McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works è stata fondata nel 1925 e ha alle spalle una ricca storia di artigianato e innovazione. L'azienda, che progetta, fabbrica e installa lamiere HVAC, ha avuto una crescita incredibile nel corso dei suoi quasi 100 anni di storia: nata come una fabbrica locale a conduzione familiare si è trasformata in un'azienda presente in vari stati e che ora include la quarta generazione della famiglia McCorvey e centinaia di dipendenti. Questa azienda manifatturiera, con stabilimenti a Houston, Orlando e Dallas, è l'esempio lampante di un business stabile e di successo.

McCorvey Sheet Metal ha anche una storia consolidata di sistemi di archiviazione cartacei. Fino a pochi anni fa, infatti, sfruttava un sistema amministrativo analogico basato sull'utilizzo di richieste scritte a mano che venivano usate internamente e inviati alle aziende partner. Il coordinatore tecnico Chris Mondeau ha capito immediatamente che si trattava di una tradizione del passato che non sarebbe stata abbandonata malgrado l'azienda non fosse più una fabbrica a conduzione familiare:

I documenti cartacei andavano persi e le persone non riuscivano a tenere traccia di dove si trovasse un determinato elemento nel processo di fabbricazione o di ufficio.

L'obiettivo era spostare le operazioni verso un sistema intuitivo che non prevedesse l'utilizzo di documenti cartacei e che, soprattutto, fosse facile da mantenere per tutte le persone coinvolte.

Costruire un hub centrale

Chris ha iniziato a cercare un programma di pianificazione che mostrasse la quantità di task da svolgere in ogni fase del processo di fabbricazione. La priorità assoluta, tuttavia, era un sistema software con cui le persone potessero interagire facilmente in qualsiasi punto del processo e a prescindere dalla loro abilità tecnica. Cercava un programma che fosse un hub digitale e che raccogliesse i file e i processi su cui i dipendenti stavano già lavorando in programmi come Word e Dropbox. Da un punto di vista più tecnico, adottare uno strumento di organizzazione centrale con un'API aperta per le integrazioni (come nel caso di Trello) può rivelarsi estremamente vantaggioso man mano che più strumenti digitali specifici per i gruppi vengono introdotti nel flusso di lavoro dell'azienda.

Durante la fase di ricerca, sono stati testati diversi strumenti orientati ai gruppi, come Trello, Mavenlink, Wrike e il software CRM. Trello si è dimostrato il miglior "sostituto della carta" per i seguenti motivi:

1. Le funzioni intuitive e collaborative sono state adottate rapidamente dagli utenti dell'azienda.
2. Il monitoraggio dei task durante tutto il processo di produzione su un'unica bacheca era semplice ed efficace.
3. La natura visiva dei flussi di lavoro si è rivelata intuitiva per i dipendenti.

Innanzitutto, un test sul campo di Trello

Per valutare l'utilità di Trello nel processo di fabbricazione, è stato eseguito un test con 15 utenti. Il gruppo ha riscontrato un miglioramento immediato della garanzia di qualità: ora chi lavorava in quel campo poteva vedere lo stato dei progetti in fabbrica in tempo reale, nonché verificare che venissero fornite tutte le informazioni necessarie. C'è di più: non dovevano più telefonare o inviare costantemente e-mail alla fabbrica per effettuare controlli e fare domande.

Trello è la soluzione ideale per i nostri gruppi perché è estremamente flessibile: se non ti convince il funzionamento di una bacheca, puoi modificarla. Trello si adatta perfettamente alle nostre attività quotidiane.

Più gruppi all'interno dell'azienda hanno cominciato a notare i vantaggi di un hub digitale collaborativo:

• Quando il vicepresidente Charlie McCorvey ha visto l'impatto di Trello nelle procedure in fabbrica, ha introdotto a un flusso di lavoro digitale il gruppo responsabile delle stime. Potendo monitorare visivamente ciascun lavoro nella pipeline, il gruppo ha riscontrato una riduzione del numero di lavori non assegnati. Era possibile inoltre vedere quando i lavori richiedevano più tempo del previsto e chi aveva bisogno di aiuto per portare a termine le proprie incombenze.
• Il gruppo addetto alla fabbricazione ha iniziato a creare un registro cronologico dei problemi sorti durante il processo di produzione. Da quel momento, i report di fabbricazione sono diventati quasi del tutto digitali.

In generale, i dipendenti apprezzano la trasparenza delle bacheche Trello perché possono trovare e accedere alle informazione di cui hanno bisogno. Se c'è un problema con la progettazione, per esempio, è possibile lasciare un commento per il progettista sulla scheda del task e, in attesa di risposta, si può procedere con il resto del lavoro.

Costruire la cultura aziendale di Trello

Uno dei modi in cui Chris ha incorporato Trello nelle operazioni quotidiane dell'azienda è stato installandolo sui dispositivi in modalità chiosco situati in ogni fabbrica e ufficio. In questo modo, i dipendenti possono accedere e utilizzare Trello sempre e ovunque. L'app mobile permette inoltre ai membri di uno stesso gruppo di avere lo stesso accesso quando sono fuori casa.

Ora che hanno iniziato a utilizzare Trello, i dipendenti delle fabbriche e degli uffici non possono più farne a meno.

Oltre alla formazione di base su Trello (che generalmente richiede mezza giornata), Chris affianca per una settimana diversi gruppi dell'azienda per aiutarli a creare bacheche basate sui loro processi. Poi, partendo da un set di base di liste "Da fare", "In corso" e "Completato" ispirato a Kanban, controlla e aiuta il gruppo a sviluppare il flusso di lavoro utilizzando layout più personalizzati, etichette e Power-Up.

Uno dei suoi principali consigli è sfruttare la directory dei modelli Trello per trovare idee e bacheche di esempio da personalizzare. Anche i controlli periodici con i gruppi sono importanti. Inoltre, Chris è sempre disponibile per semplificare i flussi di lavoro nei casi in cui le bacheche e le liste diventino troppo lunghe o difficili da gestire.

Principali bacheche di gruppo di McCorvey

Ecco i principali flussi di lavoro Trello di McCorvey Sheet Metal:

Brainstorming del gruppo__

Flusso di lavoro: al fine di promuovere la creatività nell'azienda, una bacheca di brainstorming centrale incoraggia i dipendenti a creare schede con idee per migliorare o testare nuovi processi. La bacheca viene esaminata tutti insieme ogni due settimane. Le idee migliori vengono selezionate e realizzate.

Da utilizzare per: tutta l'organizzazione

Suggerimenti per la creazione della bacheca: usa il Power-Up Votazione per raccogliere i feedback su ogni idea.

Distribuzione del carico di lavoro in più sedi

Flusso di lavoro: una bacheca condivisa tra gli stabiimenti di Houston e della Florida che mostra il flusso di lavoro di fabbricazione. I direttori delle fabbriche usano la bacheca per distribuire i carichi di lavoro del gruppo tra le due sedi, a seconda del backlog.

Da utilizzare per: responsabili dei gruppi

Suggerimenti per la creazione della bacheca: usa delle etichette per indicare visivamente i task assegnati a ciascuna sede. Con il passaggio dalle e-mail alla bacheca, gli stimatori possono inoltrare facilmente le richieste dei clienti ricevute tramite e-mail alla bacheca e inserire i lavori nella pipeline.

Puntare più in alto

Senza dubbio McCorvey ha tratto vantaggio internamente dalla collaborazione e dalla trasparenza che Trello ha portato nelle operazioni quotidiane, ma l'azienda è diventata leader nel proprio settore anche grazie alla trasformazione digitale.

Durante la gara d'appalto per un grande progetto finalizzato alla costruzione di una struttura ospedaliera, Trello ha contribuito a farla emergere tra le 14 aziende che hanno partecipato alla competizione. Nell'ambito della presentazione, è stata preparata una bacheca comune in cui entrambe le parti potevano comunicare e seguire il processo di fabbricazione in tempo reale. È stata proprio la sua propensione verso una collaborazione di tipo aperto ad attirare l'attenzione del cliente. Come sottolinea Chris, "la trasparenza è un importantissimo fattore di vendita e il fatto che utilizziamo Trello comunica che vogliamo assicurarci che il lavoro sia svolto correttamente".

Una nuova era di produttività senza documenti cartacei

Quando Chris Mondeau ha iniziato a cercare un programma che lo aiutasse a organizzare i processi di produzione, forse non immaginava il reale impatto che questo cambiamento avrebbe avuto sull'intera azienda. Di fatto, però, Trello ha convinto i gruppi ad abbandonare l'utilizzo dei documenti cartacei:

McCorvey è un'azienda che per 60-70 anni ha operato basandosi su documenti cartacei e che nel giro di una notte è passata al digitale grazie a Trello. L'impatto è stato enorme e il risultato è stato migliore del previsto: siamo assolutamente soddisfatti di questa scelta.

Gli obiettivi che Chris voleva raggiungere con l'introduzione di Trello nell'azienda, vale a dire collaborazione, trasparenza e comunicazione maggiori tra i gruppi, sono stati conseguiti con risultati tangibili. Infatti, Trello ha contribuito a mantenere connessi gli uffici, le fabbriche e i cantieri disseminati in Florida e Texas. Per McCorvey Sheet Metal Works, avere a disposizione un hub digitale scalabile in base alle esigenze dell'organizzazione rappresenta un grande passo in avanti e un ottimo punto di partenza per il successo futuro dell'azienda.