SwagUp + Trello

Le nuove idee aziendali non raggiungono il successo senza un solido sistema di supporto. Disporre di sistemi e flussi di lavoro che operano dietro le quinte può incrementare notevolmente la capacità di un'azienda di decollare e, soprattutto nel caso delle startup, di adattarsi man mano che emergono nuove opportunità di innovazione.

Quando l'imprenditore Michael Martocci ha iniziato a dedicarsi al settore dei prodotti promozionali (cioè gli swag) e ha fondato SwagUp (nel garage di sua madre in New Jersey, naturalmente) aveva l'obiettivo di creare un fornitore di prodotti promozionali per le startup. Ma, come imprenditore, era alla costante ricerca di nuove idee e opportunità di innovazione, che Trello ha saputo trasformare in realtà.

SwagUp trova la sua nicchia di mercato

Sebbene il settore dei prodotti promozionali si sia evoluto ben oltre le tazze e le bottiglie d'acqua brandizzate, basti pensare ai giganteschi blocchi Jenga e agli hoverboard (proprio così, gli hoverboard), le pratiche del settore e le opzioni a disposizione dei fornitori sono rimaste invariate per anni. "Ci sono 20 o 30 aziende che rappresentano la metà del fatturato, mentre l'altra metà è suddivisa tra circa 30.000 aziende", dice Michael.

Questa frammentazione si traduce in un'esperienza utente a dir poco spiacevole. Alcuni clienti devono collaborare con diversi fornitori per ottenere i prodotti di cui hanno bisogno, rendendo il processo di ordinazione dispendioso in termini di tempo, estremamente complicato e completamente disconnesso. Altri scelgono di assumere agenzie di marketing per gestire il processo di gestione degli ordini, che diventa così meno faticoso, ma più oneroso.

La realtà di questo sistema fallace si è presentata davanti agli occhi di Michael quando un'azienda gli ha chiesto un "pacchetto di prodotti swag", ovvero una raccolta di articoli brandizzati, da distribuire ai nuovi assunti. "La realizzazione di pacchetti di prodotti swag è un processo molto laborioso e questo episodio ci ha fatto pensare che se un cliente aveva chiesto il nostro aiuto in questo modo, ce n'erano tanti altri con le stesse esigenze", racconta.

Questa consapevolezza ha portato Michael a ripensare il suo approccio aziendale e, alla fine, a cambiare direzione. Invece di fare affidamento sul pesante modello esistente, SwagUp avrebbe semplificato l'esperienza dei clienti con processi di creazione degli ordini intuitivi ed esperienze fluide con l'e-commerce, oltre che tramite l'offerta di servizi di progettazione e assemblaggio di kit. L'azienda si sarebbe occupata anche dello stoccaggio, dell'evasione degli ordini e della spedizione. In sostanza, SwagUp si sarebbe fatta carico del peso logistico che tradizionalmente ricadeva sui clienti, offrendo così un'esperienza doppiamente fluida.

Per mettere in pratica questo ambizioso cambiamento di rotta, Michael ha dovuto sviluppare rapidamente un sistema in grado di gestire i flussi di lavoro logistici e aziendali necessari per trasformare in realtà questa idea innovativa.

Creare flussi di lavoro aziendali completi

Non appena apri una bacheca Trello, capisci subito come funziona. Non c'è una vera curva di apprendimento.

"Racconto alle persone che ho fondato questa azienda con Wix, Typeform e Trello. Questi sono tre strumenti pronti all'uso facilmente accessibili e, in una certa misura, gratuiti", dice Michael.

Il primo flusso di lavoro sviluppato da Michael è stato un sistema di pipeline di vendita per la gestione dell'intero ciclo di vita dei clienti, dall'invio degli ordini alla consegna dei prodotti promozionali. Ha scelto Trello per il suo layout visivo e il suo design incentrato sui processi. Sapeva inoltre che sarebbe stato facile formare i dipendenti su Trello, uno dei fattori chiave per far decollare rapidamente la sua nuova iniziativa. "Non appena apri una bacheca Trello, capisci subito come funziona", spiega Michael. "Non c'è una vera curva di apprendimento".

Michael ha automatizzato gli aspetti della pipeline di vendita tramite Zapier per risparmiare ancora più tempo. Quando un cliente inviava un ordine sul sito web di SwagUp, Zapier automatizzava una scheda Trello che a sua volta inviava un avviso a SwagUp. La scheda veniva assegnata a un designer, quindi inviata alla gestione dell'account e così via. Man mano che le schede si spostavano nella bacheca Trello, il gruppo poteva visualizzare in che punto del processo si trovava ciascun cliente e i passaggi successivi.

Una volta essersi reso conto di come Trello fosse in grado di supportare il suo processo di vendita, Michael ha trasferito altri flussi di lavoro del gruppo nella piattaforma. Ha creato una bacheca delle operazioni per gestire gli ordini di approvvigionamento e dei fornitori. I processi di evasione degli ordini di Swag sono estremamente dettagliati e Trello è stata la posizione centrale da cui monitorare e gestire questi dettagli. "Abbiamo monitorato tutti gli elementi in questa bacheca: la data entro cui necessitavamo di un articolo, i colori, tutto", racconta Michael.

Abbiamo incluso delle checklist nelle schede per assicurarci di avere tutte le informazioni di cui il gruppo di gestione degli ordini aveva bisogno per svolgere il suo lavoro.

Dalla bacheca operativa, le richieste di ordini venivano inviate ai fornitori, attivando un flusso di lavoro di evasione degli ordini. I fornitori indicavano sulle schede Trello se avevano o meno accettato un ordine e la data di spedizione di quest'ultimo. Successivamente, man mano che il flusso di lavoro di evasione degli ordini di SwagUp diventava più solido, Michael ha iniziato a rendersi conto del valore dei Power-Up, in grado di aggiungere ulteriori funzionalità e integrazioni con altri strumenti aziendali chiave a qualsiasi bacheca Trello.

Per sei mesi, SwagUp ha utilizzato una versione gratuita di Trello, ma Micheal voleva svilupparne le funzionalità, soprattutto quelle che consentivano l'inclusione delle informazioni di spedizione sulle schede. Il Power-Up Tracciamento pacchi consente di allegare i numeri di tracciamento delle spedizioni direttamente alle schede Trello, fornendo informazioni aggiornate sull'avanzamento e sulle date di consegna direttamente in Trello. "Abbiamo centinaia di pacchi in entrata e in uscita ogni giorno. È utile aprire una scheda per vedere se un pacco è arrivato o meno e verificare dove si trova", afferma.

SwagUp trova la strada per il successo

Non mi vengono in mente altri modi in cui ci saremmo potuti riuscire. Non saremmo sopravvissuti senza Trello.

In poco più di due anni, un'idea imprenditoriale innovativa si è trasformata in un'azienda innovativa e Michael attribuisce a Trello il merito di aver svolto un ruolo essenziale in questa trasformazione. E l'investimento aziendale per un'esperienza clienti rinnovata all'interno di un settore statico sta dando i suoi frutti: SwagUp ha acquisito 800 clienti, ha raggiunto quasi i duemila ordini e un fatturato annuo lordo compreso tra 8 e 9 milioni di dollari nel 2019.

"Non mi vengono in mente altri modi in cui ci saremmo potuti riuscire. Non saremmo sopravvissuti senza Trello", afferma Michael. "Non solo questo strumento ha unificato le nostre procedure e ha aiutato tutti a comprendere il proprio ruolo, ma ci ha anche consentito di automatizzare i passaggi essenziali dei processi per accelerare le operazioni e diventare un'impresa multimilionaria con un gruppo di dieci persone".