Scan2Cad + Trello

Scan2CAD が Trello を活用して、シンプルさ、柔軟性、可視性を実現して成長した方法

往々にして、企業が成長するとスタッフ、プロセス、複雑性が増加して、頭痛の種が増えます。しかし、建設設計やエンジニアリング デザイン用の世界有数の変換ソフトウェアである Scan2CAD は、Trello を活用してこの傾向を覆しています。

Scan2CAD は簡素化しながら拡張することに取り組んでいます。顧客数が 90,000 人以上に増加すると、衝動的にスタッフを増員して会社規模を拡大する組織もある中で、Scan2CAD のチームは小規模 (請負業者を含めて 25 人未満!) で分散した状態を維持しています。新製品や市場を急いで導入しようとする企業もある中で、Scan2CAD は 2 つの主要な対象者向けの 1 つの製品に注力し続けています。

また、より多くのシステムやツールを利用する企業もある中で、Scan2CAD では Trello を強化して創造的な方法で活用し、プロジェクト管理、販売、プロダクト マネジメントのすべてのニーズを満たしています。

物理的方式とデジタル方式のギャップを埋める

Scan2CAD では、アーキテクトやエンジニアがプロジェクトと製品を実現できるようにします。Scan2CAD のソフトウェアによって、従来のファイル タイプにスキャンされたブループリントや画像を CAD (コンピューター支援設計) と CAM (コンピューター支援製造) に適したファイルに変換して、編集して文書化できます。この高性能なテクノロジーとその根本的なミッションは、CEO の Luke Kennedy 氏が 2010 年に同社を買収したときに考えていたことでした。

Luke 氏はオーナーの経験はありませんでしたが、同社についてはある程度知っていました。彼の父親が 20 年以上前に Scan2CAD を設立したのです。父親の定年後に会社は買収されましたが、数年後、その取得者が会社を方向転換する際に、Luke 氏がその好機に飛びついて会社を取り戻し、父親が残した会社を引き継いでいます。

Luke 氏は CEO に就任するとすぐに、簡素化、生産性向上、可視性改善の機会を見出しました。「私たちは、お客様が当社の製品を 1 つの目的で利用していることがわかっています。ファイルの変換です。そこで、お客様がファイル変換をできる限り簡単に行えるようにしたかったのです」と説明します。「その後『どうすれば当社のビジネスも簡素化できるか?』と考え始めました」

Luke 氏は合理化を目指して現在のチームをまとめ、今後チームと共に成長するような、柔軟な単一のシステムを探し始めました。そこで、信頼できる Trello のパーソナル ボードを開いて、Scan2CAD の同僚に Trello の魔法を紹介しました。

1 つのツールを際限なく使用

Trello でなかったら、おそらく個別のアプリを 10 個使用していたでしょう。時間と労力を節約して、さらに多くの費用も削減できました。

Luke 氏は各チームをまとめながら、シンプルな To Do リストから複雑なワークフローまで、Trello を利用してあらゆることを管理する方法についてアイデアを共有しました。徐々に、従業員はそれらのアイデアを取り入れて実行しました。最終的に、すべての重要なプロセス (販売や採用、コンテンツのアイデア化と作成、ソフトウェア開発、バグ追跡など) に会社全体で Trello を採用して、複数のツールを 1 つに統合しました。「Trello を採用していなかったら、おそらく個別のアプリを 10 個使用していたでしょう」と Luke 氏は話します。「1 つのアプリだけを使用することで、時間と労力を節約して、さらに多くの費用も削減できました」

たとえば、Scan2CAD のコンテンツ チームは Trello を利用して、ヘルプ記事や顧客リソースのアイデアをブレーンストーミングしています。それぞれのトピックや成果物に新しいカードを作成したら、月ごとにカードを整理して作成者を割り当てます。作成者はプロセスが進むにつれて「下書き」から「編集」や「ローンチ」までカードを移動します。編集者も Trello のカードの繰り返し Power-Up やチェックリストの機能を活用して、編集タスクに見落としがないようにしています。

同様の方法で、Scan2CAD の営業チームは Trello を活用しています。新しいリードや既存の顧客に対してアクションが必要な場合は常に、営業担当者が「取引」の Trello ボードにカードを作成して確実に実行します。

Scan2CAD の開発者は別のツールを追加して混合するのではなく、自分たちのニーズに合わせて Trello も調整しています。開発者は自動化テストにスクリプトを使用しますが、デプロイにはまだ多くの手動入力が必要です。精神的な負荷を減らしてすべてのタスクを完了できるように、開発チームはすべてのリリースに Trello カードを作成して、チェックリスト機能を利用してデプロイやローンチのチェックリストを自動入力しています。

また、開発者はバグの追跡と解決にも Trello を活用しています。バグごとにカードを作成してそのバグに取り組む特定のユーザーを割り当て (残りのチーム メンバーに対しても余計な情報を低減します)、カードのコメントを通して問題に関するコミュニケーションを取ります。Luke 氏は、このワークフローはチームにとって非常に役立ち、チームの成功は Trello 次第だと述べて「Trello なしではリリースできなかったでしょう」と公言しています。「内容を把握する必要があるカードに担当者を割り当てるだけなので、担当者は集中力を保って自分が担当している業務を正確に把握できます。人数の多寡に関わらず、透明性が保たれます」

データを有効活用して夢を実現する、シンプルで柔軟なシステム

Trello は当社の「信頼できる情報源」の 1 つです。

非常に直線的なプロセス (コンテンツ作成など) から反復的なプロセス (バグ追跡など) まで、Scan2CAD は Trello が重要なワークフローすべてに十分に適合することを認識しました。

同社は Trello を活用して、可視性を向上して世界中の完全なリモート チーム全体のコラボレーションも改善しました。Luke 氏は次のように説明しています。「Trello は「信頼できる唯一の情報源」です。研修中の新入社員を含むチーム全員が Trello を確認して、必要な情報すべてにアクセスできます」

Luke 氏は、Trello を利用することで Scan2CAD が広く普及し成功したのは、Trello の直感的なデザインと柔軟性のおかげであると考えています。テクノロジーに精通している程度に関係なく、トレーニングなしですばやく使用方法を学んで、特定のニーズにボードを適応させられます。「Trello はスプレッドシートと同じくらい柔軟なだけでなく、より優秀です。最もシンプルなフォームの箇条書きリストとして、または他のシステムと統合した完全なアプリとして利用して、ビジネス全体を促進できます」と話しています。

Scan2CAD が Trello を単一のパーソナル ボードから全社的なシステムへと拡張すると、Luke 氏とチームは Trello を活用してアイデアを実現できるようになりました。「Trello が私たちにとってのファイル タイプになりました。他のアプリとは比べものになりません」と Luke 氏は話します。「当社が Trello を利用するのは、データを有効活用できるからです。箇条書きのリストが実際のスタッフに期限付きで割り当てる実際のタスクに変化して、当社の他のアプリと接続されます。この操作がもたらす効果は絶大です」