SwagUp + Trello

Uudet liikeideat eivät menesty ilman luotettavaa tukijärjestelmää. Kulissien takana toimivat järjestelmät ja työnkulut voivat parantaa merkittävästi yrityksen kykyä päästä vauhtiin ja erityisesti startup-yritysten sopeutumista uusiin innovaatiomahdollisuuksiin.

Kun Michael Martocci kiinnistui yritysmielessä promootiotuotteista (eli swagista) ja perusti SwagUpin (äitinsä autotallissa New Jerseyssä, tietenkin), hänen suunnitelmissaan oli tarjota markkinointituotteita startup-yrityksille. Yrittäjänä hän kuitenkin etsi jatkuvasti uusia ideoita ja innovointimahdollisuuksia, ja Trello mahdollisti tämän.

SwagUp löytää markkinarakonsa

Samaan aikaan kun promootiotuotteet ovat edenneet pitkälle brändätyistä mukeista ja vesipulloista jättimäisiin Jenga-palikoihin ja leijulautoihin (aivan, leijulautoihin), alan käytännöt ja toimittajavaihtoehdot eivät ole muuttuneet vuosiin. ”20–30 yrityksen osuus liikevaihdosta on puolet, ja toinen puolikas jakautuu noin 30 000 yrityksen kesken”, sanoo Michael.

Tämä pirstoutuminen tekee asiakaskokemuksesta lievästi sanottuna epämiellyttävän. Joidenkin asiakkaiden on työskenneltävä useiden toimittajien kanssa saadakseen tarvitsemansa tuotteet. Se tekee tilausprosessista aikaa vievän, tarpeettoman monimutkaisen ja irrallisen. Toiset päättävät palkata markkinointitoimistoja hallitsemaan tilausprosessia, mikä on tuskattomampaa, mutta kalliimpaa.

Tämän puutteellisen järjestelmän todellisuus valkeni Michaelille, kun eräs yritys pyysi häneltä ”swag-pakkausta”, brändättyä tuotekokoelmaa, jaettavaksi uusille työntekijöille. ”Pakkauksen kokoaminen on erittäin työläs prosessi. Se sai meidät ajattelemaan, että jos yksi asiakas tarvitsi tarvitsee meiltä tällaista apua, on muitakin sitä tarvitsevia”, hän sanoo.

Tämä oivallus sai Michaelin harkitsemaan liiketoimintaansa uudelleen ja loppujen lopuksi muuttamaan kurssia. Hankalassa nykymallissa pitäytymisen sijaan SwagUp päätti virtaviivaistaa asiakkaittensa kokemusta ja tarjota helppoa tilaamista ja kitkattomia verkkokauppakokemuksia suunnittelupalveluiden ja pakkausten kokoamisen lisäksi. He huolehtivat myös varastoinnista, toteutuksesta ja toimituksesta. Pohjimmiltaan SwagUp vastaisi logistisista haasteista, jotka ovat perinteisesti jääneet asiakkaan vastuulle. Tämä tuplaa saumattoman kokemuksen arvon.

Toteuttaakseen tämän kunnianhimoisen muutoksen Michaelin oli kehitettävä pikaisesti järjestelmä, jolla hän pystyisi hallitsemaan logistiikkaan ja liiketoimintaan liittyviä työnkulkuja, jotka ovat tarpeen innovatiivisen idean toteuttamista varten.

Liiketoiminnan työnkulkujen rakentaminen alusta loppuun

Heti kun siirryt Trellon taulun ääreen, ymmärrät, miten se toimii. Oppimiskäyrää ei oikeastaan ole lainkaan.

”Kerron ihmisille, että perustin tämän yrityksen Wixin, Typeformin ja Trellon kanssa. Nämä kolme käyttövalmista työkalua ovat helposti saatavilla ja tiettyyn rajaan asti maksuttomia”, Michael toteaa.

Ensimmäinen Michaelin kehittämä työnkulku oli myyntikanavajärjestelmä koko asiakaselinkaaren hallintaan tilauksen jättämisestä promootiotuotteiden toimitukseen. Hän valitsi Trellon sen visuaalisen ulkoasun ja prosessivetoisen suunnittelun takia. Tärkeä tekijä uuden hankkeen nopean käynnistämisen kannalta oli myös tieto siitä, että työntekijöiden kouluttaminen Trellon käyttäjiksi on helppoa. ”Heti kun siirryt Trellon taulun ääreen, ymmärrät, miten se toimii”, Michael sanoo. ”Oppimiskäyrää ei oikeastaan ole lainkaan.”

Michael automatisoi myyntikanavansa osia Zapierin avulla säästääkseen vieläkin enemmän aikaa. Kun asiakas jätti tilauksen SwagUpin verkkosivustolle, Zapier päivitti automaattisesti Trello-kortin, joka puolestaan antoi SwagUpille hälytyksen. Kortti osoitettiin suunnittelijalle, siirrettiin sitten asiakasvastaavalle ja niin edelleen. Korttien siirtyessä Trello-taululla tiimi pystyi visualisoimaan jokaisen asiakkaan vaiheen prosessissa ja sen, mitä seuraavaksi pitää tapahtua.

Kun Michael näki, miten hyvin Trello tuki hänen myyntiprosessiaan, hän siirsi alustalle muita työryhmän työnkulkuja. Hän koosti toimintataulun hankintoja ja toimittajien tilauksia varten. Promootiotavaran toimitukseen liittyy runsaasti detaljeja, joiden seuranta ja hallinta on keskitetty Trelloon. ”Seuraamme sillä taululla kaikkea – päivämäärää, jona tuote tarvitaan, värejä – aivan kaikkea”, Michael sanoo.

Korteissamme olevien tarkistuslistojen avulla varmistimme, että meillä oli kaikki tilaustyöryhmän työssään tarvitsemat tiedot.

Tilauspyynnöt lähetettiin toimintataululta toimittajille, mikä käynnisti toimitustyönkulun. Toimittajat ilmoittivat Trello-korteilla, ovatko he hyväksyneet toimituksen ja milloin tilaus on lähetetty. SwagUpin toimitustyönkulun kasvettua raskaammaksi Michael alkoi ymmärtää Power-Upien arvon. Ne lisäävät mihin tahansa Trello-tauluun toiminnallisuutta sekä integraatioita muihin keskeisiin liiketoimintatyökaluihin.

SwagUp käytti kuuden kuukauden ajan Trellon maksutonta versiota, mutta Michael innostui kehittämään sen toiminnallisuutta, erityisesti sisällyttämään lähetystiedot kortteihinsa. Pakettien jäljitin -Power-Up liittää seurantanumerot lähetyksistä suoraan Trellon kortteihin, jolloin ajantasaiset edistymis- ja toimituspäivät nähdään suoraan Trellossa. ”Meille tulee ja meiltä lähtee satoja paketteja päivittäin. On hyödyllistä katsoa korttia ja nähdä, onko paketti saapunut vai ei, ja saada selville, missä se on”, hän sanoo.

SwagUpilla on syytä itsekehuun

En tiedä, millä muulla tavalla olisimme voineet tehdä sen. Emme olisi selvinneet ilman Trelloa.

Reilussa kahdessa vuodessa innovatiivinen liikeidea on muuttunut innovatiiviseksi liiketoiminnaksi, ja Michael kiittelee Trellon merkittävää roolia tässä muutoksessa. Yrityksen investointi uuteen asiakaskokemukseen staattisella alalla tuottaa tuloksia: SwagUp on hankkinut 800 asiakasta, sillä on jo lähes 2 000 tilausta ja sen arvio vuoden 2019 kokonaistuloista on 8–9 miljoonaa dollaria.

”En tiedä, millä muulla tavalla olisimme voineet tehdä sen. Emme olisi selvinneet ilman Trelloa”, Michael sanoo. ”Trellon avulla yhdenmukaistimme prosessimme, autoimme ihmisiä ymmärtämään oman roolinsa ja automatisoimme prosessin tärkeitä vaiheita, jotta pystyimme liikkumaan nopeammin ja kasvamaan miljoonien dollareiden yritykseksi kymmenen hengen voimin.”