Palace Law + Trello

Millainen kuva mieleesi juolahtaa, kun kuvittelet asianajajan töissään?

Perinteinen kuva on tunkkainen toimisto, jossa asianajaja istuu solmio kaulassa tekemässä pitkää päivää mappien ympäröimänä.

Lakiala on vuosikymmenten ajan ja oikeastaan alusta asti rakentunut paperipohjalle.

Palace Law’n asianajaja Jordan Couchin mukaan ammattikunta on rakentunut palvelemaan enemmänkin ammatinharjoittajia kuin asiakkaita. ”Alana se tietyin tavoin käy asiakkaan etuja vastaan”, Jordan sanoo. ”Mietitään nyt vaikkapa tuntilaskutusmallia. Asiakkaan menestys on haitaksi, koska mitä nopeammin ja tehokkaammin työskentelet, sitä vähemmän tienaat. Asiakkaan näkökulmasta sangen ongelmallista.”

Oikeustieteellisissä opinnoissa professorit innoittivat Jordanin harkitsemaan uusia ja erilaisia tapoja harjoittaa lakia. Valmistuttuaan hän etsi samanhenkistä yritystä. Haku johti hänet Palace Law’n perustajan Patrick Palacen luo. Molemmat uskoivat, että lakiammatin tuli palvella asiakkaitaan paremmin veloittamatta silti enemmän. ”Halusimme tarjota parempaa palvelua useammalle ihmiselle ja tehokkaammin”, Jordan sanoo. ”Se pyrkimys toimii perustana kaikille muutoksille, joita olemme tehneet ja edelleenkin teemme.”

Palace Law päätti, että keino saavuttaa päämäärä ja palvella asiakkaita paremmin oli luoda ja toteuttaa digitaalinen järjestelmä lakiammatin paperipohjaista ydinrakennetta korvaamaan

Digitaalisen matkan aloittaminen

”Työnkulun visualisointi on todella tärkeää asianajajille, mutta työnkulkujamme voi olla vaikea hahmottaa ja ymmärtää”, Jordan sanoo. ”Siksi päätimme kokeilla Trelloa.”

Kun Palace Law aloitti digitaalisen muutoksensa, toimisto keskittyi kahteen keskeiseen haasteeseen.

Ensimmäinen niistä oli saada asianajajat asiakkaiden saataville toimiston ulkopuolellakin. Tätä varten yrityksen oli löydettävä tapa saada kaikki pöydille ja hyllyille levitelty tieto – kaikki paperimuodossa – saataville missä tahansa. Palace Law otti Clio Legal Trends Reportin pilvipohjaiseksi työnhallintajärjestelmäkseen. Siitä tuli yrityksen digitaalinen tietosäilö. Kaikki tiedostot ja viestintä tallennettiin sinne.

Seuraavana haasteena oli auttaa asianajajia käyttämään digitaalista työympäristöä oikeustapausten ja tehtävien hallintaan. ”Työnkulun visualisointi on todella tärkeää asianajajille, mutta työnkulkujamme voi olla vaikea hahmottaa ja ymmärtää”, Jordan sanoo. ”Siksi päätimme kokeilla Trelloa.” Palace Law otti Trellon pilvipohjaiseksi työnkulkujärjestelmäkseen ja Zapierin kautta se integroitiin Clioon, jolloin Palace Law’n henkilökunta pääsi käyttämään monien eri prosessien vaatimia tietoja. Palace Law valitsi Trellon myös integrointiominaisuuksiensa vuoksi; Slack ja Google Drive ovat myös osa yrityksen digitaalista ekosysteemiä.

Kunhan paperiton työympäristö oli koossa, yritys arvioi uudelleen jokaisen työnkulkunsa ja päivitti ne sopimaan uuteen digitaaliseen järjestelmään. Vanhassa järjestelmässä ihmiset esimerkiksi kuljettivat pinoittain tapauskansioita asianajajille niin, että ne kasautuivat työpöydille. Kansiopino oli yhtä suuri kuin työmäärä, ja se pakotti asianajajan pysymään toimistossa. Työnteko ilman kansioita oli mahdotonta.

Trello on muuttanut tämän toimintarakenteen täysin. Kunkin oikeustapauksen kansiota edustaa Trello-kortti. Kortit osoitetaan asianajajien Trello-tauluille, ja asianajajat käyttävät Trellon ominaisuuksia työn priorisointiin. Vanhassa mallissa asianajaja merkitsi käsin tapauskansion, jos se oli tarkistettava uudelleen. Nyt Trello muistuttaa heitä, kun on aika palata tapauksen pariin.

Palace Law digitalisoi sekä posti- ja asiakasviestinnän työnkulun että asiakkaidenhankintansa ja hallinnoi jopa oikeudenkäynnissä olevia tapauksiaan Trellon avulla.

”Trello antoi meille jotain konkreettista”, Jordan sanoo. ”Koska kiinteät mapit lähtivät työpöydiltä, tarvitsimme keinon nähdä kunkin oikeustapauskansion, jotta voisimme hahmottaa tehtävät työt ja niiden tärkeysjärjestyksen sekä saada asiakkaisiin liittyvät tiedostot näkyville.”

Muutos on antanut asianajajille mahdollisuuden työskennellä kotoa tai pitää kaikki resurssit kätevästi saatavilla asiakastapaamisissa toimiston ulkopuolella. Se on vähentänyt stressiä ja helpottanut kaikkien elämää. Jordan tarkistaa esimerkiksi postinsa ja määräajat Trello-mobiilisovelluksella. ”Mobiilisovellus auttaa valtavasti asioista perillä pysymisen ja tulevien asioiden huomioinnin kanssa”, Jordan sanoo.

200 paperiarkin säästäminen päivässä

”Henkilöstömme on ollut tyytyväisempää sen jälkeen, kun aloimme käyttää Trelloa. Se on tehnyt kaikkien elämästä paljon helpompaa”, sanoo Jordan.

Tänä päivänä Palace Law -tiimi on luottavaisin mielin digitaalisen järjestelmänsä suhteen, mutta paperittomuuteen siirtyminen oli pelottavaa. ”Aloittaessamme juuri kukaan ei ollut tekemässä samoin, joten se tuntui hieman pelottavalta”, Jordan sanoo. ”Siihen ei ollut mitään toimivaksi todettua kaavaa.”

Vaikka Palace Law’n henkilökunta oli muutoksesta hermoissaan, he olivat silti enimmäkseen sen puolesta. ”Kulttuurimme kuuluu olla luova, innovatiivinen ja mukautuva. Etsimme aina tapoja palvella asiakkaitamme paremmin”, Jordan sanoo.

Järjestelmä on tuottanut merkittäviä tuloksia. Palace Law’n tulos kasvoi 76 % jo 9 kuukaudessa. Yritys on myös ansainnut Net Promoter Score (NPS) ‑mittarilla vaikuttavat 70 pistettä. Clio Legal Trends ‑raportin mukaan asianajotoimistojen valtakunnallinen NPS-keskiarvo on 25. Yritys on myös vähentänyt valtavasti käyttämänsä paperin määrää. Keskimäärin säästyy 200 arkkia paperia päivässä.

Lisäbonuksena muutos on vaikuttanut myös siihen, miten ihmiset suhtautuvat työhönsä. ”Henkilöstömme on ollut tyytyväisempää sen jälkeen, kun aloimme käyttää Trelloa. Se on tehnyt kaikkien elämästä paljon helpompaa”, sanoo Jordan. ”Se on vähentänyt stressaantumista. Töitä on vaikeampi seurata, jos työpöytä on täynnä papereita. Trello-korttien määräajat ja leimat ovat vähentäneet stressiämme ja auttaneet meitä tunnistamaan prioriteetit työnkuluissamme.”