Scan2Cad + Trello

Come Scan2CAD usa Trello per crescere in semplicità, flessibilità e visibilità

Per la maggior parte delle aziende, la crescita implica un aumento del personale, dei processi, della complessità e dei grattacapi. Ma Scan2CAD, il software di conversione di progetti architettonici e ingegneristici leader a livello mondiale, sta definendo questo trend con l'aiuto di Trello.

Scan2CAD si impegna a garantire la scalabilità mantenendo al contempo la semplicità. Laddove le altre organizzazioni aggiungerebbero precipitosamente personale e metri quadrati, il gruppo di Scan2CAD, per restare al passo con la crescita della clientela fino a oltre 90.000 unità, è rimasto piccolo (con meno di 25 membri, inclusi gli appaltatori!) e distribuito. Laddove le altre aziende si affretterebbero a introdurre nuovi prodotti e a entrare in nuovi mercati, Scan2CAD mantiene il focus su un solo prodotto per due segmenti di pubblico principali.

E mentre gli altri accumulerebbero strumenti e sistemi, Scan2CAD raddoppia l'uso di Trello, adoperandolo in modi creativi per soddisfare tutte le esigenze di amministrazione dei progetti, delle vendite e di gestione del prodotto.

Colmare il divario tra il sistema fisico e quello digitale

Scan2CAD aiuta gli architetti e gli ingegneri a realizzare i loro progetti e prodotti. Il software dell'azienda semplifica la conversione di immagini e piani scansionati da tipi di file tradizionali in file compatibili con CAD (progettazione assistita dal computer) e CAM (produzione assistita dal computer) per scopi di modifica e documentazione. Questa tecnologia intelligente e la sua mission erano le priorità del CEO Luke Kennedy quando nel 2010 ha acquisito l'azienda.

Luke era nuovo nel ruolo di responsabile, ma non nell'azienda. Suo padre aveva fondato Scan2CAD più di 20 anni prima. L'azienda era stata acquisita dopo che suo padre era andato in pensione, ma quando chi l'aveva acquisita voleva portarla verso un'altra direzione anni dopo, Luke ha colto al volo l'opportunità di riacquisirla e seguire così le orme di suo padre.

Non appena ha assunto il ruolo di CEO, Luke ha visto opportunità di semplificazione, incremento della produttività e miglioramento della visibilità. "Sappiamo che i nostri clienti utilizzano la nostra soluzione per una cosa: la conversione dei file. Per questo motivo, volevo rendere questa funzione il più semplice possibile per loro", spiega. "Poi ho iniziato a pensare in che modo potevamo semplificare anche i processi dell'intera azienda".

Nello spirito della semplificazione, Luke si è posto l'obiettivo di individuare un singolo sistema flessibile in grado di mantenere il gruppo organizzato nel presente e di crescere insieme a lui nel futuro. Così, ha aperto la sua fidata bacheca Trello personale e ha fatto conoscere la sua magia ai suoi colleghi di Scan2CAD.

Uno strumento, infiniti usi

Se non fosse per Trello, probabilmente adesso utilizzeremmo 10 app separate... Abbiamo risparmiato tempo e fatica, oltre che un sacco di soldi.

Nell'ambito del coordinamento tra i vari gruppi, Luke ha condiviso diverse idee sull'utilizzo di Trello per gestire qualsiasi cosa, dalle semplici liste delle cose da fare ai flussi di lavoro più complessi. Nel tempo, i dipendenti hanno fatto proprie queste idee mettendole in pratica. Alla fine, l'intera azienda ha adottato Trello per tutti i processi critici (inclusi i processi di vendita e assunzione, ideazione e creazione di contenuti, sviluppo software e monitoraggio dei bug) consolidando tanti strumenti diversi in uno solo. "Se non fosse per Trello, probabilmente adesso utilizzeremmo 10 app separate", dice Luke. "Usando invece una sola app, abbiamo risparmiato tempo e fatica, oltre che un sacco di soldi".

Ad esempio, il gruppo che si occupa dei contenuti di Scan2CAD usa Trello per il brainstorming delle idee per la stesura degli articoli di assistenza e delle risorse per i clienti. Crea nuove schede per ogni argomento o risultato finale e quindi le organizza in base al mese e agli autori assegnati. Man mano che avanza nel processo, l'autore sposta le sue schede dallo stato di bozza a quello di modifica, fino allo stato di lancio. Anche gli editor si affidano al Power-Up Ripetitore di schede e alla funzione delle checklist di Trello per non lasciarsi sfuggire nessun task di modifica.

Il team di vendita di Scan2CAD usa Trello in un modo simile. Ogni volta che è richiesta un'azione per un nuovo lead o un cliente esistente, il rappresentante di vendita crea una scheda sulla bacheca "Trattative" di Trello per assicurare il follow-up.

Gli sviluppatori di Scan2CAD hanno adattato Trello alle loro esigenze, piuttosto che aggiungere un altro strumento al mix. Anche se si usano gli script per i test automatici, la distribuzione richiede ancora molti input manuali. Per ridurre il carico mentale e assicurarsi che ogni task venga completato, il team di sviluppo crea schede Trello per ogni rilascio, quindi usa la funzione delle checklist per compilare automaticamente le checklist delle attività di distribuzione e lancio.

Gli sviluppatori si affidano a Trello anche per monitorare e risolvere i bug. Creano schede per ogni bug, vi assegnano utenti specifici (per semplificare il lavoro anche al resto del gruppo) e si scambiano comunicazioni sul ticket tramite i commenti alle schede. Luke racconta che questo flusso di lavoro è stato così utile per il gruppo, che adesso il suo successo dipende da questo. "Non faremmo mai un rilascio senza questo flusso di lavoro", afferma. "E dal momento che assegniamo le persone soltanto alle schede di cui devono essere a conoscenza, queste possono mantenere la concentrazione e sapere esattamente di cosa sono responsabili. C'è un equilibrio tra la trasparenza e il [non] sopraffare le persone".

Un sistema semplice e flessibile che realizza i sogni e dà vita ai dati

Trello è la nostra "fonte di riferimento".

Dai processi estremamente lineari (come la creazione di contenuti) a quelli più iterativi (come il monitoraggio dei bug), Scan2CAD ha trovato in Trello la flessibilità giusta per adattarlo a tutti i flussi di lavoro critici.

L'azienda ha inoltre migliorato la visibilità e la collaborazione tra il gruppo remoto e distribuito in tutto il mondo avvalendosi dell'aiuto di Trello. Luke spiega: "Trello è la nostra unica fonte di riferimento". Tutti i membri del gruppo, inclusi i nuovi dipendenti in fase di onboarding, possono aprire Trello e disporre dell'accesso a tutto ciò di cui hanno bisogno."

Luke attribuisce l'ampia adozione di Trello, e il successo che ne è derivato per Scan2CAD, al design intuitivo e alla sua flessibilità. Non importa quanto si sia esperti dal punto di vista tecnologico, tutti possono imparare a utilizzarlo rapidamente senza alcuna formazione e ad adattare le bacheche alle proprie esigenze specifiche. Afferma: "Trello è flessibile come un foglio di calcolo, ma più potente. Può essere utilizzato come un elenco puntato nella sua forma più semplice o come un'app completa e integrata con altri sistemi per guidare intere parti dell'azienda".

Via via che Trello passava dall'essere una singola bacheca personale a un sistema implementato a livello aziendale, Luke e il suo gruppo vi hanno fatto affidamento per mettere in pratica le loro idee. "Trello è diventato un tipo di file per noi. Non è davvero paragonabile alle altre app", afferma Luke. "Usiamo Trello perché i nostri dati prendono vita: un elenco puntato si trasforma in task veri e propri che vengono assegnati a persone in carne e ossa con date di scadenza e collegamenti alle nostre altre app. Da questo punto di vista è davvero utile".