Instinct Dog Training + Trello

Egyedi megoldások egy országos kutyaellátó cégnél

Brian Burton és felesége, Sarah Fraser tíz éve alapították az Instinct Dog Training nevű vállalkozást. Kezdettől fogva az volt a céljuk, hogy minőségi ellátást és pozitív megerősítésre épülő tréninget, egyúttal támogatást és reményt nyújtsanak a kutyáknak és gazdáiknak. Végül munkatársaiknak és ügyfeleiknek is valami hasonlót sikerült biztosítaniuk – a Trello segítségével.

Sem Brian, sem Sarah nem foglalkozott korábban hivatalosan kutyákkal, de úgy gondolták, hogy a férj projektmenedzsment-szaktudására és a feleség marketinges hátterére és kutyák iránti szenvedélyére építve tudnának valamit nyújtani a világnak. Nem tévedtek: nemcsak egy sikeres országos franchise-t sikerült létrehozniuk, hanem egy hatékony üzemeltetési platformot is, amely teljes egészében a Trellóra épül, és időt takarít meg a cégnek, egyértelmű rálátást kínálva a feladatokra, így a két- és négylábú ügyfeleknek egyaránt garantálja a „kutyajó” élményt.

Hosszú távra tervezett megoldás

A Trello óriási szerepet játszik majd abban, hogy méretezhetővé tegyük a céget. Nem csupán a csapatban rejlő potenciál felszabadításában segít, hanem abban is, hogy a bővülés során se veszítsük szem elől azt, amiért belevágtunk ebbe a vállalkozásba.

Az Instinct alapítása óta több millió dollárt érő Inc 5000-franchise-zá nőtte ki magát, amely több helyszínen működik New York, New Jersey, Kalifornia, és Oregon államokban. A vállalat célja, hogy 30–50 hellyel rendelkezzen, így több ezer kutyát szolgáljon ki, és több száz munkatársat foglalkoztasson.

Az agresszív növekedési célok megvalósításához a csapatnak szüksége volt egy egyszerűen használható, egységesített üzemeltetési rendszerre. Brian és Sarah több tucat megoldást kipróbált, de végül egyszerű használata és nyílt API-ja miatt a Trello mellett döntöttek. Ezeknek a képességeknek köszönhetően használni tudták a Zapier nevű egyszerű automatizálási eszközt, amely képes összekapcsolni egymással a különböző alkalmazásokat, így a Trellóba beépíthették az Instinct CRM-rendszerét, online beosztáskezelő alkalmazását, kutyapanzió-szoftverét és e-mail-rendszerét. Ennek révén egyetlen közös üzemeltetési platformon sikerült összefogni a cég különböző rendszereit.

Egy nap az Instinctnél vendégeskedő kutyusokkal

A kutyák gondozásával foglalkozó csapat eddig mintegy heti 10-20 órát takarított meg a platformmal, a képzési csapat 20-25 órát, az ügyfélszolgálat pedig 25-40 órát.

Amikor Brian összekapcsolta az Instinct összes alkalmazását a Trellóban, belátta, hogy az új, automatizált rendszer mindenki számára előnyös lehet, hiszen rengeteg fárasztó adminisztrációs feladattól kíméli meg a csapatot, így több idejük marad a fontos munkára. A kutyák ellátásával és oktatásával foglalkozó csapatok gyorsabb és egységesebb szolgáltatásokat nyújthatnak, az ügyfélszolgálati csapat több kutyatulajdonosnak nyújthat jobb kiszolgálást, a vezetőség pedig jobban átláthatja a cég működését.

Nézzük meg a legérdekesebb eseményeket három munkatárs egy napjából: ők Molly, a kutyagondozó, Aaron, az oktató és Trish, az ügyfélszolgálati munkatárs.

6:00 Molly megérkezik a létesítménybe, és megnyitja a Trellót a telefonján, majd megnézi az aznapi feladatok automatikusan létrehozott listáját. Végigmegy a listán, és a „Kész” oszlopba húzza a kártyákat. A feleslegessé vált és a szándékosan nem teljesített feladatok kártyáját is a megfelelő listába húzza, és részletes megjegyzést ír hozzájuk. A felettese így proaktívan megoldhatja a potenciális problémákat, például a létszám- és készséghiányt.

9:30 Aaron fogadja Buddyt, a boxert, aki ötödik tréningjére érkezik. A tréninget követően Buddy tulajdonosa kap egy automatizált, személyre szabott kérdőívet, ahol kiválasztja az „SOS” lehetőséget, jelezve az Instinct felé, hogy nehézségei vannak a kutyussal. A rendszer ennek hatására automatikusan létrehoz egy kártyát a „Program problémás kutyáknak” nevű Trello-táblán, hogy a viselkedési neveléssel és oktatással foglalkozó igazgató segíthessen Aaronnak és Buddynak visszatérni a helyes útra.

10:15 Trish elkezdi írni az oktatásra érkező új ügyfeleknek szóló üdvözlőleveleket. A rendszer minden kutyához automatikusan létrehoz egy Trello-kártyát, Trish pedig hozzájuk társít egy oktatót, majd az „Oktatás” listára húzza a kártyákat. Erre a rendszer e-mailt küld a tulajdonosnak, amelyben megtalálhatók az oktatással kapcsolatos további információk, a kutyához rendelt oktató rövid bemutatkozása, valamint néhány tudnivaló az első leckéről.

11:30 A panzióba megérkezik Duke, a golden retriever és Roxy, a tacskó. Molly belépteti őket az Instinct kutyapanzió-rendszerébe, és a „Játszócsoport” táblán automatikusan létrejön egy-egy kártya a két kutyushoz. Amikor eljön a játékidő, Molly megnyitja a panzió rendszerét, hogy többet tudjon meg Duke és Roxy személyiségéről, preferenciáiról és a létesítményben lévő barátairól. A 3-as csoportba húzza Duke kártyáját, aki így együtt játszhat a többi nagy, aktív kutyával, Roxy kártyája pedig a „Magának való” listára kerül, mivel a tacskó nem nagyon szereti mások társaságát.

15:30 Bailey, egy megőrzésre leadott husky köhögni kezd. Molly megnyitja a „Köhögő vagy tüsszögő kutya” táblát, és megnézi, hogy mi a teendő. Ezután elkülöníti Bailey-t a többi kutyától, megméri a lázát, felhívja a gazdáját, és időpontot foglal egy állatorvosnál. Később megérkezik az állatorvos, aki megerősíti, hogy Bailey egészséges, így maradhat. Molly visszaviszi a többiekhez, és tudatja a gazdival, hogy nincs semmi gond.

16:30 Trish számba veszi a fogyóeszközöket, és felír néhány dolgot a „Beszerzendő fogyóeszközök” táblára. Látja, hogy Brian pár korábban kért terméket már áthelyezett a „Jóváhagyva” listára, és hogy a munkatársa által rendelt termékek már a „Megérkezett” listán vannak.

17:30 Bailey gazdája ma este érkezik haza a nyaralásról. Molly megnézi a Trellót, és látja, hogy automatikusan létrejött egy kártya, amely emlékezteti, hogy fürdesse meg Bailey-t, mielőtt a gazdája átveszi.

A nap végén nyugodtan kijelenthetjük, hogy az Instinct Trello-alapú platformja a cég minden munkatársa és kutyusa dolgát megkönnyítette.

Ez itt a nagykutyák ligája

A méretezéshez láthatóság, elszámoltathatóság és szervezettség szükséges. A Trello mindezt megadta számunkra.

A rendszer bevezetése előtt Brian azt tapasztalta, hogy a feladatok gyakran elfelejtődnek, szűk keresztmetszetek alakulnak ki a dolgozók és a vezetőség között, és nem következetes a kutyák ellátása. Ezek a nehézségek kezdetben még nem jelentettek túl nagy problémát, de tudta, hogy az Instinct növekedésével egyre súlyosabbá fognak válni.

„Ha kisvállalkozást vezetsz, egy darabig működik, hogy egy kis csapattal dolgozol, és mindent velük oldasz meg. De a cég bővülésével együtt egyre fontosabbá válik a láthatóság, az elszámoltathatóság és a szervezettség” – magyarázza. „A Trello mindezt megadta számunkra.”

Az Instinct egy helyszín helyett most már ötöt működtet, és Brian és Sarah a Trello segítségével ismételhető, mégis testreszabható munkafolyamatokat és rendszereket dolgozott ki, amelyekkel kevesebb időt kell fárasztó adminisztrációra szánni, így a munkatársak többet foglalkozhatnak a gondozással és az ellátással. „A kutyák gondozásával foglalkozó csapat eddig mintegy heti 10-20 órát takarított meg a platformmal, a képzési csapat 20-25 órát, az ügyfélszolgálat pedig 25-40 órát” – számolgat Brian.

A megtakarítások már így is jelentősek, de ha terveinek megfelelően az Instinct az elkövetkező években további tucatnyi új helyszínt nyit meg, exponenciálisan tovább fognak nőni. Brian szerint a Trello nem csupán a szervezettség megőrzésében segít, hanem abban is, hogy a növekedés mellett is minőségi és személyre szabott ellátást tudjanak nyújtani.

„Ha csupán mennyiségi szempontból nézzük, hihetetlen bővülésnek lehettünk tanúi így, hogy már öt helyszínen vagyunk jelen. Ez évente 250 000 kutyasétáltatást, 30 000 órányi játékidőt és 125 000 étkezést jelent” – magyarázza. „A Trello óriási szerepet játszik majd abban, hogy méretezhetővé tegyük a céget. Nem csupán a csapatban rejlő potenciál felszabadításában segít, hanem abban is, hogy a bővülés során se veszítsük szem elől azt, amiért belevágtunk ebbe a vállalkozásba.”

Csatlakozz ahhoz a világszerte működő, több mint 2 000 000 csapathoz, amely a Trellóval éri el a nagyobb produktivitást.