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Grâce à Trello, votre équipe peut facilement avancer dans son travail. Quel que soit le projet, le flux de travail ou le type d'équipe, Trello peut vous aider à être organisé. C'est facile : inscrivez-vous, créez un tableau, et le tour est joué ! À vous la productivité.

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SwagUp + Trello

D'une idée novatrice à une entreprise multimillionnaire

Logo SwagUp

Les nouvelles idées métier n'ont pas d'avenir sans un système de support digne de ce nom. Les systèmes et les flux de travail qui œuvrent en coulisse permettent de renforcer considérablement la capacité d'une entreprise à se lancer et, en particulier dans le cas des start-ups, à s'adapter aux opportunités d'innovation qui se présentent.

Lorsque Michael Martocci a jeté son dévolu sur l'industrie des produits promotionnels (ou goodies) et a fondé SwagUp (dans le garage de sa mère dans le New Jersey), il souhaitait fournir des goodies aux start-ups. Mais en tant qu'entrepreneur, il était constamment à la recherche de nouvelles idées et opportunités d'innovation. Trello était donc le parfait outil.

SwagUp trouve sa niche

Si les goodies ne se limitent plus aux tasses et aux bouteilles d'eau à l'effigie d'une marque — pensez aux blocs géants Jenga et aux hoverboards (oui, j'ai bien dit hoverboards), les pratiques du secteur et les fournisseurs disponibles sont toujours les mêmes depuis des années. « 20 à 30 entreprises représentent la moitié du chiffre d'affaires, l'autre moitié étant réalisée par près de 30 000 entreprises », explique Michael Martocci.

Cette fragmentation crée une expérience client pour le moins désagréable. Certains clients doivent travailler avec plusieurs fournisseurs pour obtenir les produits dont ils ont besoin. Le processus de commande est ainsi chronophage, extrêmement compliqué et déconnecté. D'autres choisissent de faire appel à des agences de marketing pour gérer le processus de commande, alors moins fastidieux mais plus coûteux.

L'imperfection de ce système s'est cristallisée pour Michael Martocci le jour où une entreprise a demandé « un pack de goodies » (comprenez une collection d'articles de marque) destiné aux nouvelles recrues. « Le processus de création d'un pack est réellement laborieux. Nous nous sommes dit que ce client ne devait pas être le seul à avoir besoin de nos services en la matière », explique-t-il.

Cette prise de conscience a conduit Michael Martocci à repenser son approche commerciale et, finalement, à changer de cap. Au lieu d'utiliser un modèle existant complexe, SwagUp simplifierait l'expérience client en facilitant les commandes et en proposant des options d'e-commerce transparentes, en plus des services de design et d'assemblage de kits. L'entreprise gèrerait également le stockage, l'exécution et l'expédition. En substance, SwagUp assumerait la charge logistique qui incombait traditionnellement aux clients, renforçant ainsi la valeur d'une expérience transparente.

Afin d'opérer ce changement ambitieux, Michael Martocci a dû développer rapidement un système capable de gérer les flux de travail logistiques et métier nécessaires pour concrétiser son idée novatrice.

Création de flux de travail métier de bout en bout

Dès que vous commencez à utiliser un tableau Trello, vous comprenez son fonctionnement. La courbe d'apprentissage est presque plate.

« Je le dis à tout le monde : j'ai créé cette entreprise avec Wix, Typeform et Trello. Ces trois outils prêts à l'emploi sont facilement accessibles et, dans une certaine mesure, gratuits », déclare Michael Martocci.

Le premier flux de travail développé par Michael Martocci consistait en un système de pipeline commercial pour gérer l'ensemble du cycle de vie client, de l'envoi de la commande à la livraison des goodies. Il a choisi Trello pour son aspect visuel et son design axé sur les processus. Il savait également qu'il serait facile de former ses employés sur l'outil, un facteur clé pour lancer rapidement sa nouvelle initiative. « Dès que vous commencez à utiliser un tableau Trello, vous comprenez son fonctionnement. La courbe d'apprentissage est presque plate », explique-t-il.

Michael Martocci a automatisé certains aspects de son pipeline commercial en utilisant Zapier pour gagner encore plus de temps. Le jour où un client a passé une commande sur le site web de SwagUp, Zapier a automatisé une carte Trello qui a alerté l'entreprise. La carte a été attribuée à un designer, puis transmise à la gestion des comptes, et ainsi de suite. Au fur et à mesure que les cartes se déplaçaient dans le tableau Trello, l'équipe savait où se trouvait chaque client dans le processus et connaissait les prochaines étapes.

Image illustrant le tableau Trello du pipeline de ventes SwagUp

Lorsque Michael Martocci a réalisé le soutien apporté par Trello à son processus commercial, il a déplacé d'autres flux de travail d'équipe vers la plateforme. Il a créé un tableau des opérations pour gérer l'approvisionnement et les commandes des fournisseurs. L'exécution des commandes de goodies est assez complexe. Trello a donc servi d'espace centralisé pour surveiller et gérer tous les détails. « Ce tableau nous donnait toutes les informations nécessaires, comme la date à laquelle nous avions besoin d'un produit ou les couleurs », explique Michael Martocci.

Nos cartes comprenaient des checklists afin que notre équipe chargée des commandes dispose de toutes les informations nécessaires pour faire son travail.

Image illustrant le tableau Trello des opérations SwagUp

Les commandes étaient envoyées aux fournisseurs depuis le tableau des opérations, déclenchant un flux de travail d'exécution. Les fournisseurs indiquaient sur les cartes Trello s'ils avaient accepté une commande et quand celle-ci avait été expédiée. Alors que le flux de travail d'exécution de SwagUp se renforçait, Michael Martocci a commencé à comprendre la valeur des Power-Ups : ils ajoutent des fonctionnalités et des intégrations avec d'autres outils métier clés à n'importe quel tableau Trello.

SwagUp a utilisé une version gratuite de Trello pendant six mois, mais Michael Martocci était impatient de développer ses fonctionnalités, notamment en incluant des informations d'expédition sur ses cartes. Le Power-Up Suivi des colis associe les numéros de suivi des colis directement aux cartes Trello, fournissant des informations à jour sur l'avancement et les dates de livraison directement dans Trello. « Nous recevons et envoyons des centaines de colis par jour. Il suffit de regarder une carte pour voir si un colis est arrivé ou non et savoir où il se trouve », déclare-t-il.

SwagUp se développe

Je ne vois pas d'autre solution. Notre entreprise n'aurait pas survécu sans Trello.

En un peu plus de deux ans, une idée métier novatrice a donné naissance à une entreprise innovante. Michael Martocci assure d'ailleurs que Trello a joué un rôle essentiel dans cette transformation. L'investissement de l'entreprise dans une nouvelle expérience client au sein d'un secteur statique porte ses fruits : SwagUp a acquis 800 clients, approche de sa deux millième commande et prévoit que son chiffre d'affaires annuel brut se situera entre 8 et 9 millions de dollars en 2019.

« Je ne vois pas d'autre solution. Notre entreprise n'aurait pas survécu sans Trello. Il ne nous a pas seulement permis d'unifier notre processus et de faire comprendre à chacun son rôle. Nous avons également pu automatiser des étapes essentielles du processus, ce qui nous a permis d'avancer beaucoup plus rapidement et de devenir une entreprise multimillionnaire avec une équipe composée de dix personnes à peine », affirme Michael Martocci.

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