Instinct Dog Training + Trello
En tilpasset tilnærming for utmerket hundeomsorg over hele landet
Da ekteparet Brian Burton og Sarah Fraser startet Instinct Dog Training for over ti år siden, var visjonen deres å gi hjelp og håp til hunder og eierne deres gjennom kvalitetsomsorg og opplæring med positiv tilbakemelding. På en slags måte gjør de det samme for de ansatte og kundene – ved hjelp fra Trello.
Selv om Brian og Sarah på det tidspunktet jobbet i forskjellige bransjer, så de en mulighet til å kombinere hans ferdigheter innen prosjektledelse med hennes bakgrunn innenfor markedsføring og lidenskap for hunder til en meningsfull virksomhet. Sammen klarte de ikke bare å opprette en nasjonal bedriftskjede, men de lagde også en imponerende bedriftsplattform i Trello som sparer tid, gir god synlighet og skaper den beste hundeopplevelsen for både de firbente og tobente kundene.
En løsning som varer
Trello spiller en viktig rolle når det gjelder evnen til å vokse. Det vil hjelpe oss med å maksimere potensialet til arbeidsgruppen og utvide slik vi ønsker.
Instinct har siden oppstart vokst til å bli en virksomhet verdt flere titalls millioner, med flere lokasjoner i New York, New Jersey, California og Oregon. Selskapets mål er å utvide til 30–50 lokaler, som kan betjene tusenvis av hunder og sysselsette flere hundre personer.
For å kunne nå disse ambisiøse vekstmålene trengte arbeidsgruppen et brukervennlig og standardisert system for driftsledelse. Brian og Sarah vurderte mange verktøy, men valgte til slutt Trello grunnet brukervennligheten og fordi den har et åpent API. Disse funksjonene lar dem bruke Zapier, et enkelt automatiseringsverktøy som kobler apper til hverandre, til å integrere Trello med Instincts CRM, bestillingsapp, programvare for registrering av hunder og e-post. På den måten kan alle systemene deres fungere sammen som én driftsplattform.
En vanlig dag for de fantastiske hundene hos Instinct
Denne plattformen har så langt spart 10–20 timer per uke for arbeidsgruppen for hundeomsorg, 20–25 timer for treningsarbeidsgruppen og 25–40 timer for arbeidsgruppen for kundetjenester.
Etter hvert som Brian koblet sammen appene til Instinct i Trello, begynte han å se hvordan dette nye automatiserte systemet kunne være til fordel for alle, fordi det frigjorde tid som arbeidsgruppen tidligere hadde brukt på kjedelige og administrative oppgaver. Det vil la arbeidsgruppene for hundeomsorg og -opplæring levere raskere og mer konsekvent omsorg, gjøre det enklere for kundetjenestene å gi god service til hundeeiere og styrke oversikten til ledergruppen.
La oss se på et par høydepunkter fra hverdagen til tre av de ansatte: Molly fra arbeidsgruppen for hundeomsorg, Aaron fra arbeidsgruppen for hundeopplæring og Trish i arbeidsgruppen til kundetjenester.
06:00 Molly ankommer anlegget og åpner Trello på telefonen for å se en automatisk generert liste over daglige driftsoppgaver. Etter hvert som hun går gjennom listen, drar hun kort inn i «Fullført»-kolonnen. Hvis en oppgave ikke er nødvendig eller med vilje ikke blir fullført, drar hun kortet inn i den aktuelle listen og skriver en kommentar med mer informasjon. På denne måten kan sjefen hennes løse potensielle problemer, for eksempel mangel på ansatte eller mangel på opplæring, på en proaktiv måte.
09:30 Aaron tar imot boxseren Buddy til hans femte opplæringstime. Etter at økten er ferdig, får eieren til Buddy en automatisk personlig undersøkelse, og hun velger «SOS»-alternativet for å fortelle Instinct at hun har problemer. Dette gjør at et kort blir automatisk opprettet på «Programmer med problemer»-tavlen i Trello. På denne måten kan direktøren for oppførsel og opplæring samarbeide med Aaron for å hjelpe Buddy med å komme tilbake på riktig spor.
10:15 Trish begynner å jobbe med en bunke velkomstbrev for nye opplæringskunder. Etter at Trello-kort er automatisk opprettet for hver nye hund, tilordner Trish en trener for hver hund og drar kortene til «Opplæring»-listen. Denne handlingen gjør at en e-post blir sendt til eieren med mer informasjon om opplæringen, informasjon om den tilordnede treneren og informasjon om hva man kan forvente i den første økten.
11:30 Duke, en golden retriever, og Roxy, en dachshund, blir levert til pass. Molly registrerer dem inn i Instincts registreringssystem, og et Trello-kort blir automatisk opprettet for hver hund på «Lekegruppe»-tavlen. Når leketiden begynner, åpner Molly hundepassystemet for å finne ut mer om Duke og Roxys personligheter, preferanser og venner i lokalet. Hun drar Dukes Trello-kort inn i Lekegruppe 3, slik at han kan leke med andre store og aktive hunder, og hun drar Roxys kort inn i «Individuell»-listen, siden hun ikke er så glad i å leke med andre hunder.
15:30 Bailey, en husky de passer på, begynner å hoste. Molly åpner «Hund som nyser eller hoster»-tavlen for veiledning om hva hun bør gjøre: sette Bailey i karantene, ta temperaturen, ringe eieren og bestille en time hos veterinæren. Senere på morgenen sier veterinæren at Bailey kan bli, og Molly tar henne med tilbake og informerer eieren om at det går bra med hunden.
16:30 Trish tar en varetelling og legger til et par varer på «Innkjøp»-tavlen. Hun ser også at Brian har flyttet et par varer hun ba om til «Godkjent»-listen og at varene som medarbeideren bestilte, nå er i «Ankommet»-listen.
17:30 Eieren til Bailey kommer hjem fra ferie i kveld. Molly går inn i Trello og ser et kort som ble automatisk opprettet for å minne Molly på om å gi Bailey et bad før eieren ankommer.
På slutten av dagen kan vi se at Instincts Trello-baserte driftsplattformer har gjort hverdagen enklere for både hunder og mennesker.
Klar til å leke med de store hundene
Når bedriften vokser, trenger man synlighet, ansvarlighet og organisering. Trello har gitt oss dette.
Før Brian begynte med dette systemet, la han merke til at oppgaver ikke ble fullført, flaskehalser mellom ansatte og ledelse og inkonsekvent hundeomsorg. Disse utfordringene var ikke veldig store på det tidspunktet, men han viste at de kunne bli verre etter hvert som Instinct ble større.
«Når du har en liten virksomhet, er det nok med en liten arbeidsgruppe som tar seg av alt. Men etter hvert som selskapet vokser trenger du synlighet, pålitelighet og organisasjon», forteller han. «Trello har gitt oss dette.»
Etter hvert som Instinct gikk fra å ha ett til fem lokaler, har Brian og Sarah brukt Trello til å skape repeterbare arbeidsflyter og systemer som kan tilpasses, og som sparer tid på kjedelig administrativt arbeid og holder ansatte fokusert på omsorg og tjenester. «Denne plattformen har så langt spart arbeidsgruppen for hundeomsorg for 10–20 timer per uke, 20–25 timer for treningsarbeidsgruppen og 25–40 timer for arbeidsgruppen for kundetjeneste», forteller han.
Kostnadsreduksjonen er allerede svært stor, og den vil fortsette å øke etter hvert som Instinct åpner opp flere lokaler i fremtiden. Brian forteller at Trello ikke bare hjelper arbeidsgruppen med å holde seg organisert etter hvert som den vokser, men den sikrer også kvalitetsomsorg og en personlig opplevelse.
«Det er ganske utrolig når du ser på arbeidsmengden etter hvert som vi utvider til fem lokaler. Vi forventer å se 250 000 hundeturer hvert år, 30 000 timer med leketid og 125 000 måltider i året», forteller han. «Trello spiller en viktig rolle når det gjelder evnen til å vokse. Det vil hjelpe oss med å maksimere potensialet til arbeidsgruppen og utvide slik vi ønsker.»
Gjør som over 2 million arbeidsgrupper verden rundt, som bruker Trello for å få mer gjort.
TILGJENGELIG NÅ
14 dagers gratis prøveperiode på Premium!
Få ubegrenset med tavler, Trello-visninger og grenseløs automatisering – og mye mer.