SwagUp + Trello

Az új üzleti ötletek nem tudnak sikeressé válni stabil támogató rendszer nélkül. Döntően befolyásolhatja egy vállalkozás fellendülési esélyeit és – különösen a startupok esetében – az innovációs lehetőségek megragadásának képességét, ha a rendszerek és a munkafolyamatok megbízhatóan működnek a háttérben.

Amikor Michael Martocci vállalkozó tekintetét a promóciós termékek (azaz „swag“) gyártására vetette, és megalapította SwagUp nevű cégét (természetesen édesanyja New Jersey-i garázsában), a célja az volt, hogy startupok számára készítsen swag termékeket. Vállalkozóként azonban folyamatosan kereste az új ötleteket és az innovációs lehetőségeket, amit a Trello tett lehetővé számára.

A SwagUp rátalál a célközönségére

Bár a swag már régóta nem csak céges bögréket és vizespalackokat jelent, hanem például óriási Dzsenga-elemeket és légdeszkákat (igen, légdeszkákat) is, az iparági gyakorlatok és kereskedői lehetőségek évek óta nem változtak. „20 vagy 30 vállalaté a teljes bevétel fele, míg a másik felén nagyjából 30 000 cég osztozik“ – árulja el Michael.

Ez a széttagoltság legalábbis kellemetlen ügyfélélményt jelent. Bizonyos ügyfeleknek több kereskedővel is együtt kell dolgozniuk ahhoz, hogy minden terméket megkapjanak, amire szükségük van, így a rendelési folyamat időigényes, túlbonyolított és szervezetlen. Mások inkább marketingügynökségekkel kötnek szerződést, hogy ők kezeljék a rendeléseket, ami kevésbé kellemetlen, viszont drágább.

Hogy mennyire rosszul is működik a rendszer, az akkor vált igazán nyilvánvalóvá Michael számára, amikor egy cég „swag-csomagot“, azaz egy céges tárgyakból álló szettet szeretett volna kapni tőle, amelyet az új alkalmazottaknak akartak adni. „Rendkívül melós egy ilyen csomag összeállítása, és eszünkbe jutott, hogy ha egy ügyfél ilyesmit kér tőlünk, akkor valószínűleg másnak is szüksége lehet rá“ – mondja.

Ez a felismerés vezetett oda, hogy Michael átgondolja üzleti modelljüket, és végül más irányba induljanak el. A létező, de bonyolult modellre való hagyatkozás helyett a SwagUp leegyszerűsítette a folyamatot az ügyfelei számára, és az egyszerű rendelési folyamat és a gördülékeny e-kereskedelmi élmény mellett tervezési szolgáltatásokat és csomag-összeállítást kínál. Ők maguk kezelik a raktározási, teljesítési és szállítási feladatokat is. A SwagUp lényegében átvette azt a logisztikai terhet, amely egyébként az ügyfél vállát nyomná, kihangsúlyozva a gondtalan ügyfélélmény értékét.

Az ambiciózus váltás kivitelezéséhez Michaelnek gyorsan szüksége volt egy olyan rendszerre, amely képes kezelni az újszerű ötlet megvalósulásához szükséges logisztikai és üzleti munkafolyamatokat.

Teljes üzleti folyamatok kialakítása

Amint megnyitsz egy Trello-táblát, máris tudod, hogyan működik. Lényegében nem igényel tanulást.

„Azt szoktam mondogatni, hogy a céget a Wixszel, a Typeformmal és a Trellóval együtt alapítottam. Ez három olyan innovatív eszköz, amely könnyen használható és bizonyos mértékig ingyenes is“ – fejti ki Michael.

Az első munkafolyamat, amelyet Michael létrehozott, egy értékesítési folyamatkezelő rendszer volt, amely kiterjedt a teljes ügyfél-életciklusra a rendelés beküldésétől a csomagok kiszállításáig. A Trellóra annak vizuális elrendezése és folyamatvezérelt működése miatt esett a választása. Azt is tudta, hogy könnyű lesz az alkalmazottaknak betanítani a Trello használatát, ami kulcsfontosságú szerepet játszott az elgondolás gyors megvalósításában. Mint mondja: „Amint megnyitsz egy Trello-táblát, máris tudod, hogyan működik. Lényegében nem igényel tanulást.“

Michael a Zapier segítségével automatizálta az értékesítési folyamat bizonyos elemeit, hogy még több időt spóroljon. Amikor egy ügyfél leadott egy rendelést a SwagUp weboldalán, a Zapier automatikusan létrehozott egy Trello-kártyát, amely pedig értesítette a céget. A kártyát hozzárendelték egy tervezőhöz, majd átkerült az ügyfélkapcsolati munkatárshoz, és így tovább. Ahogy a kártyák vándoroltak a Trello-táblán, a csapat láthatta, melyik ügyfél hol tart a folyamatban, és mi a következő lépés.

Mikor Michael látta, milyen jól működik a Trellóban létrehozott értékesítési folyamat, más csapatok munkafolyamatait is átültette a platformra. Létrehozott egy műveleti táblát a beszerzés és a kereskedői megrendelések kezeléséhez. A megrendelések teljesítéséhez rengeteg részlet tartozik, a Trellón keresztül pedig egyetlen helyen lehetett nyomon követni és kezelni ezeket a részleteket. „Mindent azon a táblán keresztül követtünk: a tétel határidejét, ameddig szükségünk volt rá, a színeit, mindent“ – mondja Michael.

A kártyákon ellenőrzőlistákat is elhelyeztünk, hogy biztosan minden olyan információ egy helyen legyen elérhető, amire a rendelési csapatnak szüksége van a munkája ellátásához.

A műveleti táblákról a rendelési kérelmeket elküldték a kereskedőknek, ami egyúttal a teljesítési munkafolyamatot is elindította. A kereskedők a Trello-kártyákon jelölték, hogy elfogadták-e a rendelést, és hogy mikor szállítják azt. Ahogyan a SwagUp teljesítési munkafolyamata egyre nagyobbra duzzadt, Michael elkezdte felismerni a Power-Upok előnyeit, amelyek minden Trello-táblához további funkciókat adnak, és lehetővé teszik az integrációjukat más fontos üzleti eszközökkel.

A SwagUp hat hónapig a Trello ingyenes verzióját használta, Michael azonban egyre inkább ki szerette volna terjeszteni a funkcióit, különösen a szállítási információkat szerette volna látni a kártyákon. A Csomagkövető Power-Up a csomagok követési számait csatolni tudja a Trello-kártyákhoz, így az eszközön belül láthatók az előrehaladással és szállítási időpontokkal kapcsolatos, naprakész adatok. „Naponta több száz csomag jön és megy. Nagyon hasznos, hogy egy kártyára ránézve rögtön látjuk, egy csomag megérkezett-e, vagy sem, és hogy hol van“ – mondja.

A SwagUp kialakítja saját stílusát

Más módszerrel biztosan nem sikerült volna. A Trello nélkül kudarcot vallunk.

Alig több mint két év alatt az innovatív üzleti ötletből innovatív vállalkozás lett, és Michael szerint a Trello alapvető szerepet játszott az átalakulásban. Az, hogy a vállalat újszerű ügyfélélménybe fektetett be egy olyan piacon, amely egyébként statikus, mostanra kifizetődött: a SwagUpnak 800 ügyfele van, közeledik kétezredik megrendeléséhez, és bruttó éves összbevétele 2019-ben várhatóan 8 és 9 millió dollár között lesz.

„Nem tudom elképzelni, hogy máshogy is sikerült volna. Nem éltünk volna túl a Trello nélkül“ – jelenti ki Michael. „Nem csupán egységesítette a folyamatainkat és segített mindenkit ráébreszteni a saját feladatára, hanem a folyamat lényegi lépéseinek automatizálásával elősegítette, hogy sokkal gyorsabban tudjunk haladni, így a mindössze tízfős csapatunkkal is több millió dolláros céggé nőttük ki magunkat.”