BurgerFi + Trello

Milyen érzés a világ leggyorsabban növekedő vendéglátóipari szegmenséhez tartozni? Sok a munka – válaszolja Steven Buckley, a BurgerFi ügyvezető igazgatója. A fast casual hamburgerező franchise az elmúlt öt évben csaknem 100 éttermet nyitott az Egyesült Államokban: „Folyamatosan arra törekszünk, hogy a legjobbat nyújtsuk a műfajban – a célunk nem kevesebb, mint piacvezetővé válni a szegmensen belül.” A jellegzetes, szinte már védjeggyé vált hamburgerbucijáról és ínyenc alapanyagairól ismert floridai cég tudatosan igyekszik olyan gasztronómiai élményt nyújtani márkaimázsa és helyi franchise-partnerei révén, amelynek híre messze földre eljut.

Legfőbb céges fókuszpontjaink a folyamatos innováció és a csúcstechnológia alkalmazása éttermi termékeinkben és szolgáltatási módszereinkben egyaránt.

Franchise-vállalkozás lévén a BurgerFi-nak kommunikálnia kell céljait és szándékait, és el kell érnie az elköteleződést ezek iránt a vállalat minden szintjén, a legfelsőbb vezetőktől az egyes üzletek tulajdonosaiig. Nem egyszerű információt továbbítani az osztályok és a franchise helyszínei között, ha több mint 300 személyt kell összekötni az országban. Hogy elérjék a kitűzött növekedési célokat, a BurgerFi-nak minden csapattagját ugyanazon prioritások mögé kellett állítania.

Hogy került fel a Trello az étlapra?

Amikor Steven 2015 elején a céghez került, felismerte, hogy szükség van egy kommunikációs és szervező eszközre, amely a teljes szervezetben alkalmazható és használható. Egy olyanra, amely felhasználóbarát, és független a helyszíntől, a digitális előképzettségtől és az eszköztől. Korábbi munkahelyén már látta működés közben a Trellót, és tetszett neki, amit tapasztalt:

A Trello azért vált érdekessé számunkra, mert átfogó célokat hozhatsz létre benne, amelyeket aztán a megvalósításukat szolgáló, rendszerszintű taktikai elemekre bonthatsz, így a szervezet minden szintjén elszámoltathatóságot alakíthatsz ki.

Steven – miután bemutatta a Trellót, mint együttműködési és projektmenedzsment-eszközt a BurgerFi-nak – azt vette észre, hogy a rendszer önálló éltere kel a vállalaton belül, ahogy a tagok elkezdték felfedezni a benne rejlő lehetőségeket az osztályok közötti feladatok, így a franchise-vállalkozók betanítása, a marketingtámogató anyagok kezelése vagy az ingatlanfejlesztés terén.

Lényegében három fontos dolog történt, amikor a BurgerFi egyetlen központi eszközre alapozva egységesítette a szervezetét:

1. A vállalati kultúra pozitívan változott: egyre fontosabbá vált az elszámoltathatóság és a projektek felelős irányítása.
2. Az egyes munkatársak tevékenységei elkezdtek jobban igazodni a vállalat elsődleges célkitűzéseihez.
3. Egyszerűbbé és könnyebben kezelhetővé vált a részlegek közötti és a franchise-vállalkozókkal való kommunikáció.

A Trello kitűnően alkalmas a különböző osztályok közötti együttműködés kezelésére.

Steven szerint a használatának eddigi két éve alatt a Trello szervezeti szinttől függetlenül mindenki számára alapvető információforrássá és ellenőrző eszközzé vált. Mivel több mint 300 csapattag több mint 150 táblát használ aktívan, Steven elmondása alapján a Trello szinte önálló életre kelt a vállalati kultúrán belül. A BurgerFi alkalmazottai és franchise-vállalkozók számos különböző célra használják rendszeresen a Trellót:

• A vállalati struktúra szervezésére
• Értekezletek lebonyolítása
• Prezentációk készítésére
• Napirendek összeállítására
• Dokumentum csatolása
• A közösségi média kezelésére
• Marketingkampányok kidolgozására
• Új csapattagok képzésére
• Ötletek kidolgozásának nyomon követésére
• Az éttermek napi működésének kezelésére
• Új üzleti helyszínek feltérképezésére

És bár a BurgerFi-nál mindenki részesül a Trello használata által nyújtott előnyökből, minden csapat kidolgozta a saját egyedi munkafolyamatait, hogy rangsorolni tudják a vállalat növekedéséhez szükséges célokat.

A BurgerFi legfontosabb csapattáblái

A Trello-táblák kapcsán a BurgerFi arra biztatja alkalmazottait, hogy dolgozzák ki azokat az egyedi munkafolyamatokat, amelyek megfelelnek az igényeiknek. Hogy az így létrejövő sokszínűség mellett is kialakuljon a csapatszellem, elkészítettek néhány BurgerFi-témájú táblahátteret, amelyek közül az alkalmazottak választhatnak. Az eredmény egy széleskörű táblagyűjtemény, amely kielégíti az egyes csapatok különböző igényeit a legfőbb szervezeti célokhoz való hozzájárulásuk érdekében. Íme néhány a BurgerFi legfontosabb Trello-munkafolyamatai közül:

Vállalati címtár

A munkafolyamat: A BurgerFi vállalati címtár táblája átfogó áttekintést nyújt az egyes osztályokról és a hozzájuk tartozó Trello-táblákról, amelyeket a vállalat éppen használ.

Ki használja: A teljes vállalat

Tippek a tábla kialakításához: A listák kártyák szerint mutatják az osztályokat, bennük a csapattagokkal és az adott csapat által használt táblákra mutató linkekkel. Az alkalmazottak bármikor megnézhetik ezt a táblát, hogy lássák a csapatok összefoglaló állapotát és a legfontosabb projektjeiket.

Franchise-menedzsment

A munkafolyamat: Minden új üzleti partner megkap egy sor franchise-táblát, amelyek segítenek nekik megismerkedni a vállalati célokkal, illetve megkapják az étterem napi szintű üzemeltetéséhez szükséges táblákat is.

Ki használja: Több helyszínen dolgozó csapatok

Tippek a tábla kialakításához: Legyenek mintaverziók az olyan táblákhoz, mint például a „Raktárnapló“, az „Ügyfélpanaszok“ vagy a „Humánerőforrás-menedzsment“, amelyek segítik az új partnereket az elindulásban.

A csapatmegbeszélés napirendje

A munkafolyamat: Steven egy kifejezetten erre a célra készült táblát használ a heti megbeszélések napirendjeihez. A listák és a kártyák a különböző projekteket és legfelsőbb szintű feladatokat jelenítik meg, amelyeket vállalati szinten nyomon követnek.

Ki használja: Vezetői csapatok

Tippek a tábla kialakításához: A kötelezettségvállalások terv szerinti teljesítéséhez a határidők kulcsfontosságúak. A hozzárendelt csapattagok a projektkártyákhoz fűzött megjegyzésekben vannak megcímkézve, a felelősségvállalásról pedig a heti megbeszélések által biztosított, rendszeres ellenőrzés gondoskodik.

Üzleti fejlődés

A munkafolyamat: A BurgerFi ingatlanos csapata a Trello segítségével kezeli az új étteremhelyszínek kialakítását. A táblák segítségével rendszerezik az olyan, fontos dokumentumokat, mint az elemzések, tervek, szerződések, bérleti egyezmények vagy épp a területfejlesztési bizottsági megbeszélések jegyzőkönyvei.

Ki használja: Növekedésért felelős csapatok

Tippek a tábla kialakításához: Az ingatlanos csapat építkezési szoftverével való integráció egyszerűbbé teszi a folyamatokat. A területfejlesztési dokumentumok a bizottsági ülések folyamatának megfelelően vannak elrendezve, így bármikor könnyen hozzáférhetnek minden anyaghoz.

Ügyfélvisszajelzések

A munkafolyamat: A BurgerFi-ügyfélélményt érintő visszajelzéseket összegyűjtik és egy kifejezetten erre a célra szolgáló táblára továbbítják, ahol ki tudják elemezni azokat, és kidolgozzák a következő lépéseket.

Ki használja: Ügyfélszolgálati csapatok

Tippek a tábla kialakításához: Az e-mail a táblára funkció jól használható a visszajelzési folyamatban: az ügyfelek e-mailben érkező megjegyzései közvetlenül a táblára kerülnek. A CardCounter for Trello bővítmény segít nyomon követni, hogy hány beküldött visszajelzés van a válaszadás különböző szakaszaiban.

A titkos összetevő? Betanítás

Ma már nincs egyetlen olyan csapattag sem a BurgerFi-nál, aki ne használná a Trellót a munkája valamely aspektusához. Ugyan mostanra ez vált a közös munka és a projektmenedzsment fő eszközévé, Steven megjegyzi, hogy a bevezetése csaknem hat hónapba telt; ennyi idő kellett ahhoz, hogy a csapatok munkafolyamatainak optimalizálását és hatékonyságát a mostani szintre hozzák.

A Trello bevezetése azért lett olyan sikeres, mert minden alkalmazottnak részletes képzést biztosítottunk a szolgáltatás használatából – de ehhez arra is szükség volt, hogy a felső vezetés száz százalékban a platform mellett álljon.

Azért, hogy a Trello képességeit teljes mértékben ki tudják aknázni, az egyik legfontosabb lépésükként egyéni betanító videókat készítettek, hogy segítsék az új felhasználók felkészítését. A videósorozatban bemutatják a Trello használatának általános alapjait csakúgy, mint a kifejezetten BurgerFi-specifikus felhasználását.

Ezen kívül az új franchise-partnereknek betanító anyagokat és mintatáblákat is biztosítanak, így a Trellóval ténylegesen képesek lebonyolítani a teljes működésüket és együtt tudnak dolgozni számos területen, mint például a raktárnaplók, egészségügyi ellenőrzések, élelmiszer-biztonság, ügyfélpanaszok (és dicséretek!), vállalati látogatások vagy az emberi erőforrások kezelésében. Mindehhez a vállalati elérhetőségek könnyedén hozzáférhetőek a kártyák megjegyzései között vagy a csapat oldalán.

A Trello-képzés és oktatás ma már alapvető részét képezik a BurgerFi betanítási és felkészülési rendszerének minden vállalati alkalmazott és franchise-vállalkozó esetében.

Akkor valódi a növekedés, ha közösek a célok

Steven szerint, ha valaki besétál a központi irodájukba, mindenhol Trello-táblákat fog látni a képernyőkön. „Nem is tudom, hogy értük volna mindezt el a Trello nélkül“ – teszi hozzá.

Ez túlzásnak hangozhat, de a konkurencia számaival összehasonlítva talán mégsem az. Az USA területén több mint egymillió ellátóegység működik, és a vendéglátóipar egésze idén várhatóan több mint 780 milliárd dollár bevételt fog termelni. Ahhoz, hogy ilyen környezetben „el lehessen érni“, amit a BurgerFi elért – vagyis egy pörgős, progresszív (és ízletes!) vállalattá válni –, arra van szükség, hogy minden egyes csapattag teljes mértékben ugyanazon növekedési célok érdekében dolgozzon.