McCorvey + Trello

Az 1925-ben alapított McCorvey Sheet Metal Works története gazdag szaktudásban és innovációban. Az épületgépészeti fémlemezek tervezője, gyártója és szerelője hihetetlen fejlődésen ment át 92 év alatt, és helyi családi vállalkozásból egy több államban is működő nagyvállalattá nőtte ki magát, ahol a McCorvey család negyedik generációján kívül több száz elkötelezett alkalmazott dolgozik. A Houstonban, Orlandóban és Dallasban is létesítményekkel rendelkező gyártócég kiemelkedő példája annak, hogyan kell egyre növekvő, stabil és sikeres vállalkozást építeni.

A McCorvey Sheet Metal történetében a papír – pontosabban a papíralapú adminisztráció – is fontos szerepet játszott. A legutóbbi évekig a vállalat analóg adminisztrációs rendszert alkalmazott, ami azt jelenti, hogy kézzel írt cédulákat használtak a belső folyamatokban, és ilyeneket küldtek a partnercégeknek is. Chris Mondeau technológiai koordinátor felismerte, hogy a családi vállalkozásnak ez a hagyománya hátráltató tényező lesz a cég növekedése során:

A papírok néha elvesztek, és az emberek nem tudták nyomon követni, hol tartanak az egyes tételek a gyártási vagy az adminisztrációs folyamatokban.

A cél az volt, hogy az üzemeltetést olyan nem papíralapú rendszerbe helyezzék át, amely könnyen megtanulható, és ami még fontosabb, minden érintett számára könnyen kezelhető.

Központi munkahely kialakítása

Chris egy olyan ütemezési program keresésével kezdte, amely képes vizualizálni a folyamatban lévő feladatok mennyiségét a gyártási folyamat egyes fázisaiban. A legnagyobb igény azonban egy olyan szoftverrendszer iránt merült fel, amelyet az alkalmazottak technológiai hozzáértésüktől függetlenül a folyamat bármely pontján könnyen tudnak kezelni. Olyan szoftvert akart beszerezni, amely digitális központként funkcionál, és egy helyre gyűjti össze azokat a fájlokat és folyamatokat, melyeken a McCorvey alkalmazottai már elkezdtek dolgozni a Wordben, a Dropboxon és más hasonló programokban. Technológiai szempontból nézve pedig olyasvalamit keresett, amely az integrációt lehetővé tévő nyílt API-nak (mint amit a Trello is biztosít) köszönhetően a jövőben is biztosan alkalmassá teszi a központi szervezőeszközt arra, hogy csapatspecifikusabb digitális eszközöket vezessenek be a vállalati munkafolyamatokban.

Kutatásai során többféle csapatorientált eszközt is kipróbáltak a Trellótól kezdve a Mavenlinken és a Wrike-on át egy CRM-szoftverig… míg végül a Trello bizonyult az ideális „papírhelyettesítő” eszköznek a következők miatt:

1. Az együttműködési funkciók első pillantásra átláthatók, így a cég dolgozói gyorsan megtanulták használni őket.
2. Egyszerűen és hatékonyan, egyetlen táblán nyomon tudták követni a gyártási folyamat különböző feladatait.
3. A dolgozók könnyen kezelhetőnek találták a munkafolyamatok vizuális ábrázolását.

Első lépés, a Trello kipróbálása élesben

A Trellót először a gyártási folyamatban tesztelték 15 felhasználó bevonásával. A csapat azonnal előrelépést tapasztalt a minőségbiztosítási folyamatban: a dolgozók azonnal, valós időben látták a projektek állapotát az üzletben, és ellenőrizni tudták, hogy minden szükséges információval rendelkeznek-e. Milyen egyéb előnyökkel járt? Többé nem kellett folyton hívogatniuk az üzletet vagy e-maileket írni, hogy minden rendben van-e, vagy hogy rákérdezzenek valamire.

A Trello azért jó a csapatok számára, mert rendkívül organikus. Ha nem tetszik a folyamat kialakítása a táblán, meg lehet változtatni. A Trello tökéletesen illik ahhoz, amit nap mint nap csinálunk.

A cégnél egyre több csapat látta, hogy az együttműködésre szolgáló digitális központ milyen kedvező hatásokkal jár:

• Amikor Charlie McCorvey alelnök látta, hogy a Trello milyen hatással van az üzlet folyamataira, a becslésekkel foglalkozó csapatnál is bevezetett egy digitális munkafolyamatot. A munkáknak az értékesítési csatornában történő vizuális nyomon követésekor azt vették észre, hogy kevesebb munkalehetőség marad kihasználatlanul. Azt is látták, ha egyes munkák a vártnál több időt vesznek igénybe, és fel tudták mérni, kinek van szüksége segítségre a munkája befejezéséhez.
• A gyártó csapat elkezdett összeállítani egy naplót azokról a problémákról, amelyek a gyártási folyamat során merültek fel. Ezt követően a gyártási jelentések jobbára papír használata nélkül készültek.

Az alkalmazottak összességében örültek annak, hogy a Trello-táblák átlátható jellegének köszönhetően minden olyan információt megtalálnak és elérnek, amelyre szükségük van. Ha például problémát találtak a részletes tervekben, megjegyzéseket hagyhattak a tervezőnek a feladat kártyáján, miközben folytatni tudták az egyéb feladatokat.

A céges Trello-kultúra kialakítása

A Trellónak a cégen belüli mindennapos használatát Chris például úgy ösztönözte, hogy kioszk módban telepítette az egyes üzletekben és irodákban megtalálható eszközökre, így a dolgozók bárhol, bármikor bejelentkezhetnek és használhatják a Trellót. A mobilalkalmazásoknak köszönhetően pedig a terepen lévő csapatok útközben is hozzá tudnak férni mindenhez.

A Trello iránt óriási volt a lelkesedés az üzletben és az irodában dolgozó srácok között.

Az alapvető Trello-képzésen túl (amely általában nem vesz többet igénybe fél napnál) Chris minden héten más csapattal dolgozott együtt annak érdekében, hogy a számukra releváns folyamatokhoz kialakítsák a táblákat. Kanbanjellegű, alapszintű listákkal („Teendő”, „Folyamatban” és „Kész”) kezdtek, ezt követően pedig Chris figyelemmel kísérte és segítette a csapatokat abban, hogy továbbfejlesszék a munkafolyamataikat az igényeikre szabott listákkal, címkékkel és Power-Upokkal.

Az egyik leglényegesebb tanácsa az volt, hogy ahelyett, hogy mindent elölről kezdenének, merítsenek ötleteket a Trello sablontárából, illetve használják a személyre szabható mintatáblákat. Emellett az is elengedhetetlen, hogy rendszeres egyeztetések legyenek a csapatokkal. Chris alapvető fontosságúnak tartja, hogy bármikor rendelkezésre álljon, ha a táblák és a listák túl hosszúak vagy terebélyesek lesznek, és ezért szükség van a munkafolyamatok egyszerűsítésére.

A McCorvey csapatainak kedvenc táblái

Íme néhány a McCorvey Sheet Metal kedvenc Trello-munkafolyamata közül:

Csapatszintű ötletelés

A munkafolyamat: A vállalatszintű kreativitás támogatása érdekében létrehoztak egy ötletelésre használható központi táblát, amellyel arra ösztönzik az alkalmazottakat, hogy készítsenek olyan ötletkártyákat, amelyeken új folyamatokat indítványoznak, vagy meglévő folyamatok javítására tesznek javaslatokat. A táblát párhetente, közösen nézik át, majd kiválasztják és megvalósítják a legjobb ötleteket.

Ki használja: A teljes szervezet

Táblalétrehozási tippek: A Szavazás Power-Up használata az egyes ötletekkel kapcsolatos visszajelzésekhez.

A munkaterhelés eloszlása több helyszínen

A munkafolyamat: A houstoni és a floridai létesítmények közösen használnak egy táblát, amely a gyártási munkafolyamatot vizualizálja. Az üzletvezetők a tábla alapján osztják el a csapatok munkaterhelését a két helyszín között a teendők számától függően.

Ki használja: A csapatvezetők

Táblakészítési tippek: Címkék használata annak vizuális jelölésére, hogy mely feladatok melyik helyhez tartoznak. A táblára küldhető e-mailek megkönnyítik a becsléseket végző munkatársak számára az e-mailben kapott ügyfélkérelmek továbbítását a táblára és a munkák felvételét a projektcsatornába.

Magasabbra törni

A McCorvey számára nemcsak a Trello által biztosított együttműködési lehetőségek és átláthatóság bizonyultak határozottan előnyösnek a napi működésben, de a digitális átállásnak köszönhetően vezető iparági szereplőkké is váltak.

Amikor ajánlatot tettek egy nagy egészségügyi létesítménnyel kapcsolatos projektre, a Trellónak köszönhetően kiemelkedtek a projektért versengő 14 cég közül. A prezentációjukhoz összeállítottak egy olyan közösen használható táblát is, amelyen a felek képesek kommunikálni, valamint valós időben követhetik nyomon a gyártási folyamatot. Ez az együttműködésbeli nyitottság, amelyet készek voltak letenni az asztalra, lenyűgözte a megbízót. Chris szerint „az átláthatóság mindig igen meggyőző tényező. A Trello használata azt az üzenetet küldi, hogy biztosak akarunk lenni abban, hogy rendesen elvégezzük a munkát.”

A papírok nélküli termelékenység új korszaka

Amikor Chris Mondeau nekilátott keresni egy olyan programot, amely segít a gyártási folyamatok megszervezésében, még nem biztos, hogy tudatában volt annak, mekkora hatással lehet ez a vállalat egészére nézve. Mint kiderült, a Trello adta meg az utolsó lökést ahhoz, hogy a csapatok teljesen felhagyjanak a papír használatával:

A McCorvey 60–70 éven át egy papíralapú vállalat volt, de a Trellónak köszönhetően egyik napról a másikra digitális lett. Ez hatalmas hatással volt ránk, nem is számítottunk rá – és egyszerűen imádjuk.

Az eredeti célokat, amelyeket Chris kitűzött a Trello bevezetésével (nagyobb átláthatóság, jobb együttműködés és kommunikáció a csapatok között), eredményesen elérték, sikeresen megvalósítva a floridai és texasi irodák, üzletek és munkahelyek közti kapcsolatot. A McCorvey Sheet Metal Works számára a méretezhető digitális központ kialakítása nagy előrelépés afelé, hogy a következő 100 évben biztosítva legyen a cég sikeres növekedése.