Desk Plants + Trello

Lawrence Hanley ble «planteforelder» (#plantparent) da han var direktør for markedsføringsavdelingen i et stort teknologiselskap.

Det begynte som et ønske om å ha noe å ta vare på etter at han ble overført fra Boston i Massachusetts til Austin i Texas – over 300 mil unna – uten å kunne ta med seg hunden sin (ikke vær redd, kjæresten hans adopterte den). I det nye livet i Austin kunne han ikke ha kjæledyr, så Lawrence fant trøst i planter. Noen planter ble til mange planter, og mange planter ble til … en hel skog. «Før jeg visste ordet av det, hadde jeg 40 planter i leiligheten», sier han.

Hjemme koste Lawrence seg med plantene sine, og på jobb så han en trend i bransjen om den nye lidenskapen hans: «Jeg la merke til at mange investerte i plantebedrifter på nettet, og jeg visste det var store muligheter i det markedet.»

Han la også merke til at nettbedriftene ikke fokuserte på hardføre planter – de som tåler lite lys og å bli vannet uregelmessig. Og slik kom Desk Plants sitt grunnleggende oppdrag til verden: Alle – fra plantenybegynner til den største #planteholiker – skal få kunne kose seg med potteplanter. Lawrence lanserte Desk Plants sent 2018, og de tilbyr et utvalg planter som er nærmest umulige å drepe.

Entusiasmen hans var skyhøy, men han fikk raskt kjenne på utfordringene som kommer med å drive en liten bedrift. Han slet spesielt med å holde teamet oppdatert om den siste informasjonen om bedriften, uansett om de jobbet på kontoret, i et drivhus eller på en lokalt markedsplass. Trello ble løsningen på dette voksende problemet.

Bli (og forbli) organisert med Trello

Vi valgte Trello fordi det er godt designet – det er nydelig designet – intuitivt og passer perfekt til det vi trenger å gjøre.

«Jeg kan ikke påstå at jeg ble født til å styre en organisasjon», sier Lawrence. «Det er en konstant utfordring for meg. Og hvis det er vanskelig for meg, er det enda verre for teamet mitt, for de kan ikke lese tankene mine.»

Lawrence og teamet med ansatte og entreprenører administrerte Desk Plants med notatbøker i papir og whiteboardtavler. «Vi brukte verktøy fra steinalderen. Alt ble skrevet for hånd, og ingenting ble oppbevart på ett sentralt sted», sier Lawrence. «Ting ble ofte mistet eller fjernet.» Det ineffektive systemet kunne stoppe hele bedriften. Uten tilgang til én definitiv informasjonskilde kunne ikke teammedlemmene ta avgjørelser. Det ble vesentlig å finne en digital løsning som kunne erstatte Desk Plants sitt primitive notatboksystem.

Lawrence var noe kjent med Trello før han lanserte bedriften, og han begynte å tro at verktøyet kunne fungere for teamet, så han introduserte det for dem sammen med to andre digitale verktøy. De brukte en ettermiddag på å se på alle alternativene og bestemte seg sammen. «Vi valgte Trello fordi det er godt designet – det er nydelig designet – intuitivt og passer perfekt til det vi trenger å gjøre.»

Før Lawrence kunne lage en sentral hub, måtte han først flytte informasjonen fra notatbøkene og finne ut hvilke av bedriftens støttefunksjoner og kjernefunksjoner som trengte Trello-tavler. «Jeg samlet fem notatbøker jeg ofte brukte, som jeg hadde på kontoret, i sekken, i bilen og på hjemmekontoret», forklarer han. «Jeg leste alle kråketærne og organiserte de ulike områdene i Desk Plants som vi ofte måtte løse.»

Lawrence utviklet en Trello-tavle for hvert kjerneområde:

• arrangementer
• salg
• markedsføring
• hagedrift
• kundeservice

Han opprettet også en generell tavle der teamet kan holde styr på nye ideer og prosjekter som ikke passer på de andre tavlene. Dette gjorde at alle på teamet kunne se, i sanntid, hvilke oppgaver som var på gang, og hvilke som var ferdige, uansett hvor de jobbet fra.

For eksempel går Virginia Stroup, Desk Plants sin drivhusleder, ofte inn på Trello fra telefonen, fordi hun sjeldent er i nærheten av datamaskinen i løpet av dagen. «Det er veldig viktig at alle vet hva vi holder på med, uansett hvor vi er», sier Lawrence. «Det har ryddet opp i så mye ineffektivitet, og det har stor verdi for bedriften.»

Fra å ta vare på planter til å ta vare på bedrifter: råd fra en eier av en liten bedrift

Vi har sett en økning i bestillinger per time på 30 % de siste seks ukene. Og jeg tror ikke det er tilfeldig at det skjedde etter at vi effektiviserte bedriften med Trello.

Kunder som bestiller en hardfør plante fra Desk Plants, mottar et kort der det står forklart hvordan man tar vare på planten, sammen med forsendelsen. Desk Plants legger ved disse kortene fordi det finnes enormt mye informasjon om hvordan man tar vare på planter, på nettet, og kundene vil ha tydelige råd om hvordan de skal ta vare på nettopp den planten de har valgt.

Lawrence har også tydelige råd til nye eiere av små bedrifter. «Trello er et av verktøyene du bør bruke fra første stund for å holde alt organisert», sier han. «Når man starter en bedrift, er det lett å føle man har tatt seg vann over hodet. Trello hjelper deg med å ha kontrollen på alt du vil gjøre, samtidig som du kommer deg gjennom alt du må gjøre.»

Hos Desk Plants har denne enkle strategien virkelig vært til hjelp. «Vi har sett en økning i bestillinger per time på 30 % de siste seks ukene», sier Lawrence. «Og jeg tror ikke det er tilfeldig at det skjedde etter at vi effektiviserte bedriften med Trello.»