Desk Plants + Trello

Lawrence Hanley akkor lett elkötelezett #plantparent, amikor a hirdetési üzletág vezetőjeként dolgozott egy nagy technológiai cégnél.

Az egész azzal az egyszerű vággyal kezdődött, hogy gondoskodni szeretett volna valamiről, miután áthelyezték Bostonból Austinba, és hátra kellett hagynia szeretett kutyáját (akiért nem kell aggódni, a barátnője befogadta). Austini új élete nem tette lehetővé az állattartást, ezért Lawrence figyelme a növények felé fordult. A néhány növényből először sok növény lett, végül pedig egy egész dzsungel. Elmondása szerint „mielőtt feleszméltem volna, már 40 növény volt a lakásomban”.

Miközben Lawrence otthon a növénygondozás örömeit élvezte, a munkahelyén az újdonsült hobbijához kapcsolódó iparágban megjelenő trendeket figyelt meg: „feltűnt, hogy rengeteg befektetés történt a növényekkel foglalkozó internetes cégekbe, és tudtam, hogy óriási kiaknázatlan lehetőségek rejlenek ebben a piacban”.

Azt is észrevette, hogy az online kertészetek nem a könnyen életben tartható növényekre fókuszálnak, azaz azokra, amelyek elviselik a rossz fényviszonyokat és a ritka öntözést. Megszületett tehát a Desk Plants, amelynek célja, hogy mindenki – a kezdő növénytulajdonosoktól az elkötelezett növényimádókig – élvezhesse a beltéri növények által kínált előnyöket. Lawrence 2018 végén indította útjára a Desk Plantset, amely lényegében elpusztíthatatlan növények válogatott szelekcióját kínálja.

Óriási lelkesedéssel vágott bele, de hamar belebonyolódott a kisvállalatok irányításával járó nehézségekbe. Különösen az okozott gondot, hogy csapata hogyan maradjon naprakész az üzlettel kapcsolatos legújabb információk tekintetében – akár irodában dolgoztak, akár üvegházban, akár termelői piacon. Erre az egyre súlyosabb problémára a Trello jelentette a megoldást.

A szervezettség elérése (és megőrzése) a Trellóval

Azért választottuk a Trellót, mert jól – gyönyörűen! – van megépítve, magától értetődő a használata, és nagyon frappáns megoldásnak bizonyult a megoldandó problémánkra.

„Be kell vallanom, nincsenek meg bennem a szervezéshez szükséges gének” – árulja el Lawrence. „Ez folyamatos kihívást jelent számomra. Ha pedig nekem kihívást jelent, még nehezebb a csapatomnak, mert nem tudnak olvasni a gondolataimban.”

Lawrence, valamint dolgozókból és beszállítókból álló csapata jegyzetfüzetek és fehértáblák használatával kezelték a Desk Plants ügyeit. „Kőkorszaki eszközöket használtunk. Mindent kézzel írtunk fel, és semmi sem volt elérhető egy központi helyen” – állítja Lawrence. „Gyakran eltűntek vagy törölődtek az információk.” Ez a nem túl hatékony rendszer holtpontra juttathatta volna a céget: mivel nem volt központi információforrás, a csapat tagjai nem tudtak döntéseket hozni. A legfőbb prioritás az lett, hogy olyan digitális megoldást találjanak, amelyre lecserélhetik a Desk Plants elavult jegyzetfüzetes rendszerét.

Lawrence a vállalkozás elindítása előtt futólag már találkozott a Trellóval, és arra jutott, hogy megvan benne a potenciál, hogy hasznos legyen a csapata számára, ezért két másik digitális eszközzel együtt bemutatta a cégnél. Rászántak egy délutánt ezeknek az opcióknak a vizsgálatára, és együtt hozták meg a döntést. „Azért választottuk a Trellót, mert jól – gyönyörűen! – van megkonstruálva, magától értetődő a használata, és nagyon frappáns megoldásnak bizonyult a megoldandó problémánkra.”

A központi hely létrehozásához Lawrence-nek először össze kellett szednie az információkat a jegyzetfüzetekből, valamint ki kellett találnia, hogy mely alapvető és támogató üzleti funkciókhoz van szükség Trello-táblákra. „Összeszedtem öt gyakran használt jegyzetfüzetet az irodámból, a hátizsákomból, az autómból és az otthoni irodámból” – magyarázza. „Elolvastam minden macskakaparást, és összeállítottam a Desk Plants különböző területeit, amelyekhez rendszeresen megoldást kellett találnunk.”

Lawrence kialakított egy-egy Trello-táblát az alapvető területek kezeléséhez:

• Események
• Értékesítés
• Marketing
• Növénytermesztési tevékenységek
• Ügyfélszolgálat

Ezen kívül létrehozott egy általános táblát is, amelyen az új ötleteket, illetve a többi területbe nem besorolható projekteket követik nyomon. Ily módon – függetlenül attól, hol dolgoznak – mindenki valós időben láthatja, hogy mely feladatok vannak folyamatban és melyek fejeződtek be.

Virginia Stroup, a Desk Plants üvegházainak vezetője például gyakorta a telefonjáról fér hozzá a Trellóhoz, mert a nap nagy részét a számítógépétől távol tölti. „Fontos, hogy mindenki lássa a folyamatokat, függetlenül attól, hogy éppen hol van” – teszi hozzá Lawrence. „Sok mindent hatékonyabbá tett, ez pedig igen sokat jelent a cégnek.”

A növények ápolásától a vállalkozás gondozásáig: tanács egy kisvállalkozás tulajdonosától

A legutóbbi hat hétben 30%-kal növeltük az óránkénti rendeléseink számát. Nem tartom véletlen egybeesésnek, hogy ez az után következett be, hogy racionalizáltuk a vállalkozásunkat a Trellóval.

Azok a vevők, akik könnyen életben tartható növényt rendelnek a Desk Plantstől, egy növénykártyát is találnak a csomagban. A Desk Plants azért mellékeli ezeket a kártyákat, mert az interneten elképesztő mennyiségű információt lehet találni a növények gondozásáról, a vevők pedig egyértelmű tanácsokat szeretnének kapni ahhoz, hogyan gondoskodhatnak az általuk kiválasztott növényről.

Lawrence a kisvállalkozások tulajdonosainak is ad egy egyértelmű tanácsot. „A Trello olyan eszköz, amelyet érdemes a kezdetektől használni a szervezéshez” – kezdi. „Vállalkozás indításakor könnyen túlterhelhetjük magunkat. A Trello segít minden tervezett teendő nyomon követésében és az összes szükséges tennivaló elvégzésében.”

A Desk Plants esetében ez az egyszerű stratégia kézzelfogható eredményhez vezetett. „A legutóbbi hat hétben 30%-kal növeltük az óránkénti rendeléseink számát” – árulja el Lawrence. „Nem tartom véletlen egybeesésnek, hogy ez az után következett be, hogy racionalizáltuk a vállalkozásunkat a Trellóval.”