Scan2Cad + Trello

Slik bruker Scan2CAD Trello for å få enkel, fleksibel og synlig vekst

For de fleste selskaper fører vekst til flere ansatte, flere prosesser, mer kompleksitet og flere problemer. Men Scan2CAD, verdens ledende konverteringsprogramvare for arkitekt- og ingeniørdesign, trosser denne trenden ved hjelp av Trello.

Scan2CAD ønsker å vokse med enkelthet. Mens andre organisasjoner kanskje ville, uten å tenke seg så mye om, ansatt flere og leid større lokaler etter hvert som kundebasen vokste seg forbi 90 000, forblir Scan2CAD-teamet lite (færre enn 25 personer, inkludert kontraktører!) og spredt. Mens andre firmaer kanskje ville vært raske med å med å introdusere nye produkter og markeder, holder Scan2CAD et laserskarpt fokus på ett produkt for to kjernemarkeder.

Og der andre kanskje ville ballet på med flere systemer og verktøyer, legger Scan2CAD full vekt på Trello og bruker dets kreative måter å oppfylle alle behov for prosjektstyring, salgs- og produktadministrasjon på.

Sammle det fysiske og digitale

Scan2CAD hjelper arkitekter og teknikere å realisere prosjekter og produkter. Programvaren gjør det enkelt å konvertere skannede tegninger og bilder i tradisjonelle filtyper til CAD- (datamaskinassistert tegning) og CAM-filer (datamaskinassistert produksjon), for redigering og dokumentasjon. Denne smarte teknologien og dens underliggende oppdrag var fremst i tankene for administrerende direktør Luke Kennedy da han kjøpte selskapet i 2010.

Luke var ny i rollen som eier, men godt kjent med selskapet. Hans far hadde grunnlagt Scan2CAD over 20 år tidligere. Firmaet ble kjøpt opp etter at han pensjonerte seg, men da den nye eieren etter noe år ønsket å ta firmaet i en annen retning, hoppet Luke på sjansen til å kjøpe det tilbake og fortsette det arbeidet faren hadde startet.

Så snart Luke tok rollen som administrerende direktør, så han muligheter til å forenkle, øke produktiviteten og forbedre synligheten. «Vi vet at kundene våre bruker oss til én ting – å konvertere filer – så jeg ønsket å gjøre det så enkelt som mulig for dem å gjøre den ene tingen», forklarer han. «Så begynte jeg å tenke: 'Hvordan kan vi forenkle virksomheten vår også?'»

I effektiviseringens ånd satte Luke i gang å finne ett enkelt fleksibelt system for å organisere teamet både nå og i fremtiden. Så han åpnet sin trofaste private Trello-tavle og introduserte Scan2CAD-kollegene sine for dens vidunderlige magi.

Ett verktøy, uendelig mange bruksområder

Hadde det ikke vært for Trello, hadde vi antageligvis måttet bruke ti forskjellige apper. Vi har spart mange arbeidstimer og mye ubeleilighet, pluss masse penger.

Luke koordinerte med de forskjellige teamene og delte idéer for måter de kunne bruke Trello på til å administrere alt fra enkle gjøremålslister til komplekse arbeidsflyter. Etter hvert tok de ansatte til seg disse idéene og satte dem ut i praksis. Snart tok hele selskapet i bruk Trello for alle sine kritisk viktige prosesser (inkludert salg og ansettelse, for å komme opp med idéer og skape innhold, programvareutvikling og feilsporing). De konsoliderte flere verktøy til ett. «Hadde det ikke vært for Trello, ville vi sannsynligvis måtte bruke ti forskjellige apper», sier Luke. «Ved å bare bruke én, har vi spart mange arbeidstimer og mye ubeleilighet, pluss masse penger.»

For eksempel bruker Scan2CADs innholdsteam Trello til idémyldring om hjelpeartikler og kunderessurser. De lager et nytt kort for hvert emne eller ønsket resultat, organiserer deretter kortene etter måned og fordeler jobbene. De som skal skrive jobbene, flytter kortene sine fra Utkast til Redigering til Lansering, etter hvert som de beveger seg gjennom prosessen. Redaktørene bruker også Trellos Power-Up Kortrepeterer og Sjekkliste-funksjon for å være sikre på at ingen viktige redigeringsoppgaver blir oversett.

Scan2CADs salgsteam bruker Trello på lignende måte. Når det er nødvendig å følge opp et nytt kundeemne eller en eksisterende kunde, oppretter salgsrepresentanten et kort på «Deals» Trello-tavlen for å sikre oppfølging.

Scan2CADs utviklere har også tilpasset Trello til sine behov, i stedet for å blande inn et annet verktøy. Selv om de bruker skript for automatisert testing, krever distribusjon fortsatt mye manuell innmating av data. For å redusere den mentale belastningen og sikre at hver oppgave er fullført oppretter utviklingsteamet Trello-kort for hver utgivelse. Deretter bruker de sjekklistefunksjonen til å fylle ut sjekklister automatisk for distribusjon og lansering.

Utviklere benytter også på Trello for å finne og løse feil. De lager kort for hver feil, tilordner bestemte brukere til å jobbe med den (som også reduserer støy for resten av teamet) og kommuniserer om problemet gjennom kortkommentarer. Luke sier at denne arbeidsflyten har vært så nyttig for teamet, at de nå er helt avhengige av den for å lykkes. «Vi hadde ikke fått til en utgivelse uten den», erklærer han. «Og fordi vi kun tilordner folk de kortene de trenger å vite om, kan de holde fokuset og vite nøyaktig hva de er ansvarlige for. Det gjelder å finne balansen mellom åpenhet og [ikke] å overvelde folk.»

Et enkelt, fleksibelt system som gir liv til data og drømmer

Trello er vår «sannhetskilde».

Fra ganske lineære prosesser (for eksempel innholdsskaping) til de som er mer iterative (som feilsporing), har Scan2CAD funnet at Trello er fleksibel nok til å passe for alle de kritisk viktige arbeidsflytene.

Selskapet har også brukt Trello til å bedre synligheten og gjøre det enklere for et team som spredt over hele verden å samarbeide. Luke forklarer at «det er vår pålitelige informasjonskilde. Alle på teamet, inkludert nye ansatte som er i gang med innføring, kan se i Trello og ha tilgang til alt de trenger.»

Luke mener det er Trellos intuitive design og fleksibilitet som har gjort det så nyttig og behjelpelig for Scan2CAD å bruke. Uansett hvor teknisk anlagt noen er, kan de raskt lære seg å bruke det uten opplæring, og de kan tilpasse tavlene til sine bestemte behov. «Trello er vel så fleksibelt som et regneark, men mye mer effektivt», sier han. «Det kan brukes som en enkel punktliste eller som en komplett app som er integrert med andre systemer for å støtte driften av hele avdelinger i forretningen.»

Siden Scan2CAD har utvidet Trello fra én enkelt personlig tavle til et selskapsomfattende system, har Luke og teamet hans kunnet stole på det for å sette idéer ut i livet. «Trello har blitt en filtype for oss. Det kan i grunnen ikke sammenlignes med andre apper», sier Luke. «Vi bruker Trello fordi det blåser liv i dataene våre. En punktliste forvandles til virkelige oppgaver som tildeles virkelige personer, med forfallsdatoer og koblinger til de andre appene våre. Verdien i det er fantastisk.»