olevilla tiimien jäsenillä on myös sama pääsy tietoihin tien päällä.

Trello on levinnyt kulovalkean lailla työpajojen ja toimistojen väen keskuuteen.

Trellon peruskoulutuksen (joka yleensä kestää puoli päivää) lisäksi Chris liittyy eri McCorveyn tiimeihin viikoksi ja auttaa laatimaan tauluja tiimin prosessien perusteella. Hän aloittaa perustason Kanban-tyyppisistä Tehtävä-, Tehdään- ja Tehty-luetteloista, ja tarkkailee ja avustaa sitten tiimiä kehittämään työnkulkua käyttäen tarkemmin mukautettuja luetteloiden muotoiluja, nimilappuja ja Power-Upeja.

Yksi hänen parhaista vinkeistään on käyttää hyödyksi Trello-sivupohjien hakemistoa, josta löytyy ideoita ja esimerkkitauluja, joita voidaan muokata tyhjältä pöydältä aloittamisen sijasta. Säännölliset tilannepäivitykset tiimien kanssa ovat myös tärkeitä. Chris varmistaa, että hän on jatkuvasti saatavilla työnkulkujen yksinkertaistamista varten, jos tauluista tai luetteloista tulee liian pitkiä tai vaikeasti käsiteltäviä.

McCorveyn suosituimmat työryhmätaulut

Tässä on muutamia McCorvey Sheet Metalin suosituimmista Trello-työnkuluista:

Työryhmän aivoriihi

Työnkulku: luovuuden edistämiseksi keskitetty aivoriihitaulu rohkaisee työntekijöitä luomaan kortteja, joissa on ideoita parannuksiin tai uusien prosessien kokeiluun. Taulu katselmoidaan yhdessä muutaman viikon välein, jolloin parhaat ideat valitaan ja pannaan käytäntöön.

Käyttökohde: koko organisaatio

Taulunkoontivinkkejä: voit käyttää Power-Up-äänestystä kunkin idean palautteen joukkoistamiseen.

Työmäärän jakaminen useiden toimipisteiden välillä

Työnkulku: Houstonin ja Floridan toimipisteiden välillä jaettu taulu, joka visualisoi valmistuksen työnkulun. Työpajojen päälliköt käyttävät taulua tiimien työmäärien jakamiseen kahden toimipisteen välillä tilauskannasta riippuen.

Käyttökohde: työryhmien johtajat

Taulunkoontivinkkejä: voit käyttää nimilappuja ilmaistaksesi visuaalisesti, mitkä tehtävät ovat menossa mihinkin toimipisteeseen. Sähköpostista tauluksi -ominaisuuden avulla arvioijien on helppo edelleenlähettää sähköpostitse lähetettyjä asiakaspyyntöjä taululle ja saada työt mukaan prosessiin.

Tähtäin korkeammalla

McCorvey on totta kai hyötynyt sisäisesti Trellon päivittäiseen toimintaan tuomasta yhteistyöstä ja läpinäkyvyydestä, mutta yritys on myös noussut alansa johtoon digitaalisen muutoksensa ansiosta.

Suuren lääketieteellisen laitosprojektin tarjouskilpailun aikana Trello auttoi yritystä erottumaan projektista kilpailevien 14 yrityksen joukosta. Osana esitystään McCorvey loi yhteisöllisen keskustelutaulun, jolla molemmat osapuolet pystyivät viestimään ja seuraamaan valmistusprosessia reaaliajassa. Avoin yhteistyö, jonka yritys oli valmis tarjoamaan, teki vaikutuksen asiakkaaseen. Kuten Chris huomauttaakin: ”Läpinäkyvyys on aina hyvä myyntiargumentti. Trellon käyttäminen viestii, että haluamme varmistaa työn tulevan tehdyksi oikein.”

Uusi paperittoman tuottavuuden aikakausi

Kun Chris Mondeau alkoi etsiä ohjelmaa, joka auttaisi valmistusprosessien organisoinnissa, hän ei välttämättä tiennyt, millainen vaikutus sillä vielä olisi yritykseen kokonaisuutena. Kuten kävi ilmi, Trello on ollut se tekijä, joka sai yrityksen tiimit siirtymään oikeasti paperittomaan toimistoon:

McCorvey-yhtiön toiminta pyöri kuuden–seitsemän vuosikymmenen ajan ainoastaan paperilla, kunnes se siirtyi täydellisesti digiaikaan yhdessä yössä – Trellon ansiosta. Se ei ollut oikeastaan tarkoitus, mutta vaikutus oli mahtava – ja me kaikki pidämme siitä kovasti.

Chrisin alkuperäiset tavoitteet Trellon tuomisessa yritykseen – lisääntynyt yhteistyö, läpinäkyvyys ja viestintä tiimien välillä – on kaikki saavutettu, kouriintuntuvin tuloksin, ja se auttaa yrityksen toimistoja, työpajoja ja työmaita eri puolilla Floridaa ja Teksasia pysymään yhteyksissä. Nyt kun McCorvey Sheet Metal Worksilla on digitaalinen solmukohta, joka skaalautuu yrityksen mukana, se voi ottaa reippaan askeleen eteenpäin kohti seuraavan 100 vuoden menestyksekästä yrityskasvua.