BurgerFi + Trello

Com'è far parte del segmento della ristorazione in più rapida crescita del mondo? "Molto faticoso", dice Steven Buckley, Chief Operating Officer di BurgerFi. Negli ultimi cinque anni, questo franchising di hamburger, informale e veloce, ha aperto quasi 100 ristoranti negli Stati Uniti: "Ci mettiamo costantemente alla prova per essere sempre i migliori; il nostro obiettivo è essere il segmento leader del settore, non accettiamo niente al di sotto di questo livello". Conosciuta per i suoi hamburger distintivi e i suoi ingredienti gourmet, l'azienda con sede in Florida ha creato con estrema cura una gettonatissima esperienza culinaria tramite il suo marchio e le sedi affiliate locali.

I nostri punti focali più importanti sono l'innovazione continua e l'implementazione di tecnologie all'avanguardia per quanto riguarda i prodotti alimentari e i modelli di servizio.

Poiché si tratta di un franchising, gli obiettivi di BurgerFi devono essere comunicati e adottati a tutti i livelli aziendali, dagli alti dirigenti ai gestori delle attività. Trasmettere le informazioni ai vari reparti e alle diverse sedi affiliate non è esattamente un gioco da ragazzi, poiché si parla di oltre 300 persone da mettere in contatto nei diversi Paesi. Per raggiungere i risultati di crescita previsti, BurgerFi doveva riunire tutti i membri del gruppo intorno alle stesse priorità.

In che modo Trello è finito sul menù

Quando è entrato in azienda all'inizio del 2015, Steven si è reso conto della necessità di uno strumento di comunicazione e organizzazione da adottare e utilizzare nell'intera organizzazione. Lo strumento doveva essere intuitivo e accessibile a prescindere dalla posizione, dalla propensione al digitale o dal dispositivo in uso. Steven aveva visto Trello in azione quando lavorava presso un'altra organizzazione e aveva apprezzato molto quello che aveva visto:

Inizialmente, ci siamo interessati a Trello per la capacità di creare obiettivi di alto livello e trasformarli in strategie da eseguire a livello di sistema, con la piena responsabilità a tutti i livelli dell'organizzazione.

Presentandolo ai colleghi di BurgerFi come uno strumento di collaborazione e gestione dei progetti, Steven ha visto che Trello veniva adottato in tutta l'azienda man mano che i suoi membri iniziavano a esplorare le funzionalità offerte dallo strumento per le iniziative che coinvolgevano più reparti, come l'onboarding degli affiliati, la gestione di materiale collaterale di marketing e lo sviluppo immobiliare.

Di fatto, si sono verificati tre eventi molto importanti dopo che l'intera organizzazione BurgerFi ha riunito tutte le operazioni in uno strumento centrale:

1. La cultura aziendale ha registrato un cambiamento positivo in termini di affidabilità e responsabilità sui progetti.
2. Gli sforzi dei singoli dipendenti hanno iniziato ad allinearsi meglio alle priorità principali dell'azienda.
3. La comunicazione tra i reparti e con gli affiliati è diventata più semplice e facile da gestire.

Trello è uno strumento fantastico per la collaborazione tra i reparti.

In oltre due anni di utilizzo, Trello è diventato un'efficace fonte di informazione e controllo per le persone a tutti i livelli dell'organizzazione, secondo quanto affermato da Steven. Con più di 150 bacheche attivamente in uso da oltre 300 membri del gruppo, Steven afferma che Trello si è fatto ampiamente strada nella cultura aziendale. I dipendenti e gli affiliati di BurgerFi usano regolarmente Trello in tutti i modi:

• Per organizzare la struttura aziendale
• Per condurre le riunioni
• Per preparare le presentazioni
• Per creare ordini del giorno
• Allega documentazione
• Per gestire i social network
• Per sviluppare campagne di marketing
• Per formare i nuovi membri del gruppo
• Per tenere traccia dello sviluppo delle idee
• Per la gestione quotidiana dei ristoranti
• Per cercare nuove sedi commerciali

E mentre tutti in BurgerFi hanno ottenuto gli stessi vantaggi dall'uso di Trello, ogni gruppo ha sviluppato flussi di lavoro personalizzati per assegnare la priorità agli obiettivi fondamentali per la crescita aziendale.

Le principali bacheche del gruppo di BurgerFi

Per quanto riguarda le bacheche Trello, BurgerFi ha incoraggiato i dipendenti a sviluppare flussi di lavoro personalizzati in base alle loro esigenze. Per promuovere lo spirito di gruppo in questa diversità, l'azienda ha sviluppato alcune basi per bacheche standard a marchio BurgerFi tra cui i dipendenti possono scegliere. Il risultato è un'ampia raccolta di bacheche dedicate alle diverse necessità di ogni gruppo con il fine di contribuire agli obiettivi organizzativi di alto livello. Ecco alcuni dei principali flussi di lavoro Trello di BurgerFi:

Directory aziendale

Il flusso di lavoro: la bacheca della directory aziendale di BurgerFi è una panoramica di alto livello di ogni reparto e delle bacheche Trello corrispondenti attualmente in uso nell'azienda.

Da utilizzare per: tutta l'organizzazione

Suggerimenti sulla creazione della bacheca: le liste consentono di organizzare ciascun reparto in base alle schede, inclusi i membri del gruppo e i link alle bacheche utilizzate da quel determinato gruppo. I dipendenti possono consultare questa bacheca in qualsiasi momento per vedere lo stato di alto livello dei gruppi e dei loro progetti principali.

Gestione del franchising

Il flusso di lavoro: un insieme di bacheche di franchising viene fornito ai nuovi responsabili di sede per aiutarli a familiarizzare con gli obiettivi aziendali e per mettere a loro disposizione una suite completa di bacheche di amministrazione per la gestione giornaliera del ristorante.

Da utilizzare per: i gruppi distribuiti

Suggerimenti sulla creazione della bacheca: mantieni le versioni di esempio di bacheche come "Registri del ristorante", "Reclami dei clienti" e "Gestione delle risorse umane" per semplificare la configurazione ai nuovi responsabili.

Ordine del giorno delle riunioni del gruppo

Il flusso di lavoro: Steven usa una bacheca dedicata come scaletta da seguire per le riunioni settimanali. Le liste e le schede sono organizzate in base ai diversi progetti e ai task di livello superiore monitorati nell'intera azienda.

Da utilizzare per: i gruppi dirigenti

Suggerimenti sulla creazione della bacheca: le date di scadenza sono fondamentali per mantenere tutti gli impegni in linea con i tempi prestabiliti. I membri del gruppo assegnati vengono taggati nei commenti sulle schede del progetto e la responsabilità deriva dai controlli di routine svolti nelle riunioni settimanali ricorrenti.

Sviluppo aziendale

Il flusso di lavoro: il gruppo immobiliare di BurgerFi gestisce lo sviluppo dei nuovi ristoranti tramite Trello. Le bacheche sono utilizzate per organizzare documenti importanti come le valutazioni, le planimetrie, i contratti e gli affitti, oltre che per condurre le riunioni dei comitati del sito.

Da utilizzare per: i gruppi di crescita

Suggerimenti sulla creazione della bacheca : l'integrazione con il software di creazione del gruppo immobiliare consente di snellire i processi. I documenti relativi allo sviluppo del sito sono organizzati in modo da agevolare lo svolgimento delle riunioni del comitato del sito, che in questo modo avrà tutti i materiali a disposizione per una facile consultazione.

Feedback dei clienti

Il flusso di lavoro: il feedback dei clienti sull'esperienza con BurgerFi viene raccolto e inoltrato a una bacheca specifica per ulteriori analisi e azioni.

Da utilizzare per: i gruppi di assistenza

Suggerimenti sulla creazione della bacheca: Da e-mail a bacheca è uno strumento utile per il processo di feedback, in cui i commenti dei clienti ricevuti tramite e-mail vengono inoltrati direttamente alla bacheca. L'estensione Trello Card Counter aiuta a tenere traccia del numero di invii in ogni fase del processo di risposta.

L'ingrediente segreto? L'onboarding

Oggi, non c'è un membro del gruppo di BurgerFi che non usi Trello per alcuni aspetti del suo lavoro. Sebbene sia diventato un mezzo fondamentale per la collaborazione e la gestione dei progetti, Steven nota che ci sono voluti quasi sei mesi perché l'implementazione raggiungesse il livello attuale di ottimizzazione ed efficienza dei flussi di lavoro dei gruppi.

L'implementazione di Trello è stata un successo grazie alla formazione approfondita offerta a tutti i dipendenti e supportata dall'impegno dei senior manager per quanto riguarda la piattaforma.

Per utilizzare Trello al massimo del suo potenziale, uno dei passaggi più importanti che l'azienda ha intrapreso è stata la creazione di video di onboarding personalizzati per la formazione dei nuovi utenti. Nella serie video, sono affrontati i concetti di base di Trello e viene inoltre descritto come lo strumento viene utilizzato in particolare da BurgerFi.

Sono inoltre disponibili risorse di onboarding e bacheche di esempio per i nuovi proprietari dei ristoranti affiliati che consentono loro di gestire letteralmente tutte le operazioni con Trello, collaborando su elementi come log, ispezioni sanitarie e sicurezza alimentare, reclami (e complimenti!) dei clienti, visite aziendali al locale e risorse umane, il tutto mantenendo i contatti aziendali facilmente accessibili dalla sezione dei commenti delle schede o tramite la pagina del gruppo.

Ci impegniamo a includere la formazione su Trello come componente dei sistemi di formazione e onboarding di BurgerFi per tutti i dipendenti e gli affiliati dell'azienda.

La vera crescita è avere una mentalità collettiva

Steven dice che, andando in giro nella sede dell'azienda, si vedono schermate e bacheche Trello aperte su tutti i computer. "Non so come faremmo quello che facciamo senza Trello", aggiunge.

Potrebbe sembrare esagerato, ma i numeri dimostrano il contrario. Si prevede che l'intero settore della ristorazione raggiunga i 780 miliardi di dollari di fatturato quest'anno con oltre un milione di ristoranti negli Stati Uniti: "fare" ciò che fa BurgerFi, ovvero sviluppare un'azienda dinamica, innovativa (e deliziosa!), richiede quella potenza che deriva dalla capacità di riunire tutti i membri del gruppo intorno agli stessi obiettivi di crescita.