McCorvey + Trello

Fondée en 1925, l'entreprise McCorvey Sheet Metal Works est connue pour son savoir-faire et ses innovations. Le concepteur, fabricant et installateur de dispositifs de chauffage, de ventilation et de climatisation en tôle a connu une croissance incroyable au cours de ses 92 années d'existence. Ainsi, la petite entreprise familiale locale s'est transformée en une société présente dans plusieurs États. Elle est aujourd'hui dirigée par la quatrième génération de McCorvey et compte des centaines d'employés dévoués. Avec des sites à Houston, Orlando et Dallas, l'entreprise manufacturière illustre à la perfection l'évolution d'une entreprise stable et prospère.

McCorvey Sheet Metal est également bien connue pour son utilisation du papier, plus précisément pour ses systèmes de classement papier. Jusqu'à récemment, l'entreprise fonctionnait avec un système d'administration analogique : des tickets manuscrits utilisés en interne étaient envoyés aux entreprises partenaires. Chris Mondeau, Technical Coordinator, a rapidement constaté que cette tradition de l'entreprise familiale n'allait pas pouvoir évoluer au même titre que d'autres pans de l'activité :

Les documents papier se perdaient, et les gens n'avaient aucun moyen de savoir à quelle étape du processus de fabrication ou d'administration les tâches se trouvaient.

L'objectif était de dématérialiser les opérations grâce à un système simplifié et, surtout, facile à gérer par toutes les personnes impliquées.

Créer un hub centralisé

Chris Mondeau s'est mis en quête d'un programme de planification capable d'afficher la quantité de tâches à réaliser à chaque étape du processus de fabrication. Cependant, il avait principalement besoin d'un système logiciel avec lequel il serait facile d'interagir à tout stade du processus et quel que soit le niveau de compétence technique. Il recherchait un hub numérique, rassemblant les fichiers et les processus sur lesquels les employés de McCorvey travaillaient déjà dans des programmes comme Word et Dropbox. D'un point de vue plus technique, l'API ouverte pour les intégrations (comme dans Trello) garantirait l'adoption d'un outil d'organisation centralisé à mesure que d'autres outils numériques propres aux équipes seraient introduits dans le flux de travail de l'entreprise.

Au cours de leurs recherches, Chris Mondeau et son équipe ont testé de nombreux outils orientés équipe, comme Trello, Mavenlink, Wrike et des logiciels CRM… Trello est venu « remplacer le papier » pour plusieurs raisons :

1. Ses fonctionnalités simples et collaboratives ont été rapidement adoptées par les utilisateurs dans l'entreprise.
2. La vue de tableau unique permettait de suivre les tâches dans le processus de production de manière simple et efficace.
3. La nature visuelle des flux de travail semblait intuitive pour les employés.

Première étape, tester Trello en conditions réelles

Dans le cadre d'une phase de test, Trello a été lancé auprès de 15 utilisateurs dans le processus de fabrication. L'équipe a constaté une amélioration immédiate de l'assurance qualité. En effet, les ouvriers sur le terrain pouvaient à présent consulter l'état des projets dans l'atelier en temps réel et vérifier que toutes les informations requises étaient fournies. En prime ? Ils n'avaient plus besoin de téléphoner ou d'envoyer d'e-mails à l'atelier pour avoir un état des lieux et poser des questions.

« Trello est utile pour nos équipes, car il est très flexible. Si le processus en place sur le tableau ne vous convient pas, vous pouvez le changer. Trello s'inscrit parfaitement dans nos activités quotidiennes.

De plus en plus d'équipes au sein de l'entreprise ont alors vu à quel point le regroupement dans un hub numérique collaboratif était bénéfique :

• Lorsque le vice-président Charlie McCorvey a constaté l'impact de Trello sur le processus de l'atelier, il a mis en place un flux de travail numérique dans l'équipe chargée des estimations. En suivant visuellement le travail dans le pipeline, celle-ci a constaté une réduction du nombre de tâches restantes. Elle a également pu voir quand les tâches prenaient plus de temps que prévu et qui avait besoin d'aide pour terminer son travail.
• L'équipe de fabrication a commencé à établir un journal historique des problèmes survenus dans son processus. Par la suite, ses rapports ont été pratiquement dématérialisés.

Dans l'ensemble, les employés apprécient de pouvoir trouver toutes les informations dont ils ont besoin, et y accéder, grâce aux tableaux Trello transparents. En cas de problème avec les plans, par exemple, des commentaires peuvent être laissés à l'intention du dessinateur sur la carte de la tâche. Les autres tâches peuvent se poursuivre en parallèle.

Développer la culture Trello de l'entreprise

Chris Mondeau a notamment fait de Trello un outil quotidien de l'entreprise en l'installant en mode kiosque sur des appareils situés dans chaque atelier et bureau. Ainsi, les employés peuvent se connecter et l'utiliser partout et à tout moment. Grâce à l'application mobile, les membres de l'équipe sur le terrain bénéficient également du même accès en déplacement.

« Trello a fait l'unanimité auprès des employés de l'atelier et du bureau.

Au-delà de la formation Trello de base (qui dure généralement une demi-journée), Chris Mondeau accompagne différentes équipes McCorvey pendant une semaine, les aidant ainsi à créer des tableaux basés sur leurs processus. Au départ, il applique un simple tableau de type Kanban composé de trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Il accompagne ensuite l'équipe et l'aide à faire évoluer le flux de travail grâce à des dispositions de listes plus personnalisées, des étiquettes et des Power-ups.

L'une de ses meilleures astuces ? Utiliser la galerie de modèles Trello pour trouver l'inspiration et obtenir des exemples de tableaux personnalisables plutôt que de tout créer de A à Z. Autre point important : faire des contrôles réguliers avec les équipes. Chris Mondeau s'assure d'être disponible pour simplifier les flux de travail en permanence dès que les tableaux et les listes sont trop longs ou trop volumineux.

Les principaux tableaux utilisés chez McCorvey

Voici quelques-uns des principaux flux de travail Trello utilisés chez McCorvey Sheet Metal :

Brainstorming d'équipe

Le flux de travail : pour favoriser la créativité au sein l'entreprise, un tableau de brainstorming centralisé encourage les employés à créer des cartes contenant des idées d'amélioration ou à tester de nouveaux processus. Ce tableau est passé en revue collectivement toutes les deux semaines. Les meilleures idées sont alors sélectionnées et implémentées.

Utilisateurs : toute l'organisation

Astuces pour la création de tableaux : utilisez le Power-up Vote pour crowdsourcer des commentaires sur chaque idée.

Distribution de la charge de travail sur plusieurs sites

Le flux de travail : un tableau partagé entre les sites du Texas (Houston) et de Floride qui illustre le flux de travail de fabrication. Les responsables de l'atelier utilisent ce tableau pour répartir les charges de travail de l'équipe entre les deux sites, en fonction du backlog.

Utilisateurs : les responsables d'équipe

Astuces pour la création de tableaux : utilisez des étiquettes pour indiquer visuellement les tâches associées à chaque site. Grâce au paramètre E-mail vers tableau, les collaborateurs chargés des estimations peuvent facilement transférer les demandes client reçues par e-mail vers le tableau et intégrer les tâches au pipeline.

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Bien sûr, la collaboration et la transparence procurées par Trello ont été bénéfiques au quotidien pour les équipes internes de McCorvey, mais l'entreprise est également devenue leader dans son secteur grâce à sa transformation digitale.

Lors de la réponse à un appel d'offres pour un grand projet d'installation médicale, Trello a aidé l'entreprise à se démarquer de ses 13 autres concurrents. Dans le cadre de sa présentation, McCorvey a créé un tableau commun grâce auquel les deux parties pouvaient communiquer et suivre la construction en temps réel. Une telle collaboration ouverte a impressionné le client. « La transparence est toujours un argument de vente important. En utilisant Trello, nous prouvons que nous voulons garantir un travail bien fait », explique Chris Mondeau.

La productivité à l'ère de la dématérialisation

Lorsque Chris Mondeau s'est mis en quête d'un programme qui l'aiderait à organiser les processus de fabrication, il ne se doutait peut-être pas de l'impact réel sur l'entreprise dans son ensemble. En fait, tel un catalyseur, Trello a poussé les équipes à tirer pleinement parti de la dématérialisation :

McCorvey, un spécialiste du papier depuis 60 ou 70 ans, a opéré sa transformation digitale en une nuit grâce à Trello. L'impact a été impressionnant, et les résultats ont été inattendus. Nous adorons vraiment cet outil.

Lorsqu'il a intégré Trello à l'entreprise, Chris Mondeau s'était fixé des objectifs initiaux : renforcer la collaboration, la transparence et la communication entre les équipes. Tous ont été atteints avec des résultats tangibles, et les bureaux, les ateliers et les chantiers de Floride et du Texas ont pu rester connectés. Pour les 100 prochaines années de croissance de McCorvey Sheet Metal Works, disposer d'un hub numérique qui évolue avec son organisation constitue une étape importante.