Palace Law + Trello

Ha az ügyvédi munkára gondolsz, mi jut eszedbe?

Sokan az öltönyös-nyakkendősök áporodott munkahelyi kultúrájára, a hosszú munkanapokra, az akta- és papírmunka-halmokra asszociálhatnak.

A jogi szakma papíralapú rendszerre épül, erre tervezték és így is működik hosszú évtizedek óta.

Jordan Couch, a Palace Law egyik ügyvédje szerint továbbá a hivatást gyakorlókon van a hangsúly, nem pedig azokon, akiket kiszolgál. „Ez egy olyan szakma, amely sok szempontból szembe megy az ügyfelek valódi érdekeivel“ – mondja Jordan. „Vegyük például az óradíj alapú modellt. Ami az ügyfél számára siker, az neked hátrány, hiszen minél gyorsabban és hatékonyabban dolgozol, annál kevesebbet keresel. Ez természetesen probléma az ügyfél számára.“

Jogi tanulmányai során Jordant arra ösztönözték tanárai, hogy keresse az új és eltérő lehetőségeket a jogi szakma gyakorlására. Diplomája megszerzését követően egy hasonlóan gondolkodó irodát kezdett keresni. Így akadt rá Patrick Palace-ra, a Palace Law alapítójára. Mindketten úgy gondolták, hogy a szakmának jobb szolgáltatást kell nyújtania az ügyfelek számára, de nem több pénzért. Mint Jordan mondja: „Jobb szolgáltatást akartunk nyújtani több ember számára, hatékonyabban.“ „Ez a célkitűzésünk az alapja mindazon változásoknak, amelyeket keresztülvittünk és amelyeket továbbra is keresztül fogunk vinni.“

A Palace Law ügyfelei jobb kiszolgálása, azaz célja elérése érdekében úgy döntött, hogy a jogi szakmában még ma is alapvetőnek számító, papíralapú struktúra helyett egy digitális rendszert hoz létre és vezet be

Első lépések a digitalizáció útján

„Az ügyvédek számára rendkívül fontos, hogy vizualizálni tudják a munkafolyamatokat, csakhogy ezek a mi esetünkben sokszor bonyolultak és nehezen érthetőek“ – magyarázza Jordan. „Ezért váltottunk a Trellóra.“

Amikor a Palace Law belefogott saját digitális átalakításába, két fő szempont vezérelte őket.

Az első, hogy az ügyvédek elérhetőek legyenek az ügyfelek számára az irodán kívül is. Ennek érdekében a különböző íróasztalokon és polcokon szétszórva megtalálható információkat, azaz a rengeteg papíralapú dokumentumot valahogy bárhonnan elérhetővé kellett tenniük. Az iroda a Clio Legal Trends Reportot választotta felhőalapú ügykezelő rendszerének, ez lett a digitális irattáruk. Minden megbeszélés anyagát és minden iratot itt rögzítettek.

A második, hogy az ügyvédek minden hozzájuk rendelt ügyet és feladatot elérhessenek digitálisan. „Az ügyvédek számára rendkívül fontos, hogy vizualizálni tudják a munkafolyamatokat, csakhogy ezek a mi esetünkben sokszor bonyolultak és nehezen érthetőek“ – mondja Jordan. „Ezért váltottunk a Trellóra.“ A Palace Law a Trellót választotta felhőalapú munkafolyamat-kezelő rendszernek, amelyet a Zapieren keresztül integráltak a Clióval, így munkatársaik minden ügy minden szükséges információjához hozzá tudtak férni. A Trello mellett szóltak annak integrációs képességei is, mivel az iroda digitális ökoszisztémájának részét képezi a Slack és a Google Drive is.

Miután elkészültek a papírmentes környezettel, az iroda felülvizsgálta munkafolyamatait és az új, digitális rendszerhez igazította őket. A régi rendszerben például iratkötegeket halmoztak az egyes ügyvédek asztalára, amelyeket valakinek fizikailag oda is kellett vinnie. A tornyosuló mappák jelképezték az adott ügyvédre jutó munkamennyiséget, és így képtelenség volt elszakadniuk az íróasztalaiktól. Ezek nélkül ugyanis nem tudtak dolgozni.

A Trello teljes mértékben megváltoztatta ezt a rendszert. Az ügyek mappáit most már Trello-kártyák helyettesítik, amelyeket az egyes ügyvédek Trello-tábláihoz rendelnek, a Trello egyéb funkciói pedig segítenek nekik rangsorolni a munkáikat. A régi rendszerben kézzel kellett megjelölniük a mappákat, hogy mikor kell újra elővenni őket. Most már a Trello küld nekik emlékeztetőket, amikor ideje újra megnyitni valamelyiket.

A Palace Law az e-mail- és ügyfél-kommunikációs munkafolyamatait, valamint ügyfélfelvételi eljárását is digitalizálta, továbbá a folyamatban lévő peres ügyeket is a Trello segítségével kezelik.

„A Trello kézzelfogható változást hozott“ – meséli Jordan. „Mivel már nem tornyosultak a fizikai akták az asztalainkon, másképpen kellett hozzáférnünk az egyes ügyekhez, hogy tudjuk, min kell dolgoznunk, felmérjük a prioritásokat és lássuk az egyes ügyfelekhez tartozó iratokat.“

Az ügyvédek számára így megnyílt a lehetőség az otthoni munkára, illetve kéznél vannak a szükséges anyagok akkor is, ha ügyfeleikkel az irodán kívül találkoznak, így csökkent a rájuk helyeződő nyomás és mindenki élete könnyebbé vált. Jordan például arra használja a Trello mobilalkalmazást, hogy lássa az e-maileket és ellenőrizni tudja a határidőket. Mint mondja: „A mobilalkalmazás kiváló arra, hogy ellenőrizni tudjam a dolgokat és lássam, mi a következő feladat“.

Naponta 200 papírlapot takaríthatsz meg

„Általános jelenség, hogy az emberek elégedettebbek, mióta elkezdtük használni a Trellót. Nagyban megkönnyíti az életünket“ – mondja Jordan.

A Palace Law mostanra már magabiztosan használja digitális rendszerét, de a papírmentesség elsőre ijesztő volt. Ahogy Jordan meséli: „Amikor belefogtunk, még csak nagyon kevesen csináltak hasonlót, emiatt az egész kicsit félelmetes volt“. „Nem létezett még kipróbált modell.“

Bár az iroda munkatársai kezdetben aggódtak az átalakulás miatt, többnyire támogatták azt. „Része a kultúránknak, hogy kreatívak, innovatívak és alkalmazkodóak legyünk. Minden érdekel bennünket, amivel jobbá tehetjük a szolgáltatásainkat az ügyfeleink számára" – mondja Jordan.

A rendszer egészen figyelemreméltó eredményeket hozott. A Palace Law mindössze 9 hónap alatt 76%-kal növelte bevételét. Az iroda ezen kívül impozáns, +70 pontos támogatottsági szintet (Net Promoter Score, NPS) ért el. A Clio Legal Trends Report alapján az ügyvédi irodák esetében az országos átlagos NPS +25. A felhasznált papír mennyiségét is sikerült jelentősen lecsökkenteniük. Átlagosan naponta 200 papírlapot spórolnak most meg.

Járulékos haszonként az átalakulással megváltozott az is, ahogyan a munkatársak a munkához viszonyulnak. „Általános jelenség, hogy az emberek elégedettebbek, mióta elkezdtük használni a Trellót. Nagyban megkönnyíti az életünket“ – mondja Jordan. „Kevésbé vagyunk feszültek. Nehéz követni a munkát, amikor tornyosulnak a papírok az asztalodon. A Trello-kártyákon a címkék és a határidők segítenek a stressz csökkentésében, mert könnyebben azonosíthatóak a prioritások a munkafolyamatainkban."