BurgerFi + Trello

Qu'est-ce que cela fait de faire partie du segment des services alimentaires qui connaît la croissance la plus rapide au monde ? « On ne s'ennuie jamais », répond Steven Buckley, Chief Operating Officer chez BurgerFi. La franchise de burgers a ouvert près de 100 restaurants aux États-Unis au cours des cinq dernières années : « Nous donnons chaque jour le meilleur de nous-mêmes pour offrir ce qu'il y a de mieux. Notre objectif est d'être le leader du segment, rien de moins. » Connue pour ses pains à hamburger emblématiques et ses ingrédients gastronomiques, l'entreprise basée en Floride a créé une expérience unique grâce à sa marque ainsi qu'à ses nombreux franchisés.

Les principaux points sur lesquels nous nous concentrons sont l'innovation continue et l'application de technologies de pointe pour tout ce qui concerne nos produits alimentaires et nos modes de service.

BurgerFi opérant selon un modèle de franchise, ses objectifs doivent être communiqués et poursuivis à tous les niveaux de l'entreprise, des cadres supérieurs aux directeurs de magasins. Le transfert des informations entre les services et les franchises n'est pas une mince affaire lorsque cela implique de connecter plus de 300 personnes à travers le pays. Afin d'atteindre les résultats recherchés en termes de croissance, BurgerFi avait besoin de réunir tous les membres de son équipe autour des mêmes priorités.

Comment Trello s'est imposé chez BurgerFi

Lors de son entrée en fonction début 2015, Steven Buckley a compris la nécessité, pour l'organisation, de disposer d'un outil de communication et d'organisation central. Cet outil devait être intuitif et accessible quels que soient la localisation, l'appareil ou les compétences en informatique de chacun. Steven Buckley avait eu l'occasion d'utiliser Trello alors qu'il travaillait dans une autre organisation, et avait apprécié cette expérience :

Nous nous sommes d'abord intéressés à Trello pour sa capacité à créer des objectifs généraux et les traduire en stratégies d'exécution à l'échelle du système, avec une responsabilité totale à tous les niveaux de l'organisation.

En présentant Trello comme un moteur de la collaboration et de la gestion de projet, Steven Buckley a vu Trello s'imposer progressivement dans l'entreprise alors que les membres commençaient à découvrir ses capacités pour des initiatives transverses, telles que l'intégration des franchisés, la gestion des ressources marketing et la promotion immobilière.

L'organisation de BurgerFi autour d'un outil central a permis trois améliorations majeures :

1. La culture de l'entreprise a connu une évolution positive en mettant en avant les responsabilités et l'appropriation des projets.
2. Les efforts individuels ont commencé à mieux correspondre aux grandes priorités de l'entreprise.
3. La communication entre les services et avec les franchisés est devenue plus simple et plus facile à gérer.

Trello est un formidable outil de collaboration entre les services.

Selon Steven Buckley, en deux ans d'utilisation, Trello est devenu une source d'informations et de contrôle essentielle pour tous les collaborateurs de l'organisation. Steven poursuit, expliquant qu'avec plus de 150 tableaux utilisés activement par plus de 300 membres de l'équipe, Trello s'est progressivement ancré dans la culture de l'entreprise. Les collaborateurs et les franchisés de BurgerFi utilisent régulièrement Trello pour différentes tâches :

• Organiser la structure de l'entreprise
• Organiser des réunions
• Réaliser des présentations
• Noter les ordres du jour
• Joindre de la documentation
• Gérer les réseaux sociaux
• Organiser des campagnes marketing
• Former les nouveaux membres de l'équipe
• Suivre le développement des idées
• Gérer les restaurants au quotidien
• Identifier de nouveaux sites d'activité

Et bien que tout le monde chez BurgerFi tire les mêmes avantages de l'utilisation de Trello, chaque équipe a développé des flux de travail personnalisés pour hiérarchiser les objectifs essentiels à la croissance de l'entreprise.

Les principaux tableaux utilisés chez BurgerFi

En ce qui concerne les tableaux Trello, BurgerFi a encouragé ses collaborateurs à développer des flux de travail personnalisés qui répondent à leurs besoins. Pour favoriser l'esprit d'équipe au sein des effectifs, différents fonds d'écran de tableaux standard à l'image de Burgerfi ont été développés et peuvent être utilisés. Résultat ? L'entreprise dispose d'une vaste collection de tableaux qui répondent aux besoins spécifiques de chaque équipe et permettent de contribuer aux principaux objectifs organisationnels. Voici quelques-uns des principaux flux de travail Trello utilisés chez BurgerFi :

Annuaire d'entreprise

Le flux de travail  : le tableau d'affichage interne de BurgerFi fournit un aperçu général de chaque service et des tableaux Trello correspondants actuellement utilisés dans l'entreprise.

Utilisateurs  : toute l'organisation.

Astuces pour la création de tableaux  : les listes organisent chaque service par carte, y compris les membres de l'équipe et les liens vers les tableaux utilisés par l'équipe en question. Les collaborateurs peuvent consulter ce tableau à tout moment pour voir le statut général des équipes et leurs projets principaux.

Gestion des franchises

Le flux de travail : un ensemble de tableaux dédiés est fourni à chaque nouveau franchisé pour lui permettre d'atteindre les objectifs de l'entreprise et de gérer son restaurant au quotidien grâce à une suite complète de tableaux de gestion.

Utilisateurs : équipes distribuées

Astuces pour la création de tableaux : conservez des modèles de tableaux tels que « Journaux du magasin », « Réclamations client » et « Gestion des ressources humaines » pour faciliter l'installation des nouveaux franchisés.

Ordre du jour des réunions d'équipe

Le flux de travail : Steven Buckley utilise un tableau dédié comme ordre du jour pour organiser ses réunions hebdomadaires. Les listes et les cartes sont organisées en fonction des différents projets et des tâches principales suivies dans l'ensemble de l'entreprise.

Utilisateurs : équipes de direction

Astuces pour la création de tableaux : les dates limites sont essentielles pour rester sur la bonne voie. Les membres de l'équipe attribués sont mentionnés dans les commentaires des cartes de projet, et les responsabilités s'affirment par le biais de contrôles de routine lors de réunions hebdomadaires récurrentes.

Développement des affaires

Le flux de travail  : l'équipe immobilière de BurgerFi gère le développement de nouveaux restaurants via Trello. Des tableaux sont utilisés pour organiser les documents importants tels que les estimations, les plans, les contrats et les baux, ainsi que pour guider les réunions des comités de sites.

Utilisateurs  : équipes chargées de la croissance.

Astuces pour la création de tableaux  : l'intégration avec le logiciel de conception de l'équipe de promotion immobilière permet de rationaliser les processus. Les documents de promotion des sites sont organisés de façon à compléter le processus de réunion des comités de sites, afin que ces derniers disposent de tous les documents disponibles et puissent y accéder facilement.

Feedback des clients

Le flux de travail  : le feedback des clients sur leur expérience avec BurgerFi est collecté et transféré vers un tableau spécifique pour être analysé et permettre de prendre des décisions informées.

Utilisateurs  : équipes de support.

Astuces pour la création de tableaux : « E-mail vers tableau » est un outil utile pour le processus de feedback, puisque tous les commentaires client reçus par e-mail y sont directement transférés. L'extension Trello Card Counter permet de suivre le nombre de commentaires à chaque étape du processus de réponse.

L'ingrédient secret ? L'intégration.

Aujourd'hui, tous les membres de l'équipe BurgerFi utilisent Trello dans le cadre de leur travail. Bien que Trello soit devenu l'un des principaux moteurs de la collaboration et de la gestion de projet, Steven Buckley note qu'il a fallu presque six mois pour que les flux de travail des équipes soient aussi optimisés et efficaces qu'ils le sont aujourd'hui.

La mise en œuvre de Trello a été un succès grâce à la formation approfondie de tous les collaborateurs et le soutien des dirigeants.

Afin d'exploiter tout le potentiel de Trello, une mesure principale a été prise : la création de vidéos d'intégration personnalisées à destination des nouveaux utilisateurs. Cette série de vidéos aborde les bases de l'utilisation de Trello en tant qu'outil, ainsi que la façon dont Trello est utilisé chez BurgerFi spécifiquement.

L'entreprise fournit également des ressources d'intégration et des modèles de tableaux aux nouveaux franchisés afin qu'ils puissent gérer l'ensemble de leur activité dans Trello, en collaborant notamment sur des sujets tels que les journaux du magasin, les inspections sanitaires et la sécurité alimentaire, les réclamations client (mais aussi les avis positifs), les visites du magasin par la direction et les ressources humaines, tout en ayant la possibilité de communiquer facilement en interne via la section des commentaires sur les cartes ou via la page de l'équipe.

Nous nous engageons à inclure une formation à Trello dans nos systèmes d'intégration et de formation pour tous les collaborateurs et franchisés de l'entreprise.

La réussite est un état d'esprit collectif

Selon Steven Buckley, un simple coup d'œil dans les bureaux du siège social suffit à s'en rendre compte : les tableaux Trello sont partout. « Je ne sais pas comment nous ferions aujourd'hui sans Trello », ajoute-t-il.

Cela peut sembler exagéré, mais les résultats compétitifs de l'organisation sont formels. Alors que le chiffre d'affaires global du secteur de la restauration devrait dépasser les 780 milliards de dollars cette année grâce à plus d'un million de points de restauration aux États-Unis, l'ambition de BurgerFi de développer une entreprise dynamique, avant-gardiste (et savoureuse !) repose sur des équipes soudées travaillant aux mêmes objectifs de croissance.