Scan2CAD + Trello

Hogyan használja a Scan2CAD a Trellót arra, hogy egyszerűen, rugalmasan ás átláthatóan növekedjen?

A legtöbb vállalat számára a növekedés több munkatársat, több folyamatot, összetettebb struktúrát és több fejfájást jelent. A Scan2CAD azonban, amely a világ vezető építészi és mérnöki tervkonverziós szoftverét készíti, a Trello segítségével ellentmond ennek a tendenciának.

A Scan2CAD célja az egyszerűsítés mellett a méretezhetőség. Míg más szervezetek ösztönösen új embereket vettek volna fel és növelték volna irodájukat, ahogy az ügyfeleik száma 90 000 fölé nő, a Scan2CAD csapata továbbra is kicsi (alig 25 fő, beleértve az alvállalkozókat is!) és szétszórtan, távolról dolgozik. Míg más cégek kapkodva próbálnának új termékeket bemutatni és új piacok felé nyitni, a Scan2CAD kizárólag egyetlen termékre koncentrál, amelyet két törzsközönségnek szán.

És míg mások egyre több rendszert és eszközt vezetnének be, a Scan2CAD kitart a Trello mellett, amely kreatív módokon felhasználva megfelel minden projektadminisztrációs, értékesítési és termékkezelési elvárásuknak.

A fizikai és a digitális valóság közötti szakadék áthidalása

A Scan2CAD építészeknek és mérnököknek segít projektjeik és termékeik éltere keltésében. Szoftverük megkönnyíti a hagyományos fájlformátumú, beszkennelt tervrajzok és képek CAD- (computer-assisted drawing, számítógéppel segített tervezés) és CAM- (computer-assisted manufacturing, számítógéppel segített gyártás) kompatibilis fájlokká alakítását szerkesztési és dokumentálási célokból. Ez az okos technológia és annak alapvető célja lebegett Luke Kennedy vezérigazgató szeme előtt, amikor 2010-ben megvásárolta a vállalatot.

Luke számára újdonság volt a tulajdonosi szerep, de maga a vállalat nem. A Scan2CAD-et édesapja alapította több mint 20 évvel korábban. Miután ő nyugdíjba ment, a céget megvásárolták, ám amikor az új tulajdonos néhány évvel később más irányba szerette volna elvinni a vállalatot, Luke kapva kapott a lehetőségen, hogy visszavásárolja azt, és továbbvigye édesapja örökségét.

Luke, amint vezérigazgató lett, rögtön látta, hogy van lehetőség az egyszerűsítésre, a termelékenység növelésére és az átláthatóság javítására. „Tudjuk, hogy ügyfeleink egyetlen dologra használják a termékünket: fájlok konvertálására. Ezért azt szerettem volna, hogy ez az egy dolog a lehető legegyszerűbb legyen a számukra“ – mondja. „Ezután azon kezdtem el gondolkodni, hogy hogyan egyszerűsíthetnénk a saját vállalkozásunkat is.“

Az egyszerűsítés jegyében Luke egy rugalmas rendszert keresett, amely a jelenben képes szervezettséget biztosítani a csapatnak, a jövőben pedig együtt növekedni velük. Így aztán megnyitotta megbízható, személyes Trello-tábláját, és bemutatta varázslatos képességeit Scan2CAD-es kollégáinak.

Egyetlen eszköz, végtelen felhasználási lehetőség

A Trello nélkül valószínűleg 10 különböző alkalmazást használnánk… Sok munkaórát és felesleges kínlódást, és persze rengeteg pénzt spóroltunk meg.

Amikor az egyes csapatokkal egyeztetett, Luke tett néhány javaslatot, hogy miként használhatnák a Trellót mindennek a kezelésére az egyszerű teendőlistáktól az összetettebb munkafolyamatokig. Idővel az alkalmazottak teljesen magukévá tették ezeket az ötleteket. Végül a vállalat egészében bevezették a Trellót az alapvető folyamatok (így az értékesítés, a munkaerő-felvétel, a tartalomfejlesztés és -kivitelezés, a szoftverfejlesztés és a hibakeresés) kezelésére, és a számos eszközből egy lett. Mint Luke mondja: „A Trello nélkül valószínűleg 10 különböző alkalmazást használnánk. Azzal, hogy csak egyet használunk, több órát, sok kínlódást és persze rengeteg pénzt spórolunk meg.“

A Scan2CAD tartalomfejlesztő csapata például arra használja a Trellót, hogy súgócikkekről és az ügyfelek által használható erőforrásokról ötleteljen. Minden egyes témához vagy anyaghoz létrehoznak egy új kártyát, majd hónapok szerint rendezik a kártyákat, és hozzájuk rendelik a szerzőket. A szerzők a Piszkozat oszlopból a Szerkesztés alatt, majd az Élesítés oszlopba helyezik át a kártyákat, ahogy haladnak előre a folyamatban. A szerkesztők segítségére van a Trello Kártyaismétlő Power-Upja, valamint az Ellenőrzőlista funkció is, hogy biztosan ne maradjon ki egyetlen szerkesztési lépés sem.

A Scan2CAD értékesítési csapata hasonlóan használja a Trellót. Ha tennivaló akad egy új lehetőség vagy egy meglévő ügyfél kapcsán, az értékesítésért felelős munkatárs létrehoz egy kártyát az „Üzlet“ táblán, hogy biztosan intézkedjenek az ügyben.

A Scan2CAD fejlesztői is hozzáigazították a Trellót a saját igényeikhez, ahelyett hogy másik eszközhöz nyúltak volna. Bár az automatizált teszteléshez szkripteket használnak, a telepítéshez manuális beavatkozásra is szükség van. A mentális terhelés csökkentése és a feladatok maradéktalan elvégzése érdekében a fejlesztőcsapat minden egyes kiadáshoz létrehoz egy-egy Trello-kártyát, majd az Ellenőrzőlista funkció segítségével automatikusan feltöltik az ellenőrzőlistákat a telepítéshez és a bevezetéshez is.

A Trello segítségével végzik a fejlesztők a hibák nyomon követését és javítását is. Minden egyes hibához saját kártyát hoznak létre, hozzájuk rendelnek egy felhasználót (így csökkentve a zajt a csapat egésze számára), az üggyel kapcsolatos kommunikáció pedig a kártyák megjegyzéseinél folyik. Luke állítása szerint ez a munkafolyamat olyannyira hasznos a csapat számára, hogy máshogy már nem is tudnának sikeresen dolgozni. „Egyetlen kiadást sem hoznánk létre nélküle” – állítja. „És mivel csak azokhoz a kártyákhoz rendeljük hozzá az embereket, amelyekről tudniuk kell, a saját munkájukra tudnak koncentrálni, és pontosan tudják, miért felelősek. Meg kell találni az egyensúlyt az átláthatóság és az emberek túl \[nem] terhelése között.”

Egyszerű és rugalmas rendszer, amely életre kelti az adatokat és megvalósítja az álmokat

A Trello a mi „mindenesünk“.

A Scan2CAD tapasztalata szerint a Trello elég rugalmas ahhoz, hogy minden alapvető munkafolyamatukat kezelni tudja a kifejezetten lineárisaktól (például tartalomfejlesztés) az iteratívabbakig (mint a hibakeresés).

A vállalat a Trello segítségével az átláthatóságot és az együttműködést is fejleszteni tudta globális, teljes mértékben távolról dolgozó csapatában. Ahogy Luke mondja: „Ez a mi »mindenesünk«. A csapat bármely tagja, beleértve az új alkalmazottakat is, akik még betanulnak, megnyithatja a Trellót és hozzáférhet mindenhez, amire szüksége van.“

Luke szerint az, hogy a Scan2CAD ilyen sikeresen és ilyen széles körben alkalmazni tudta a Trellót, az eszköz intuitív kialakításának és rugalmasságának köszönhető. Mindegy, mennyire ért valaki a technológiához, gyorsan és képzés nélkül el tudja sajátítani a használatát, és a saját igényeire tudja szabni a táblákat. Mint mondja: „A Trello épp olyan rugalmas, mint egy táblázatkezelő, de sokkal többet tud annál. Le lehet egyszerűsíteni annyira, hogy pusztán egy listajeles felsorolás legyen, de lehet akár egy komplett alkalmazás is, amely más rendszerekbe integrálva a vállalkozás teljes aspektusaiért felel.“

Miután a Scan2CAD egyetlen, személyes táblából kiindulva vállalati rendszerré fejlesztette a Trellót, Luke és csapata most már az ötleteik megvalósításában is rábízzák magukat. „A Trello egyfajta fájltípussá vált számunkra. Nem igazán tudnám más alkalmazáshoz hasonlítani“ – mondja Luke. „Azért használjuk a Trellót, mert egyszerűen életre kelti az adatainkat. A listajeles felsorolásokból valódi, konkrét személyekhez hozzárendelt feladatok válnak határidőkkel és a többi alkalmazásunkhoz vezető összeköttetésekkel. Lenyűgöző ez a hatékonyság.”