Palace Law + Trello

Se pensi a un avvocato al lavoro, cosa ti viene in mente?

Tradizionalmente, gli avvocati rappresentano la cultura dei professionisti in giacca e cravatta tutti d'un pezzo e fanno venire in mente interminabili giornate in ufficio e mucchi di fascicoli e scartoffie.

La professione legale, così come è stata pensata ed esiste da decenni, è stata costruita su un sistema basato sulla carta.

Secondo Jordan Couch, avvocato presso Palace Law, questa professione è stata creata inoltre ponendo l'accento sulle persone che la praticano piuttosto che su quelle che se ne servono. "È un settore che, per certi versi, cerca di ostacolare i migliori interessi dei clienti", afferma Jordan. "Prendiamo il modello di fatturazione a ore. Il successo del cliente è un intralcio per noi, perché più si lavora in modo rapido ed efficiente, minori saranno i guadagni. E questo è un problema per il cliente".

Alla facoltà di giurisprudenza, Jordan è stato incoraggiato dai suoi professori a pensare a nuovi modi diversi di praticare la professione. Dopo la laurea, ha iniziato a cercare uno studio legale vicino alle sue convinzioni. La sua ricerca lo ha condotto da Patrick Palace, fondatore di Palace Law. Entrambi ritenevano che la professione dovesse servire meglio i clienti senza addebitare di più. "Volevamo offrire un servizio migliore a più persone e in modo più efficiente", afferma Jordan. "Questa aspirazione è stata la base di tutti i cambiamenti che abbiamo apportato e che continuiamo ad apportare tutt'oggi".

Palace Law è arrivata alla conclusione che il modo per raggiungere l'obiettivo di migliorare il servizio offerto ai clienti fosse creare e implementare un sistema digitale in sostituzione della struttura basata su carta che costituisce il fulcro delle giornate lavorative di molti professionisti nel campo legale.

Inizio del viaggio verso il digitale

"Poter visualizzare un flusso di lavoro è davvero importante per gli avvocati, ma visualizzare e comprendere i nostri flussi di lavoro può essere difficile", afferma Jordan. "Ecco perché ci siamo rivolti a Trello".

Fin dall'inizio della sua trasformazione digitale, Palace Law ha scelto di concentrarsi su due sfide chiave.

La prima era quella di rendere gli avvocati disponibili per i clienti al di fuori dell'ufficio. Per riuscirci, l'azienda doveva trovare un modo per rendere accessibili da qualsiasi posizione le informazioni contenute in tutti quei documenti cartacei sparsi su scrivanie e scaffali. Palace Law ha adottato Clio come sistema di gestione delle pratiche basato sul cloud, utilizzandolo come stanza virtuale di raccolta dei file digitali dello studio, in cui registrare e archiviare tutte le conversazioni e tutti i file.

La seconda sfida consisteva nel facilitare agli avvocati l'accesso agli incarichi e ai task relativi ai loro casi in un ambiente digitale. "Poter visualizzare un flusso di lavoro è davvero importante per gli avvocati, ma visualizzare e comprendere i nostri flussi di lavoro può essere difficile", afferma Jordan. "Ecco perché ci siamo rivolti a Trello". Palace Law ha adottato Trello come sistema dei flussi di lavoro basato sul cloud e, tramite Zapier, lo ha integrato con Clio per consentire allo staff di accedere alle informazioni necessarie per diversi processi. Palace Law ha scelto Trello anche per le funzionalità di integrazione che è in grado di offrire, dal momento che anche Slack e Google Drive fanno parte dell'ecosistema digitale dell'azienda.

Una volta creato questo ambiente virtuale, lo studio ha rivisto ciascuno dei flussi di lavoro e li ha aggiornati per adattarli al nuovo sistema digitale. Ad esempio, nel vecchio sistema, un membro dello staff avrebbe fisicamente depositato sulla scrivania di un'avvocatessa una pila di fascicoli sul caso. Questa pila di fascicoli rappresentava il carico di lavoro dell'avvocatessa e la incatenava alla scrivania. Senza questi fascicoli, non avrebbe mai potuto portare a termine il suo lavoro.

Trello ha completamente trasformato questa struttura operativa. Ora, i fascicoli sui casi sono rappresentati da una scheda Trello. Queste schede sono assegnate alle bacheche Trello degli avvocati, che utilizzano le funzioni di Trello per assegnare le priorità al loro lavoro. Nel vecchio modello, gli avvocati dovevano contrassegnare manualmente un fascicolo su un caso per indicare quando occorreva riesaminarlo. Adesso, invece, ricevono un promemoria su Trello quando arriva il momento di rivedere un caso.

Con l'aiuto di Trello, Palace Law ha digitalizzato il flusso di lavoro delle comunicazioni tramite posta e con i clienti, oltre che la procedura di acquisizione di nuovi clienti, e si occupa persino di casi in contenzioso.

"Trello ci ha offerto qualcosa di tangibile", afferma Jordan. "Visto che non avevamo più documenti fisici sulla scrivania, ci serviva un modo per esaminare ogni fascicolo sul caso, sapere su cosa lavorare, conoscere le priorità e vedere i file associati a un cliente".

Grazie a questo cambiamento, gli avvocati possono lavorare da casa o avere a portata di mano tutte le risorse necessarie quando incontrano i clienti al di fuori dell'ufficio; il tutto si traduce in meno stress e più flessibilità per tutti. Ad esempio, Jordan usa l'app mobile di Trello per leggere le e-mail e controllare le scadenze. "L'app mobile è uno strumento importantissimo per controllare le attività in corso e quelle future", afferma Jordan.

Risparmiare 200 fogli di carta al giorno

"In generale, sono tutti più felici da quando abbiamo iniziato a usare Trello. Ci ha reso la vita molto più facile", dice Jordan.

Oggi, il team di Palace Law è convinto dell'utilità del sistema digitale, ma il passaggio a questo ambiente virtuale aveva generato non pochi timori. "All'inizio, il nuovo sistema era adottato da ben poche persone, il che ha reso la situazione un po' preoccupante", racconta Jordan. "Non c'erano modelli comprovati di questo sistema".

Anche se generava un po' di nervosismo, la trasformazione è stata nel complesso accettata da tutto il personale di Palace Law. "La creatività, l'innovazione e la flessibilità fanno parte della nostra cultura. Siamo alla costante ricerca di modi per migliorare il servizio che offriamo ai clienti", afferma Jordan.

Il sistema ha prodotto risultati notevoli. In soli 9 mesi, Palace Law ha aumentato le entrate del 76%. Lo studio ha inoltre ottenuto un rimarchevole Net Promoter Score (NPS) pari a 70. Secondo il report dei trend legali di Clio, l'NPS medio nazionale per gli studi legali è pari a 25. Inoltre, l'azienda ha drasticamente ridotto l'uso di carta, riuscendo a risparmiare in media circa 200 fogli di carta.

Come ulteriore vantaggio, la trasformazione ha influito anche sul modo in cui le persone percepiscono il loro lavoro. "In generale, sono tutti più felici da quando abbiamo iniziato a usare Trello. Ci ha reso la vita molto più facile", dice Jordan. "Le persone sono meno stressate. È difficile tenere traccia del numero spropositato di scartoffie sulla scrivania. Poter invece visualizzare le schede Trello con etichette e date di scadenza ha ridotto lo stress e ha reso più semplice l'individuazione delle priorità più urgenti dei flussi di lavoro".