Scan2CAD + Trello

Näin Scan2CAD hyödyntää Trelloa yksinkertaiseen, joustavaan ja näkyvään kasvuun

Useimpien yritysten kohdalla kasvu johtaa lisähenkilöstöön, lisäprosesseihin, vaativampiin tehtäviin ja pulmien lisääntymiseen. Scan2CAD, maailman johtava arkkitehtuuristen ja insinöörityön suunnitelmien muunto-ohjelmisto, uhmaa trendiä Trellon avulla.

Scan2CAD on sitoutunut kasvamaan yksinkertaistamalla. Muut organisaatiot ovat saattaneet impulsiivisesti palkata lisää väkeä ja hankkia lisää toimitiloja asiakaskunnan kasvaessa yli 90 000:een, mutta Scan2CADin tiimi on edelleen pieni (alle 25 henkilöä sisältäen urakoitsijat!) ja hajautettu. Muut yritykset saattavat esitellä uusia tuotteita ja markkinoita kiireellä, mutta Scan2CAD on täysin keskittynyt yhteen tuotteeseen kahdelle ydinyleisölle.

Ja siinä missä muut ottavat lisää järjestelmiä ja työkaluja käyttöön, Scan2CAD tehostaa Trellon käyttöä entisestään ja kehittää luovia tapoja hoitaa sillä kaikki projektinhallinnan, myynnin ja tuotehallinnan tehtävät.

Silta fyysisen ja digitaalisen maailman välillä

Scan2CAD auttaa arkkitehteja ja insinöörejä herättämään heidän projektinsa ja tuotteensa henkiin. Ohjelmistolla on helppo muuntaa tavallista tiedostotyyppiä olevia luonnoksia ja kuvia CAD (computer-assisted drawing)- ja CAM (computer-assisted manufacturing) -yhteensopiviksi tiedostoiksi muokkausta ja dokumentaatiota varten. Tämä älyteknologia ja sen taustalla piilevä missio olivat toimitusjohtaja Luke Kennedyn mielessä päällimmäisenä, kun hän osti yrityksen vuonna 2010.

Omistajan rooli oli uusi Lukelle muttei Scan2CADille. Yrityksen oli perustanut Luken isä yli 20 vuotta aiemmin. Yritys myytiin toisaalle Luken isän jäätyä eläkkeelle, mutta kun yritystä haluttiin kehittää eri suuntaan vuosia myöhemmin, Luke tarttui tilaisuuteen ostaa yritys takaisin ja jatkaa isänsä elämäntyötä.

Heti aloittaessaan toimitusjohtajana Luke näki mahdollisuuksia yksinkertaistamiseen, tuottavuuden kasvattamiseen ja näkyvyyden parantamiseen. ”Tiedämme, että asiakkaamme käyttävät meitä yhteen asiaan – tiedostojen muuntamiseen – joten halusin tehdä heille tämän yhden asian mahdollisemman yksinkertaiseksi”, hän selittää. ”Sitten aloin miettiä, miten voisimme yksinkertaistaa myös omaa liiketoimintaamme.”

Virtaviivaistamisen hengessä Luke päätti etsiä yhden joustavan järjestelmän, jonka avulla voisi pitää tiiminsä organisoituna nyt ja kasvaa heidän kanssaan tulevaisuudessa. Niinpä hän avasi yksityisen Trello-taulunsa ja esitteli sen ihmeet Scan2CAD-kollegoilleen.

Yksi työkalu, loputtomasti käyttömahdollisuuksia

Ilman Trelloa olisimme varmaan kymmenen eri sovelluksen varassa... Olemme säästäneet tuntikausia aikaa ja vaivaa sekä paljon rahaa.

Koordinoidessaan eri tiimejä Luke jakoi ehdotuksia siitä, miten Trelloa voisi käyttää kaiken hallinnointiin yksinkertaisista tehtäväluetteloista monimutkaisiin työnkulkuihin. Ajan myötä työntekijät ottivat ehdotukset käyttöön ja kehittivät niitä edelleen. Lopulta koko yritys alkoi käyttää Trelloa kaikkiin tärkeisiin prosesseihin (mukaan lukien myyntiin ja rekrytointiin, sisällön ideointiin ja luontiin sekä ohjelmistokehitykseen ja bugiseurantaan) ja korvasivat yhdellä työkalulla monta erillistä työkalua. ”Ilman Trelloa olisimme varmaan kymmenen eri sovelluksen varassa”, Luke sanoo. ”Käyttämällä vain yhtä olemme säästäneet tuntikausia aikaa ja vaivaa sekä paljon rahaa.”

Scan2CADin sisällöntuotantotiimi esimerkiksi käyttää Trelloa ideariihiin, joissa kehitellään tukiartikkeleita ja asiakasresursseja. Tiimi luo jokaiselle aiheelle tai toimitettavalle kohteelle uuden kortin, järjestää kortit kuukauden perusteella ja osoittaa niille tekijät. Tekijä siirtää korttinsa prosessin kuluessa luonnoksesta muokkaukseen ja sitten julkaistavaksi. Muokkaajat voivat hyödyntää Trellon kortin kopioinnin Power-Up- ja tarkistuslistatoimintoja, joilla varmistetaan, ettei yksikään muokkaustehtävä unohdu.

Scan2CADin myyntitiimi käyttää Trelloa samankaltaisiin tarkoituksiin. Kun uusi mahdollinen tai jo olemassa oleva asiakas vaatii toimenpiteitä, myyntiedustaja luo Trellon Sopimukset-taululle kortin, jolla asian hoitaminen varmistetaan.

Scan2CADin kehittäjät ovat muokanneet Trellon omiin tarpeisiinsa sopivaksi sen sijaan, että ottaisivat rinnalle toisen työkalun. Vaikka he käyttävät automatisoituun testaamiseen komentosarjoja, paljon tietoja on syötettävä käsin käyttöönottoa varten. Jotta psyykkinen kuormitus vähenee ja jokaisen tehtävän suorittaminen varmistetaan, kehitystiimi luo jokaista julkaisua varten Trello-kortteja ja hyödyntää Tarkistuslista-ominaisuutta käyttöönoton ja julkaisun tarkistuslistojen automaattiseen täyttämiseen.

Kehittäjät myös laskevat sen varaan, että Trello seuraa ja ratkaisee bugeja. He luovat kortteja joka bugille, osoittavat ne tiettyjen käyttäjien ratkaistavaksi (mikä vähentää muille tiimiläisille näkyviä tehtäviä) ja keskustelevat ongelmasta korttikommenttien kautta. Luke kertoo, että työnkulku on ollut työryhmälle niin hyödyllinen, että koko yrityksen menestyminen on siitä riippuvainen. ”Emme saisi mitään julkaistua ilman sitä”, hän paljastaa. ”Ja koska osoitamme työntekijöille vain ne kortit, joista heidän täytyy olla tietoisia, he pystyvät keskittymään ja tietävät täsmälleen, mistä ovat vastuussa. Läpinäkyvyyden ja työntekijöiden ylikuormittamisen [välttämisen] välillä on tasapaino.”

Yksinkertainen ja joustava järjestelmä, joka herättää datan ja unelmat henkiin

Trello on totuuden lähteemme.

Oli kyse sitten suoraviivaisista (kuten sisällöntuotanto) tai toistuvista prosesseista (kuten bugiseuranta), Scan2CAD on todennut Trellon olevan tarpeeksi joustava kaikkia yrityksen tärkeimpiä työnkulkuja varten.

Yritys on Trellon avulla myös parantanut näkyvyyttään ja yhteistyötään maailmanlaajuisen, täysin etänä työskentelevän tiiminsä kesken. Luke selittää: ”Trello on meille totuuden lähde. Kuka tahansa, myös uudet perehdytettävät työntekijät, voivat avata Trellon ja päästä käsiksi kaikkeen, mitä tarvitsevat.”

Luke antaa kunnian Scan2CADin laajamittaisesta ja onnistuneesta Trellon käyttöönotosta ohjelmiston intuitiiviselle suunnittelulle ja joustavuudelle. Tietoteknisestä osaamisesta riippumatta, kuka tahansa voi oppia käyttämään Trelloa nopeasti ilman koulutusta ja mukauttaa tauluja omiin tarpeisiinsa sopiviksi. Luke sanoo: ”Trello on joustava kuin taulukkolaskentaohjelma mutta tehokkaampi. Sitä voi yksinkertaisimmillaan käyttää luetteloihin tai kokonaisena sovelluksena, joka on integroitu muihin järjestelmiin, ja kokonaisten liiketoiminnan osien hoitamiseen.

Scan2CADin laajentaessa Trellon käyttöään yhdestä yksityisestä taulusta koko yrityksen kattavaksi järjestelmäksi Luke tiimeineen on alkanut luottaa järjestelmän herättävän heidän ideansa henkiin. ”Trello on meille kuin tiedostotyyppi. Sitä ei voi verrata muihin sovelluksiin”, Luke sanoo. ”Me käytämme Trelloa, sillä se herättää datamme henkiin. Listat muuttuvat oikeille ihmisille annetuiksi oikeiksi tehtäviksi, joilla on määräajat ja jotka kytkeytyvät muihin sovelluksiimme. Siinä on valtavasti voimaa.”