Palace Law + Trello

Når du ser for deg en advokat i arbeid, hva tenker du på da?

Tradisjonelt sett kan de representere en formell profesjonell kultur der de bruker dress og slips, har lange dager på kontoret og mange filmapper og mye papirarbeid.

Advokatstanden, slik den ble utformet og har eksistert i flere tiår, ble bygget på et papirbasert system.

Ifølge Jordan Couch, en advokat ved Palace Law, ble den også bygget med vekt på de menneskene som praktiserte yrket, snarere enn de som ble hjulpet av det. «Det er en bransje som – på noen måter – motvirker klientens beste interesser», sier Jordan. «Se på modellen med fakturerbare timer. Klientens suksess er din hindring, fordi jo raskere og mer effektivt du jobber, jo mindre tjener du. Det er problematisk for klienten.»

På jusstudiet ble Jordan inspirert av professorene sine til å vurdere nye og forskjellige måter å praktisere jus på. Da han ble uteksaminert, oppsøkte han et likesinnet firma. Søket hans førte ham til Patrick Palace, grunnleggeren av Palace Law. Begge mente at yrket trengte å hjelpe klienter på en bedre måte uten å ta mer betalt. «Vi ønsket å gi bedre service til flere mennesker, mer effektivt», sier Jordan. «Den ambisjonen var grunnlaget for alle endringene vi har gjort og fortsetter å gjøre i dag.»

Palace Law besluttet at måten de kunne oppnå målet sitt om å hjelpe klienter på en bedre måte på, var å skape og implementere et digitalt system som erstatter den papirbaserte strukturen som er kjernen i mange juristers arbeidsdager

Start den digitale reisen

«Det er veldig viktig for advokater å kunne visualisere en arbeidsflyt, men arbeidsflytene våre kan være vanskelige å se og forstå», sier Jordan. «Derfor så vi på Trello.»

Da Palace Law først begynte sin digitale transformasjon, fokuserte praksisen på to hovedutfordringer.

Den første var å gjøre advokater tilgjengelig for klienter utenfor kontoret. For å gjøre dette måtte firmaet finne ut hvordan de kunne gjøre all informasjonen som var spredt over skrivebord og på hyller – alle disse arkivmappene– tilgjengelig fra hvor som helst. Palace Law tok i bruk Clio Legal Trends-rapporten som sitt skybaserte styringssystem, og det ble firmaets digitale filrom. All kommunikasjon og alle filer ble registrert og lagret der.

Den andre utfordringen var å hjelpe advokater med å få tilgang til saksoppdragene og oppgavene sine i et digitalt miljø. «Det er veldig viktig for advokater å kunne visualisere en arbeidsflyt, men arbeidsflytene våre kan være vanskelige å se og forstå», sier Jordan. «Derfor så vi på Trello.» Palace Law tok i bruk Trello som et skybasert arbeidsflytsystem, og gjennom Zapier ble det integrert med Clio, noe som ga de ansatte hos Palace Law tilgang til informasjonen de trengte for en rekke prosesser. Palace Law valgte også Trello på grunn av integrasjonsmuligetene. Slack og Google Disk er også en del av firmaets digitale økosystem.

Når dette papirløse miljøet var på plass, gjennomgikk firmaet hver arbeidsflyt og oppdaterte dem for det nye digitale systemet. I det gamle systemet ville for eksempel noen fysisk bære en stabel med saksmapper til en advokat og legge dem på pulten hennes. Haugen med mapper utgjorde advokatens arbeidsmengde, og forankret henne til kontoret. Uten dem kunne hun ikke fått gjort jobben sin.

Trello har fullstendig forvandlet denne driftsstrukturen. Nå representeres saksmapper av et Trello-kort. Disse kortene er tilordnet til advokatenes Trello-tavler, og advokater bruker Trello-funksjoner for å prioritere arbeidet sitt. I den gamle modellen merket en advokat manuelt en saksmappe for å indikere når den måtte gjennomgås igjen. Nå får de en påminnelse i Trello om at det er på tide å gå tilbake til en sak.

Palace Law digitaliserte sin arbeidsflyt for post og klientkommunikasjon samt sin klientinntaksprosess, og håndterer til og med saker under prosess ved hjelp av Trello.

«Trello ga oss noe håndgripelig», sier Jordan. «Siden vi ikke lenger hadde en fysisk fil på skrivebordet vårt, trengte vi en måte å se hver saksmappe på – for å vite hva vi skal jobbe med, forstå prioriteringene, for å se filene knyttet til en klient.»

Denne endringen har gjort det mulig for advokater å jobbe hjemmefra eller ha ressursene sine for hånden når de møter en klient utenfor kontoret, noe som har redusert stress og gjort alles liv enklere. Jordan bruker for eksempel Trello-mobilappen til å sjekke e-post og holde oversikt over frister. «Mobilappen er et flott verktøy for å sjekke hvordan det går med ting og se hva som kommer opp», sier Jordan.

Spar 200 ark hver dag

«Folk har generelt sett vært gladere siden vi begynte å bruke Trello. Det har gjort livene våre mye enklere», sier Jordan.

I dag er teamet ved Palace Law trygg på sitt digitale system, men det var skremmende å skulle kutte ut papir. «I begynnelsen var det ikke mange som gjorde det, noe som gjorde det litt skummelt», sier Jordan. «Det fantes ingen bevist modell for det.»

Mens de ansatte ved Palace Law var nervøse for transformasjonen, var de generelt sett med på det. «En del av kulturen vår er å være kreative, nyskapende og tilpasningsdyktige. Vi er alltid på utkikk etter måter å gjøre ting bedre på for klientene våre», sier Jordan.

Systemet har gitt noen bemerkelsesverdige resultater. På bare ni måneder økte Palace Law inntektene med 76 %. Firmaet har også fått en imponerende Net Promoter Score (NPS) på 70. Ifølge Clio Legal Trends-rapporten er den nasjonale gjennomsnittlige NPS-poengsummen for advokatfirmaer 25. Firmaet har også dramatisk redusert hvor mye papir det bruker. I gjennomsnitt sparer de 200 ark om dagen.

Som en ekstra bonus har transformasjonen også påvirket hva folk føler om arbeidet sitt. «Folk har generelt sett vært gladere siden vi begynte å bruke Trello. Det har gjort livene våre mye enklere», sier Jordan. «Folk er mindre stresset. Det å ha mye papirarbeid på skrivebordet er vanskelig å holde styr på. Det å se på Trello-kort med etiketter og forfallsdatoer har redusert stresset vårt og gjort det enklere å identifisere de viktige prioriteringene i arbeidsflytene våre.»